Respuesta breve: una declaración de diligencia debida EUDR (Due Diligence Statement, DDS) es una declaración electrónica que una empresa emite antes de comercializar o exportar productos a la UE. En ella, la empresa confirma que ha cumplido con sus obligaciones de diligencia debida y que el riesgo es insignificante. La declaración se presenta en el sistema informativo de la UE (a través de TRACES). Para ello, la empresa recibe un número de referencia que debe comunicar.
Lo esencial en pocas palabras
- La DDS constituye la última fase de la obligación de diligencia prevista en el EUDR. Es la declaración que acredita que has realizado el trabajo requerido.
- Se presenta por vía electrónica en el sistema informático de la UE (a través de TRACES).
- En el momento de la presentación, recibiréis un número de referencia. Guardadlo junto con la declaración.
- Vuestro cliente necesita el número de referencia y vosotros lo necesitáis para la aduana.
- La DDS explica cuáles son tus obligaciones de diligencia debida. No las sustituye.
- Sus obligaciones específicas dependen de su cargo y del tamaño de la empresa; por lo tanto, compruebe cuáles se aplican a su caso.
Si trabajáis con productos que entran dentro del ámbito de aplicación del Reglamento de la UE sobre la deforestación (EUDR), pronto os encontraréis con el acrónimo «DDS». Son las siglas de «Due Diligence Statement», es decir, «declaración de diligencia debida», y es el documento que vincula vuestro trabajo interno con el sistema de la UE.
Esta guía explica qué es una DDS, qué contiene, cómo debe presentarse en TRACES y cómo se enmarca dentro de las obligaciones de diligencia debida previstas en el EUDR. Para conocer los fundamentos del reglamento y quiénes son los responsables, lee nuestro artículo El EUDR explicado: qué es y quiénes son los responsables.
¿Qué es una declaración de diligencia debida de la EUDR (DDS)?
Una DDS es una declaración breve y estructurada en la que una empresa certifica que ha cumplido con las obligaciones de diligencia debida relativas a sus productos y que el riesgo es insignificante. Se presenta en línea a través del sistema informativo de la UE antes de que los productos se comercialicen en el mercado de la UE o se exporten.
Se puede considerar como un breve resumen de vuestra obligación de diligencia debida. Confirma que habéis realizado el trabajo y que asumís la responsabilidad del contenido de la declaración.
¿Quién está obligado a presentarla? Las obligaciones varían en función del papel y del tamaño de la empresa. En nuestro artículo se explica quién se considera operador de mercado o comerciante.
¿Qué información contiene un DDS?
La UE establece los campos específicos; por lo tanto, antes de enviar la solicitud, se ruega consultar la lista oficial. En pocas palabras, un DDS incluye los siguientes elementos:
| Dato | Explicado de forma sencilla |
| Información sobre la empresa | Quién realiza la declaración: nombre, dirección y datos de contacto. |
| Información sobre el producto | ¿Cuáles son los productos en cuestión?: descripción y cantidad. |
| País de producción | Dónde se ha cultivado o producido la materia prima. |
| Geolocalización | Dónde se generó exactamente, indicado mediante las coordenadas de las zonas de generación. |
| Fecha o período de producción | Cuándo se ha producido o recolectado la materia prima. |
| La propia declaración | La confirmación de que se ha cumplido la obligación de diligencia y de que el riesgo es insignificante. |
¿De qué manera la obligación de diligencia prevista en el EUDR conduce a la DDS?
La DDS constituye la fase final del proceso de diligencia debida. La obligación de diligencia debida se divide en tres partes:
- Recopilar información. Recopilen datos sobre sus productos, proveedores, países y superficies cultivadas.
- Evaluar el riesgo. Examinar la información y evaluar si existe el riesgo de que los productos no cumplan los requisitos.
- Reducir el riesgo. Si el riesgo no es insignificante, adopta medidas para reducirlo antes de continuar.
Solo cuando el riesgo sea insignificante debéis comercializar los productos y presentar la DDS. Por lo tanto, la declaración supone la conclusión del proceso y no el comienzo.
¿Cómo se presenta una DDS en TRACES?
Los detalles del sistema pueden variar, pero el procedimiento es similar.
- Finaliza tu proceso de diligencia debida. Recopila la información, evalúa el riesgo y mitígalo, si es necesario.
- Acceda al sistema. Antes de presentar la solicitud, regístrese en TRACES y en el sistema informático de la UE.
- Rellena la declaración. Introduce la información sobre el producto, el país de origen, la geolocalización y los demás campos obligatorios; a continuación, confirma la declaración.
- Envíela. Introduzca la declaración en el sistema. A continuación, el sistema le asignará un número de referencia.
- Facilita el número. Facilita el número de referencia a tu comprador y tenlo a mano para la declaración de aduana.
- Conserva tu documentación. Guarda la declaración, su número de referencia y los documentos justificativos adjuntos.
¿Cuál es el número de referencia de la DDS?
A cada declaración presentada se le asigna un número de referencia, que identifica dicha declaración.
Guárdalos junto con la declaración. Tu comprador necesitará el número de referencia y tú lo necesitarás para la declaración de aduana.
¿Qué es TRACES y qué es el sistema informativo EUDR?
El sistema informativo EUDR es el sistema en línea de la UE dedicado a las declaraciones de diligencia debida. Las empresas presentan sus declaraciones a través de este sistema. Para utilizarlo, es necesario registrarse en el sistema TRACES de la Comisión Europea y en el sistema informativo.
