Respuesta breve: basta con una hoja de cálculo, siempre y cuando tengáis pocos proveedores y productos. Un asesor puede ayudaros si no sabéis por dónde empezar. Merece la pena utilizar un software EUDR en cuanto empiecen a aumentar los datos relativos a proveedores y productos. Muchas empresas combinan ambas soluciones: un asesor establece el proceso, mientras que el software se encarga de su gestión diaria.
Lo esencial en pocas palabras
- Las empresas suelen gestionar sus datos de la EUDR mediante una hoja de cálculo, recurriendo a un consultor o utilizando un software específico para el cumplimiento de la EUDR.
- La elección adecuada depende del número de proveedores y productos que tengáis, no de la extensión de la lista de funciones.
- Un asesor ofrece asesoramiento. El software organiza los datos. Ambos resuelven problemas diferentes.
- Un programa informático no puede indicarte qué normas se aplican a tu empresa.
- Antes de elegir una plataforma EUDR, comprueba cómo recopila los datos de los proveedores, ya que es precisamente ahí donde suele recaer la mayor carga.
El Reglamento de la UE sobre la deforestación (EUDR) se aplica a los productos relacionados con materias primas como el ganado vacuno, el cacao, el café, el aceite de palma, el caucho, la soja y la madera. Si primero quieres conocer los conceptos básicos, lee nuestro artículo El EUDR explicado.
Supongamos que ya sabéis que el EUDR desempeña un papel importante para vuestra empresa. En este punto surge una pregunta práctica: ¿dónde se encuentran todos los datos y quién se encarga de ellos? Hay tres respuestas habituales. En este artículo se analizan todas ellas, para que podáis elegir la que mejor se adapte a vuestras necesidades.
¿Qué es el software EUDR?
El software EUDR es una herramienta que reúne en un único lugar tus datos EUDR: productos, proveedores, geolocalización y documentos justificativos. Es posible que también lo encuentres denominado plataforma EUDR o software de cumplimiento de la normativa EUDR. Estos términos describen el mismo tipo de herramienta, por lo que conviene comparar las funcionalidades en lugar de los nombres. Las funcionalidades que se ofrecen varían en función del proveedor.
¿Con qué datos del EUDR trabajan realmente las empresas?
Lo que necesitéis dependerá de vuestro puesto y de vuestros productos, pero la lista suele ser la siguiente:
- Información sobre el producto, por ejemplo, de qué se trata y qué cantidad se está gestionando
- Información sobre proveedores y fabricantes
- El lugar de producción de la mercancía, que a menudo se indica mediante las coordenadas de las zonas de producción (geolocalización)
- Documentos justificativos que acrediten cada dato
- Resultados y apuntes relacionados con los propios exámenes
Todo debe recopilarse, archivarse en un único lugar y poder consultarse fácilmente más adelante. Nuestra guía sobre la declaración de diligencia debida de la EUDR (DDS) explica cómo se incluyen estos datos en una declaración.
Un dato aislado es sencillo. Obtenerlo de decenas de proveedores, en decenas de formatos diferentes, y mantenerlo actualizado: ese es el verdadero trabajo.
Opción 1: ¿Basta con una tabla para los datos del EUDR?
Ya hace bastante tiempo. Muchas empresas empiezan con una hoja de cálculo, y con razón. Es una herramienta conocida, económica de mantener y rápida de configurar.
Ahí es donde las cosas se complican:
- Los proveedores envían archivos en distintos formatos, por lo que alguien tiene que transcribir los datos.
- Hay varias versiones del mismo archivo en circulación.
- A primera vista, resulta difícil saber qué proveedor sigue teniendo deudas.
- Los documentos se guardan en carpetas separadas, alejadas de los datos a los que se refieren.
Adecuado para: pocos proveedores, pocos productos, un equipo reducido y una empresa que aún está aprendiendo a identificar sus necesidades.
Opción 2: ¿En qué casos conviene recurrir a un asesor de EUDR?
Un asesor te ayuda a aclarar tu situación y a definir una metodología de trabajo. Esto resulta útil si no tienes claro cómo se aplican las normas a tu puesto y a tus productos.
