Risposta breve: una dichiarazione di due diligence EUDR (Due Diligence Statement, DDS) è una dichiarazione elettronica che un’azienda rilascia prima di immettere sul mercato o esportare prodotti nell’UE. In essa l’azienda conferma di aver adempiuto ai propri obblighi di diligenza e che il rischio è trascurabile. La dichiarazione viene presentata nel sistema informativo dell’UE (tramite TRACES). A tal fine, l’azienda riceve un numero di riferimento che deve comunicare.
L’essenziale in breve
- La DDS rappresenta l’ultima fase dell’obbligo di diligenza previsto dall’EUDR. È la dichiarazione che attesta che avete svolto il lavoro richiesto.
- Viene presentata per via elettronica nel sistema informativo dell’UE (tramite TRACES).
- Al momento della presentazione riceverete un numero di riferimento. Conservatelo insieme alla dichiarazione.
- Il vostro cliente ha bisogno del numero di riferimento e a voi serve per la dogana.
- La DDS illustra i vostri obblighi di diligenza. Non li sostituisce.
- I suoi obblighi specifici dipendono dal suo ruolo e dalle dimensioni dell’azienda; verifichi quindi quali si applicano al suo caso.
Se lavorate con prodotti che rientrano nel campo di applicazione del regolamento UE sulla deforestazione (EUDR), vi capiterà presto di imbattervi nell’acronimo “DDS”. Sta per “Due Diligence Statement”, ovvero “dichiarazione di due diligence”, ed è il documento che collega il vostro lavoro interno al sistema dell’UE.
Questa guida spiega cos’è una DDS, cosa contiene, come va presentata su TRACES e come si inserisce nell’ambito degli obblighi di due diligence previsti dall’EUDR. Per conoscere i fondamenti del regolamento e chi ne è responsabile, leggete il nostro articolo L’EUDR spiegata: cos’è e chi ne è responsabile.
Che cos’è una dichiarazione di due diligence EUDR (DDS)?
Una DDS è una dichiarazione breve e strutturata in cui un’impresa attesta di aver adempiuto agli obblighi di diligenza relativi ai propri prodotti e che il rischio è trascurabile. Viene presentata online nel sistema informativo dell’UE prima che i prodotti siano immessi sul mercato dell’UE o esportati.
Si può considerare come una breve sintesi del vostro obbligo di diligenza. Essa conferma che avete svolto il lavoro e che vi assumete la responsabilità del contenuto della dichiarazione.
Chi è tenuto a presentarla? Gli obblighi variano a seconda del ruolo e delle dimensioni dell’azienda. Il nostro articolo illustra chi è considerato operatore di mercato o commerciante.
Quali informazioni contiene un DDS?
L’UE stabilisce i campi specifici; pertanto, prima di inviare la richiesta, si prega di consultare l’elenco ufficiale. In parole semplici, un DDS comprende i seguenti elementi:
| Dato | Spiegato in modo semplice |
| Informazioni sull'azienda | Chi rilascia la dichiarazione: nome, indirizzo e recapiti. |
| Informazioni sul prodotto | Quali sono i prodotti in questione: descrizione e quantità. |
| Paese di produzione | Dove è stata coltivata o prodotta la materia prima. |
| Geolocalizzazione | Dove è stato generato esattamente, indicato tramite le coordinate delle aree di generazione. |
| Data o periodo di produzione | Quando la materia prima è stata prodotta o raccolta. |
| La dichiarazione stessa | La conferma che l'obbligo di diligenza è stato adempiuto e che il rischio è trascurabile. |
In che modo l’obbligo di diligenza previsto dall’EUDR porta alla DDS?
La DDS rappresenta la fase finale del processo di due diligence. L’obbligo di due diligence si articola in tre parti:
- Raccogliere informazioni. Raccogliete dati sui vostri prodotti, fornitori, paesi e superfici coltivate.
- Valutare il rischio. Esaminare le informazioni e valutare se sussista il rischio che i prodotti non siano conformi ai requisiti.
