Risposta breve: un foglio di calcolo è sufficiente, purché abbiate pochi fornitori e prodotti. Un consulente può aiutarvi se non sapete da dove cominciare. Vale la pena utilizzare un software EUDR non appena i dati relativi a fornitori e prodotti iniziano ad aumentare. Molte aziende combinano entrambe le soluzioni: un consulente imposta il processo, mentre il software lo gestisce nella quotidianità.
L’essenziale in breve
- Le aziende gestiscono spesso i propri dati EUDR utilizzando un foglio di calcolo, avvalendosi di un consulente o utilizzando un software dedicato alla conformità EUDR.
- La scelta giusta dipende dal numero di fornitori e di prodotti che avete, non dalla lunghezza dell’elenco delle funzionalità.
- Un consulente fornisce consulenza. Il software organizza i dati. Entrambi risolvono problemi diversi.
- Un software non può dirvi quali regole si applicano alla vostra azienda.
- Prima di scegliere una piattaforma EUDR, verificate in che modo questa raccoglie i dati dai fornitori, poiché è proprio lì che spesso risiede il maggiore onere.
Il regolamento dell’UE sulla deforestazione (EUDR) riguarda i prodotti legati a materie prime quali bovini, cacao, caffè, palma da olio, gomma, soia e legno. Se desiderate prima conoscere le nozioni di base, leggete il nostro articolo L’EUDR spiegato.
Supponiamo che sappiate già che l’EUDR riveste un ruolo importante per la vostra azienda. A questo punto sorge una domanda pratica: dove si trovano tutti i dati e chi se ne occupa? Esistono tre risposte comuni. Questo articolo le esamina tutte, affinché possiate scegliere quella più adatta alle vostre esigenze.
Che cos’è il software EUDR?
Il software EUDR è uno strumento che raggruppa in un unico posto i vostri dati EUDR: prodotti, fornitori, geolocalizzazione e documenti giustificativi. Potreste trovarlo indicato anche come piattaforma EUDR o software di conformità EUDR. Questi termini descrivono lo stesso tipo di strumento, pertanto è opportuno confrontare le funzionalità anziché le denominazioni. Le funzionalità offerte variano a seconda del fornitore.
Con quali dati EUDR lavorano effettivamente le aziende?
Ciò di cui avete bisogno dipende dal vostro ruolo e dai vostri prodotti, ma l’elenco è solitamente il seguente:
- Informazioni sul prodotto, ad esempio di cosa si tratta e quale quantità si sta gestendo
- Informazioni su fornitori e produttori
- Il luogo di produzione della merce, spesso indicato tramite le coordinate delle aree di produzione (geolocalizzazione)
- Documenti giustificativi che comprovano ogni dato
- Risultati e appunti relativi ai propri esami
Tutto deve essere raccolto, archiviato in un unico posto e facilmente reperibile in seguito. La nostra guida alla dichiarazione di due diligence EUDR (DDS) illustra come questi dati vengano inseriti in una dichiarazione.
Un singolo dato è semplice. Ottenerlo da decine di fornitori, in decine di formati diversi, e mantenerlo aggiornato: questo è il vero lavoro.
Opzione 1: È sufficiente una tabella per i dati EUDR?
Già da un po’ di tempo. Molte aziende iniziano con un foglio di calcolo, e a ragione. È uno strumento familiare, economico da gestire e veloce da configurare.
Dove le cose si complicano:
- I fornitori inviano file in diversi formati, per cui qualcuno deve trascrivere i dati.
- Sono in circolazione diverse versioni dello stesso file.
- A prima vista è difficile capire quale fornitore abbia ancora dei debiti.
- I documenti sono conservati in cartelle separate, lontane dai dati a cui si riferiscono.
Adatto a: pochi fornitori, pochi prodotti, un team ridotto e un’azienda che sta ancora imparando a capire di cosa ha bisogno.
Opzione 2: In quali casi è opportuno rivolgersi a un consulente EUDR?
Un consulente vi aiuta a fare chiarezza sulla vostra situazione e a definire un metodo di lavoro. Ciò è utile se non siete sicuri di come si applichino le regole al vostro ruolo e ai vostri prodotti.