Lo que importa es lo que una declaración no garantiza. Su presentación no sustituye a tu obligación de actuar con diligencia. Sigue siendo tu responsabilidad recopilar los datos, evaluar los riesgos y conservar la documentación.
Un ejemplo sencillo de DDS en la práctica
Imaginemos que un importador compra a un proveedor un lote de una materia prima afectada. En primer lugar, recopila los datos del proveedor: información sobre el producto, el país de producción y la ubicación de las zonas de producción. A continuación, evalúa el riesgo y, si es necesario, solicita información adicional al proveedor. En cuanto se comprueba que el riesgo es insignificante, presenta una DDS en TRACES y recibe un número de referencia. Utiliza dicho número para los trámites aduaneros y se lo comunica a su comprador. El importador conserva toda la documentación por si alguien la solicita.
¿Qué supone el DDS para su empresa?
Si sus productos entran dentro del ámbito de aplicación del EUDR, deberían:
- Aclarar cuál es su papel en la cadena de suministro. Nuestra contribución al EUDR resulta de gran ayuda en este sentido.
- enumerar los productos y proveedores que entran dentro del ámbito de aplicación del EUDR.
- Solicitar sin demora a los proveedores los datos necesarios para una DDS: información sobre el producto, país de origen, geolocalización y fechas.
- Establecer un proceso interno claro: quién recopila los datos, quién evalúa el riesgo y quién los presenta.
- decidir cómo realizar el envío: manualmente en TRACES o desde su propio software.
- conservar la documentación y las pruebas que respalden cada declaración.
Lo primero que necesitas son los datos de los proveedores, así que empieza por ahí.
Ideas erróneas comunes sobre la DDS
- «La DDS es la obligación de diligencia.» No. La DDS es la declaración final. El trabajo es lo primero.
- «TRACES cumple con mi obligación de diligencia debida». No. La presentación de una declaración no sustituye a su obligación de diligencia debida. La recopilación de datos y la evaluación de riesgos siguen siendo responsabilidad suya.
- «Ya he terminado con el número de referencia». No. Debería seguir conservando las pruebas y los documentos.
- «Solo debe ocuparse de ello la empresa que realiza la notificación». No. Los proveedores transmiten los datos y los compradores reciben el número de referencia: toda la cadena de suministro está implicada.
Así es como PackIntelX puede ayudarte
La recopilación y la gestión ordenada de los datos de los proveedores constituyen una parte importante del trabajo relacionado con el EUDR. Si necesitas ayuda, indícanos qué productos importas o vendes y dónde. Te indicaremos los siguientes pasos que debes seguir.
Concertar una cita para una consulta
Sigue leyendo en PackIntelX
Otras guías y recursos para vuestras actividades de cumplimiento normativo:
- El EUDR explicado: qué es y quién es responsable: los fundamentos del reglamento y quién es responsable.
- Plataforma de conocimiento PPWR: directrices y obligaciones en materia de cumplimiento normativo de los envases.
- Resumen sobre el cumplimiento de la normativa PPWR: cómo PackIntelX contribuye al cumplimiento normativo en materia de embalajes.
- Formación de proveedores: formar y coordinar a los proveedores en lo relativo a los requisitos de cumplimiento (PPWR).
- Concierta una cita de asesoramiento: habla con nuestro equipo sobre tus próximos pasos.
Este artículo tiene fines meramente informativos y no sustituye al asesoramiento profesional. Las obligaciones dependen de la función que se desempeñe y pueden estar sujetas a cambios. Se recomienda consultar las directrices oficiales de la UE o, en caso de duda, ponerse en contacto con un profesional cualificado.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una declaración de diligencia debida (DDS) con arreglo al EUDR?
Una declaración de diligencia debida es una declaración electrónica que una empresa emite antes de comercializar o exportar productos a la UE. En ella declara que ha cumplido con su obligación de diligencia debida y que el riesgo es insignificante.
¿Qué contiene un DDS?
En pocas palabras, un DDS contiene los datos relativos a la empresa que lo presenta, una descripción de los productos y su cantidad, el país de producción, la geolocalización de las zonas de producción, la fecha de producción o el periodo de producción y la propia declaración. La UE establece los campos que deben rellenarse; por lo tanto, se recomienda consultar la lista oficial antes de la presentación.
¿Qué es el sistema de información de la UE para el EUDR?
Se trata del sistema en línea de la UE a través del cual las empresas presentan sus declaraciones de diligencia debida. Para utilizarlo, las empresas deben registrarse en el sistema TRACES de la Comisión Europea y en el sistema informativo.
¿Cuál es el número de referencia de la DDS?
A cada declaración presentada se le asigna un número de referencia que la identifica. Es necesario conservarlo junto con la declaración, comunicárselo al cliente y utilizarlo para los trámites aduaneros.
¿El DDS es lo mismo que la obligación de diligencia?
No. La obligación de diligencia consiste en el trabajo en sí mismo: recabar información, evaluar los riesgos y, si es necesario, reducirlos. La DDS es la declaración final que certifica que se ha llevado a cabo dicho trabajo.
¿Quién presenta una DDS?
Por regla general, el operador económico es la empresa que comercializa los productos en el mercado de la UE o los exporta y, en algunos casos, un distribuidor. Las obligaciones dependen de la función que desempeñe y del tamaño de la empresa; por lo tanto, se recomienda comprobar cuáles son las que se aplican a su caso concreto.
¿Tengo que conservar la documentación después de presentar una DDS?
Sí, es recomendable conservar la declaración, su número de referencia y la documentación justificativa, para poder responder a posibles preguntas más adelante. Comprueba durante cuánto tiempo exigen las normas que se conserven dichos documentos.