- Ridurre il rischio. Se il rischio non è trascurabile, adottate misure per ridurlo prima di procedere.
Solo quando il rischio è trascurabile dovreste immettere i prodotti sul mercato e presentare la DDS. Pertanto, la dichiarazione rappresenta la conclusione del processo e non l’inizio.
Come si presenta una DDS in TRACES?
I dettagli del sistema possono subire variazioni, ma la procedura è simile.
- Completate la vostra valutazione di due diligence. Raccogliete le informazioni, valutate il rischio e mitigatelo, se necessario.
- Accedete al sistema. Prima di effettuare la presentazione, registratevi su TRACES e nel sistema informativo dell’UE.
- Compila la dichiarazione. Inserisci le informazioni sul prodotto, il paese di origine, la geolocalizzazione e gli altri campi obbligatori, quindi conferma la dichiarazione.
- Inviatela. Inserite la dichiarazione nel sistema. Il sistema assegnerà quindi un numero di riferimento.
- Comunicate il numero. Comunicate il numero di riferimento al vostro acquirente e tenetelo a portata di mano per la dichiarazione doganale.
- Conservate la vostra documentazione. Salvate la dichiarazione, il relativo numero di riferimento e i documenti giustificativi allegati.
Qual è il numero di riferimento della DDS?
A ogni dichiarazione presentata viene assegnato un numero di riferimento, che identifica la dichiarazione.
Conservateli insieme alla dichiarazione. Il vostro acquirente avrà bisogno del numero di riferimento e a voi servirà per la dichiarazione doganale.
Che cos’è TRACES e cos’è il sistema informativo EUDR?
Il sistema informativo EUDR è il sistema online dell’UE dedicato alle dichiarazioni di due diligence. Le imprese presentano le proprie dichiarazioni tramite questo sistema. Per utilizzarlo, è necessario registrarsi nel sistema TRACES della Commissione europea e nel sistema informativo.
Ciò che conta è ciò che una dichiarazione non garantisce. La sua presentazione non sostituisce il vostro obbligo di diligenza. Resta vostro compito raccogliere i dati, valutare i rischi e conservare la documentazione.
Un semplice esempio di DDS nella pratica
Immaginate un importatore che acquisti da un fornitore una partita di una materia prima interessata. Innanzitutto raccoglie i dati del fornitore: informazioni sul prodotto, paese di produzione e ubicazione delle aree di produzione. Quindi valuta il rischio e, se necessario, richiede ulteriori informazioni al fornitore. Non appena il rischio risulta trascurabile, presenta una DDS in TRACES e riceve un numero di riferimento. Utilizza tale numero per le pratiche doganali e lo comunica al proprio acquirente. L’importatore conserva tutta la documentazione nel caso in cui qualcuno ne faccia richiesta.
Che cosa comporta il DDS per la vostra azienda?
Se i vostri prodotti rientrano nell’ambito di applicazione dell’EUDR, dovreste:
- Chiarire il proprio ruolo nella catena di approvvigionamento. Il nostro contributo all’EUDR è di aiuto in tal senso.
- elencare i prodotti e i fornitori che rientrano nell’ambito di applicazione dell’EUDR.
- Richiedere tempestivamente ai fornitori i dati necessari a una DDS: informazioni sul prodotto, paese di origine, geolocalizzazione e date.
- definire un processo interno chiaro: chi raccoglie i dati, chi valuta il rischio e chi li presenta.
- decidere come effettuare l’invio: manualmente in TRACES o dal proprio software.
- conservare la documentazione e le prove a sostegno di ogni dichiarazione.
Per prima cosa ti servono i dati dei fornitori, quindi inizia da lì.
Malintesi comuni sulla DDS
- «La DDS è l’obbligo di diligenza.» No. La DDS è la dichiarazione finale. Il lavoro viene prima.