Esto es lo que recibiréis:
- Una visión más clara de tu función y de los datos que necesitas
- Un procedimiento para recopilar y verificar dichos datos
- Formación e instrucciones para tu equipo
¿Cuáles son los límites? Por lo general, un consultor ofrece asesoramiento y no se encarga de la recopilación diaria de datos, a menos que se acuerde así de antemano. El apoyo suele estar vinculado a un proyecto, por lo que los conocimientos adquiridos podrían perderse al finalizar el proyecto si no se documentan.
Resulta útil si: no sabéis por dónde empezar o queréis contar con un proceso bien definido antes de invertir en un instrumento.
Opción 3: ¿Qué funciones tiene un software EUDR o una plataforma EUDR?
Las funciones típicas son:
- Una visión general centralizada de productos, proveedores y documentos
- Solicitudes y recordatorios a los proveedores
- Una pantalla de estado que muestra lo que aún falta
- Un historial de quién ha realizado qué modificaciones
- Exportación de datos durante la elaboración de una declaración
El problema es que las herramientas difieren considerablemente en cuanto a la información que abarcan y su configuración lleva tiempo. Además, un programa solo es eficaz en la medida en que lo sean los datos que le proporciona el proveedor y que se introducen en él, y no es capaz de indicarte si una norma se aplica a tu caso.
Hay que tenerlo en cuenta si: tenéis muchos proveedores o productos, los datos os llegan en distintos formatos y vuestro equipo dedica demasiado tiempo a pedir aclaraciones y a transcribir los datos.
¿Una tabla, un asesor o un programa de EUDR? ¿Cuál es la solución más adecuada para ti?
| Tabla | Asesor | EUDR-Software | |
| Ideal para | Pocos proveedores y productos | La incertidumbre sobre por dónde empezar | Muchos proveedores o productos |
| El punto fuerte principal | Fácil de usar y rápido de configurar | Claridad sobre la función y las necesidades en materia de datos | Un único punto de referencia para los datos, que pone de manifiesto las carencias |
| La frontera más grande | La situación se vuelve confusa cuando aumentan los datos | Por lo general, ofrece asesoramiento, pero no se encarga del trabajo diario relacionado con los datos | La implementación lleva tiempo; su eficacia depende de la calidad de los datos |
| Quién realiza el trabajo diario | Vuestro equipo | Vuestro equipo, dirigido por el asesor | Tu equipo y tus proveedores en la sección «Herramientas» |
Tómatelo como una regla general. En primer lugar, haz una lista de tus proveedores y tus productos; después, evalúa cuánto tiempo puede dedicar tu equipo a esta tarea. Si pasas más tiempo persiguiendo a los proveedores que leyendo lo que te envían, es probable que una simple hoja de cálculo ya no sea suficiente.
No es necesario elegir una sola opción. Una solución habitual es la siguiente: un asesor configura el proceso y un programa informático se encarga de gestionarlo.
10 preguntas que debes plantearte antes de elegir un software EUDR
Plantea estas preguntas a cada proveedor con el que hables. Muchas de ellas coinciden con nuestra lista de verificación para elegir un software de cumplimiento normativo PPWR, así que échale un vistazo también a esa.
- ¿De qué forma recupera la herramienta los datos de los proveedores: por correo electrónico, a través de un portal de proveedores o mediante la carga de archivos?
- ¿Son capaces tus proveedores de utilizarlo sin necesidad de largas explicaciones? Si necesitan ayuda, un curso de formación para proveedores puede marcar la diferencia.
- ¿Es capaz de procesar datos de geolocalización en distintos formatos?
- ¿Podéis identificar de un vistazo qué proveedores o productos siguen presentando carencias?
- ¿Cómo se archivan los documentos y cómo se asocian al producto o al proveedor correcto?
- ¿Quién puede ver y modificar qué datos? ¿Existe un historial de modificaciones?
- Cuando elabora una declaración, ¿puede exportar sus datos a un formato reutilizable?
- ¿Dónde se almacenan los datos y cómo se protegen?
- ¿Cómo se asegura el proveedor de que la herramienta se mantenga actualizada cuando cambian las normas o las directrices oficiales?
- ¿Cuánto cuesta la suscripción inicial y cómo varía el precio al añadir proveedores?
Un ejemplo sencillo
Imagina una empresa con 40 proveedores en distintos países. Al principio, se pone en contacto con cada proveedor por correo electrónico e introduce todos los datos en una tabla. Unas semanas después, llegan archivos en distintos formatos, circulan dos versiones de la tabla y nadie sabe qué proveedores aún no han respondido.