Ecco cosa riceverete:
- Un quadro più chiaro del tuo ruolo e dei dati di cui hai bisogno
- Una procedura per raccogliere e verificare tali dati
- Formazione e istruzioni per il vostro team
Quali sono i limiti: un consulente fornisce di norma consulenza e non si occupa della vostra raccolta quotidiana dei dati, a meno che non lo concordiate in anticipo. Il supporto è spesso legato a un progetto, pertanto le competenze acquisite potrebbero andare perse al termine del progetto se non vengono documentate.
Utile se: non sapete da dove cominciare o desiderate avere un processo ben definito prima di investire in uno strumento.
Opzione 3: Quali sono le funzionalità di un software EUDR o di una piattaforma EUDR?
Le funzioni tipiche sono:
- Una panoramica centralizzata di prodotti, fornitori e documenti
- Richieste e solleciti ai fornitori
- Una schermata di stato che mostra cosa manca ancora
- Una cronologia di chi ha apportato quali modifiche
- Esportazione dei dati durante la preparazione di una dichiarazione
Il problema è che gli strumenti differiscono notevolmente per quanto riguarda le informazioni che coprono e la loro configurazione richiede tempo. Inoltre, un software è efficace solo nella misura in cui lo sono i dati forniti dal fornitore che vi vengono inseriti e non è in grado di dirvi se una regola si applica al vostro caso.
Da tenere in considerazione se: avete molti fornitori o prodotti, i dati vi arrivano in diversi formati e il vostro team dedica troppo tempo a chiedere chiarimenti e a trascrivere i dati.
Tabella, consulente o software EUDR: qual è la soluzione più adatta a te?
| Tabella | Consulente | EUDR-Software | |
| Ideale per | Pochi fornitori e prodotti | L'incertezza su dove cominciare | Molti fornitori o prodotti |
| Il punto di forza principale | Familiare e veloce da configurare | Chiarezza sul ruolo e sulle esigenze in termini di dati | Un unico punto di riferimento per i dati, che mette in evidenza le lacune |
| Il confine più grande | La situazione diventa confusa quando i dati aumentano | Di norma fornisce consulenza, ma non si occupa del lavoro quotidiano relativo ai dati | L'implementazione richiede tempo; la sua efficacia dipende dalla qualità dei dati |
| Chi svolge il lavoro quotidiano | Il vostro team | Il vostro team, guidato dal consulente | Il vostro team e i vostri fornitori nella sezione "Strumenti" |
Consideratela una regola generale. Per prima cosa fate un elenco dei vostri fornitori e dei vostri prodotti, poi valutate quanto tempo il vostro team può dedicare a questa attività. Se passate più tempo a rincorrere i fornitori che a leggere ciò che vi inviano, probabilmente un semplice foglio di calcolo non sarà più sufficiente.
Non è necessario scegliere una sola opzione. Una soluzione comune è questa: un consulente imposta il processo e un software lo gestisce.
10 domande da porsi prima di scegliere un software EUDR
Ponete queste domande a ogni fornitore con cui parlate. Molte di esse coincidono con la nostra lista di controllo per la scelta di un software di conformità PPWR, quindi date un’occhiata anche a quella.
- In che modo lo strumento recupera i dati dai fornitori: tramite e-mail, tramite un portale fornitori o tramite caricamento di file?
- I vostri fornitori sono in grado di utilizzarlo senza bisogno di lunghe spiegazioni? Se hanno bisogno di aiuto, un corso di formazione per fornitori può fare la differenza.
- È in grado di elaborare dati di geolocalizzazione in diversi formati?
- Riuscite a individuare a colpo d’occhio quali fornitori o prodotti presentano ancora delle lacune?
- In che modo i documenti vengono archiviati e associati al prodotto o al fornitore corretto?
- Chi può visualizzare e modificare quali dati? Esiste una cronologia delle modifiche?
- Quando redige una dichiarazione, può esportare i propri dati in un formato riutilizzabile?
- Dove vengono ospitati i dati e come vengono protetti?
- In che modo il fornitore mantiene aggiornato lo strumento quando cambiano le norme o le linee guida ufficiali?
- Quanto costa l’abbonamento iniziale e come varia il prezzo quando si aggiungono fornitori?
Un semplice esempio
Immaginate un’azienda con 40 fornitori in diversi paesi. Inizialmente contatta ogni fornitore via e-mail e inserisce tutti i dati in una tabella. Qualche settimana dopo arrivano file in formati diversi, circolano due versioni della tabella e nessuno sa quali fornitori non abbiano ancora risposto.