- «TRACES adempie al mio obbligo di diligenza.» No. La presentazione di una dichiarazione non sostituisce il vostro obbligo di diligenza. La raccolta dei dati e la valutazione dei rischi rimangono un vostro compito.
- «Ho finito con il numero di riferimento.» No. Dovrebbe continuare a conservare le prove e i documenti.
- «Deve occuparsene solo l’azienda che effettua la segnalazione.» No. I fornitori trasmettono i dati e gli acquirenti ricevono il numero di riferimento: l’intera filiera è coinvolta.
Ecco come PackIntelX può aiutarti
La raccolta e la gestione ordinata dei dati dei fornitori costituiscono una parte importante del lavoro relativo all’EUDR. Se avete bisogno di assistenza, comunicateci cosa importate o vendete e dove. Vi indicheremo i passi successivi da compiere.
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Altre guide e risorse per le vostre attività di compliance:
- L’EUDR spiegata: cos’è e chi ne è responsabile: i fondamenti del regolamento e chi ne è responsabile.
- Piattaforma di conoscenza PPWR: linee guida e obblighi in materia di conformità degli imballaggi.
- Panoramica sulla conformità PPWR: come PackIntelX supporta la conformità degli imballaggi.
- Formazione dei fornitori: formare e coordinare i fornitori in merito ai requisiti di conformità (PPWR).
- Fissa un appuntamento di consulenza: parla con il nostro team dei tuoi prossimi passi.
Il presente articolo ha scopo puramente informativo e non sostituisce una consulenza. Gli obblighi dipendono dal proprio ruolo e possono subire variazioni. Si prega di consultare le linee guida ufficiali dell’UE o, in caso di dubbi, di rivolgersi a un professionista qualificato.
Domande frequenti
Che cos’è una dichiarazione di due diligence (DDS) ai sensi dell’EUDR?
Una dichiarazione di due diligence è una dichiarazione elettronica che un’impresa rilascia prima di immettere sul mercato o esportare prodotti nell’UE. In essa dichiara di aver adempiuto al proprio obbligo di due diligence e che il rischio è trascurabile.
Cosa contiene un DDS?
In parole semplici, un DDS contiene i dati relativi all’azienda che lo presenta, una descrizione dei prodotti e la loro quantità, il paese di produzione, la geolocalizzazione delle aree di produzione, la data di produzione o il periodo di produzione e la dichiarazione stessa. L’UE stabilisce i campi da compilare; si prega quindi di consultare l’elenco ufficiale prima della presentazione.
Che cos’è il sistema informativo dell’UE per l’EUDR?
Si tratta del sistema online dell’UE attraverso il quale le imprese presentano le loro dichiarazioni di due diligence. Per utilizzarlo, le imprese devono registrarsi nel sistema TRACES della Commissione europea e nel sistema informativo.
Qual è il numero di riferimento della DDS?
A ogni dichiarazione presentata viene assegnato un numero di riferimento che la identifica. È necessario conservarlo insieme alla dichiarazione, comunicarlo al proprio cliente e utilizzarlo per le pratiche doganali.
Il DDS è la stessa cosa dell’obbligo di diligenza?
No. L’obbligo di diligenza consiste nel lavoro stesso: raccogliere informazioni, valutare i rischi e, se necessario, ridurli. La DDS è la dichiarazione finale che attesta che tale lavoro è stato svolto.
Chi presenta una DDS?
Di norma, l’operatore economico è l’impresa che immette i prodotti sul mercato dell’UE o li esporta, e in alcuni casi un distributore. Gli obblighi dipendono dal ruolo ricoperto e dalle dimensioni dell’impresa; si raccomanda pertanto di verificare quali siano quelli applicabili al proprio caso.
Devo conservare la documentazione dopo aver presentato una DDS?
Sì, è buona prassi conservare la dichiarazione, il relativo numero di riferimento e la documentazione di supporto, in modo da poter rispondere a eventuali domande in un secondo momento. Verificate per quanto tempo le disposizioni richiedono la conservazione di tali documenti.