Por lo tanto, la empresa recurre a un consultor para que aclare cuál es su función y qué datos necesita. A continuación, pasa a una plataforma EUDR en la que los proveedores cargan sus datos de forma autónoma y el equipo identifica las lagunas. El consultor define las modalidades operativas. El software garantiza su funcionamiento.
Equívocos comunes
«El software nos ayuda a cumplir con la normativa». El software os ayuda a organizar los datos. No obstante, corresponde a las personas que comprenden su significado evaluar si dichas normas se aplican a vuestra empresa y de qué manera.
«Una tabla siempre es suficiente». Mientras el volumen de datos sea reducido, puede funcionar. Sin embargo, a medida que aumenta el número de proveedores y productos, se vuelve difícil de gestionar.
«Un asesor recopila todos nuestros datos». Por lo general, un asesor ofrece asesoramiento y establece el proceso. La recopilación diaria de datos suele ser responsabilidad de vuestro equipo, salvo que se acuerde lo contrario.
«Hay una herramienta adecuada para cada empresa». Las herramientas abarcan distintos ámbitos. Elige la herramienta más adecuada para tus proveedores y tus productos.
Cuándo entra en juego PackIntelX
PackIntelX ofrece a las empresas asesoramiento en materia de EUDR. Te ayudamos a aclarar cuál es tu función y a comprender qué datos necesitas.
En cualquier caso, nuestra plataforma PPWR (desarrollada para la normativa sobre envases, no para el EUDR) incluye un portal de proveedores que permite recopilar la información sobre los proveedores en un único lugar. Si no está seguro de qué opción se adapta mejor a sus necesidades, concierte una cita de asesoramiento y evaluaremos juntos su situación.
¿Quieres saber más? Echa un vistazo a todas las entradas del blog sobre la normativa de la UE en materia de embalajes y cadenas de suministro.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el software EUDR?
El software EUDR es una herramienta que permite a las empresas reunir en un único lugar los datos relacionados con el EUDR, como las especificaciones de los productos, la información sobre los proveedores, los datos de geolocalización y los documentos justificativos. Las funcionalidades varían en función del proveedor.
¿Cuál es la diferencia entre una plataforma EUDR y un programa informático de cumplimiento de la normativa EUDR?
En la mayoría de los casos no hay una diferencia clara. Los proveedores utilizan ambos nombres para referirse a las herramientas que organizan los datos EUDR. Comparad las funcionalidades, no los nombres.
¿Necesito el software EUDR?
No siempre. Si hay pocos proveedores y productos, una hoja de cálculo puede servir durante un tiempo. Cuando los datos aumentan o se reciben en muchos formatos diferentes, un programa informático suele permitir ahorrar tiempo.
¿Basta con una tabla para los datos del EUDR?
Mientras tus datos sean manejables, puede que sea suficiente. Los problemas suelen surgir cuando hay muchos proveedores, distintos formatos de archivo y varias versiones del mismo archivo.
¿Puede un asesor sustituir al software EUDR?
No. Un asesor te asesora y te ayuda a desarrollar una metodología de trabajo. El software archiva y organiza tus datos en el día a día. Puedes recurrir a ambos.
¿Qué funciones debería tener un programa informático de EUDR?
Asegúrate de disponer de una visión general centralizada de los productos, los proveedores y los documentos, de la posibilidad de solicitar y realizar un seguimiento de los datos de los proveedores, de una visualización de lo que falta y de un historial de modificaciones. Las funciones más importantes dependerán de tus proveedores y de tus productos.
¿Cuánto cuesta el software EUDR?
Los precios varían según el proveedor. A menudo dependen de factores como el número de proveedores, productos o usuarios. Por lo tanto, solicita a cada proveedor un presupuesto basado en tus datos específicos.
¿Cómo se elige una plataforma EUDR?
Empieza por el número de proveedores y productos que tienes. A continuación, pregúntate cómo recopila la herramienta los datos de los proveedores, detecta las lagunas, archiva los documentos y gestiona los cambios. Las 10 preguntas que figuran en este artículo te ayudarán a comparar.
Este artículo ofrece información de carácter general y no constituye asesoramiento jurídico.