L’azienda si avvale quindi di un consulente che chiarisca quale sia il suo ruolo e di quali dati abbia bisogno. Successivamente, passa a una piattaforma EUDR in cui i fornitori caricano autonomamente i propri dati e il team individua le lacune. Il consulente definisce le modalità operative. Il software ne garantisce il funzionamento.
Malintesi comuni
«Il software ci rende conformi.» Il software vi aiuta a organizzare i dati. Spetta comunque alle persone che ne comprendono il significato valutare se e in che modo tali regole si applichino alla vostra azienda.
«Una tabella è sempre sufficiente.» Finché il volume dei dati è contenuto, può funzionare. Con l’aumentare del numero di fornitori e prodotti, però, diventa difficile da gestire.
«Un consulente raccoglie tutti i nostri dati.» Di norma, un consulente fornisce consulenza e imposta il processo. La raccolta quotidiana dei dati spetta solitamente al vostro team, salvo diversamente concordato.
«C’è uno strumento adatto a ogni azienda.» Gli strumenti coprono diversi ambiti. Scegliete lo strumento più adatto ai vostri fornitori e ai vostri prodotti.
Quando entra in gioco PackIntelX
PackIntelX offre alle aziende consulenza in materia di EUDR. Vi aiutiamo a chiarire il vostro ruolo e a capire di quali dati avete bisogno.
A prescindere da ciò, la nostra piattaforma PPWR (sviluppata per le normative sugli imballaggi, non per l’EUDR) include un portale fornitori che consente di raccogliere le informazioni sui fornitori in un unico posto. Se non siete sicuri di quale opzione sia più adatta alle vostre esigenze, fissate un appuntamento di consulenza e valuteremo insieme la vostra situazione.
Vuoi saperne di più? Dai un’occhiata a tutti i post del blog sulle norme UE in materia di imballaggi e catene di approvvigionamento.
Domande frequenti
Che cos’è il software EUDR?
Il software EUDR è uno strumento che consente alle aziende di raggruppare in un unico posto i dati relativi all’EUDR, ad esempio le specifiche dei prodotti, le informazioni sui fornitori, i dati di geolocalizzazione e i documenti giustificativi. Le funzionalità variano a seconda del fornitore.
Qual è la differenza tra una piattaforma EUDR e un software di conformità EUDR?
Nella maggior parte dei casi non esiste una differenza netta. I fornitori utilizzano entrambi i nomi per indicare gli strumenti che organizzano i dati EUDR. Confrontate le funzionalità, non i nomi.
Ho bisogno del software EUDR?
Non sempre. Se i fornitori e i prodotti sono pochi, un foglio di calcolo può andare bene per un certo periodo. Quando i dati aumentano o arrivano in molti formati diversi, un software permette solitamente di risparmiare tempo.
È sufficiente una tabella per i dati EUDR?
Finché i vostri dati sono gestibili, può essere sufficiente. I problemi sorgono solitamente quando si hanno molti fornitori, formati di file diversi e più versioni dello stesso file.
Un consulente può sostituire il software EUDR?
No. Un consulente fornisce consulenza e vi aiuta a sviluppare un metodo di lavoro. Il software archivia e organizza i vostri dati nella vita quotidiana. Potete avvalervi di entrambi.
Quali funzioni dovrebbe avere un software EUDR?
Assicuratevi di disporre di una panoramica centralizzata di prodotti, fornitori e documenti, della possibilità di richiedere e monitorare i dati dei fornitori, di una visualizzazione di ciò che manca e di una cronologia delle modifiche. Quali siano le funzioni più importanti dipende dai vostri fornitori e dai vostri prodotti.
Quanto costa il software EUDR?
I prezzi variano a seconda del fornitore. Spesso dipendono da fattori quali il numero di fornitori, prodotti o utenti. Richiedete quindi a ciascun fornitore un preventivo basato sui vostri dati specifici.
Come si sceglie una piattaforma EUDR?
Iniziate dal numero dei vostri fornitori e dei vostri prodotti. Chiedetevi poi in che modo lo strumento raccoglie i dati dei fornitori, individua le lacune, archivia i documenti e gestisce le modifiche. Le 10 domande contenute in questo articolo vi aiuteranno a fare un confronto.
Questo articolo fornisce informazioni di carattere generale e non costituisce una consulenza legale.
