Kurzantwort: Eine EUDR-Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, DDS) ist eine elektronische Erklärung, die ein Unternehmen abgibt, bevor es Produkte in der EU in Verkehr bringt oder ausführt. Darin bestätigt das Unternehmen, dass es seine Sorgfaltspflicht erfüllt hat und das Risiko vernachlässigbar ist. Die Erklärung wird im EU-Informationssystem (über TRACES) eingereicht. Dabei erhält das Unternehmen eine Referenznummer, die es weitergibt.
Das Wichtigste in Kürze
- Die DDS ist der letzte Schritt der EUDR-Sorgfaltspflicht. Sie ist die Erklärung, dass Sie die Arbeit gemacht haben.
- Sie wird elektronisch im EU-Informationssystem (über TRACES) eingereicht.
- Mit der Einreichung erhalten Sie eine Referenznummer. Bewahren Sie sie zusammen mit der Erklärung auf.
- Ihr Abnehmer braucht die Referenznummer, und Sie brauchen sie für den Zoll.
- Die DDS erklärt Ihre Sorgfaltspflicht. Sie ersetzt sie nicht.
- Ihre genauen Pflichten hängen von Ihrer Rolle und der Unternehmensgröße ab, prüfen Sie daher, was für Sie gilt.
Wenn Sie mit Produkten arbeiten, die unter die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) fallen, begegnet Ihnen die Abkürzung „DDS“ schnell. Sie steht für Due Diligence Statement, auf Deutsch Sorgfaltserklärung, und ist das Dokument, das Ihre interne Arbeit mit dem EU-System verbindet.
Dieser Leitfaden erklärt, was eine DDS ist, was sie enthält, wie sie in TRACES eingereicht wird und wie sie in die EUDR-Sorgfaltspflicht passt. Die Grundlagen der Verordnung und wer verantwortlich ist, lesen Sie in unserem Beitrag EUDR erklärt: Was sie ist und wer verantwortlich ist
Was ist eine EUDR-Sorgfaltserklärung (DDS)?
Eine DDS ist eine kurze, strukturierte Erklärung. Darin bestätigt ein Unternehmen, dass es für seine Produkte die Sorgfaltspflicht erfüllt hat und das Risiko vernachlässigbar ist. Sie wird online im EU-Informationssystem abgegeben, bevor die Produkte in der EU in Verkehr gebracht oder ausgeführt werden.
Man kann sie sich als kurze Zusammenfassung Ihrer Sorgfaltspflicht vorstellen. Sie bestätigt, dass Sie die Arbeit gemacht haben, und Sie stehen für den Inhalt der Erklärung ein.
Wer muss eine abgeben? Die Pflichten unterscheiden sich je nach Rolle und Unternehmensgröße. Unser Beitrag zeigt, wer als Marktteilnehmer oder Händler gilt.
Welche Angaben enthält eine DDS?
Die EU legt die genauen Felder fest, prüfen Sie daher vor der Einreichung die offizielle Liste. Einfach gesagt umfasst eine DDS diese Punkte:
| Angabe | Einfach erklärt |
| Unternehmensangaben | Wer die Erklärung abgibt: Name, Anschrift und Kontaktdaten. |
| Produktangaben | Um welche Produkte es geht: Beschreibung und Menge. |
| Erzeugungsland | Wo der Rohstoff angebaut oder erzeugt wurde. |
| Geolokalisierung | Wo genau er erzeugt wurde, angegeben als Koordinaten der Erzeugungsflächen. |
| Erzeugungsdatum oder -zeitraum | Wann der Rohstoff erzeugt oder geerntet wurde. |
| Die Erklärung selbst | Die Bestätigung, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde und das Risiko vernachlässigbar ist. |
Wie führt die EUDR-Sorgfaltspflicht zur DDS?
Die DDS steht am Ende des Sorgfaltsprozesses. Die Sorgfaltspflicht besteht aus drei Teilen:
- Informationen sammeln. Sammeln Sie Daten zu Ihren Produkten, Lieferanten, Ländern und Erzeugungsflächen.
- Risiko bewerten. Prüfen Sie die Informationen und beurteilen Sie, ob das Risiko besteht, dass die Produkte die Vorgaben nicht erfüllen.
- Risiko mindern. Ist das Risiko nicht vernachlässigbar, ergreifen Sie Maßnahmen, um es zu senken, bevor Sie weitermachen.
Erst wenn das Risiko vernachlässigbar ist, sollten Sie die Produkte in Verkehr bringen und die DDS einreichen. Deshalb ist die Erklärung das Ende des Prozesses und nicht der Anfang.
Wie wird eine DDS in TRACES eingereicht?
Die Einzelheiten des Systems können sich ändern, der Ablauf ist aber ähnlich.
- Schließen Sie Ihre Sorgfaltspflicht ab. Sammeln Sie Ihre Informationen, bewerten Sie das Risiko und mindern Sie es, wo nötig.
- Verschaffen Sie sich Zugang zum System. Registrieren Sie sich vor der Einreichung in TRACES und im EU-Informationssystem.
- Erfassen Sie die Erklärung. Tragen Sie Produktangaben, Erzeugungsland, Geolokalisierung und die weiteren Pflichtfelder ein und bestätigen Sie dann Ihre Erklärung.
- Reichen Sie sie ein. Reichen Sie die Erklärung im System ein. Das System vergibt dann eine Referenznummer.
- Geben Sie die Nummer weiter. Geben Sie die Referenznummer an Ihren Abnehmer weiter und halten Sie sie für die Zollanmeldung bereit.
- Bewahren Sie Ihre Unterlagen auf. Speichern Sie die Erklärung, ihre Referenznummer und die Nachweise dahinter.
Was ist die Referenznummer der DDS?
Jede eingereichte Erklärung erhält eine Referenznummer. Sie identifiziert Ihre Erklärung.
Bewahren Sie sie zusammen mit der Erklärung auf. Ihr Abnehmer braucht die Referenznummer, und Sie brauchen sie für die Zollanmeldung.
Was ist TRACES und was ist das EUDR-Informationssystem?
Das EUDR-Informationssystem ist das Online-System der EU für Sorgfaltserklärungen. Unternehmen reichen ihre Erklärungen dort ein. Um es zu nutzen, registrieren Sie sich im TRACES-System der Europäischen Kommission und im Informationssystem.
Wichtig ist, was eine Erklärung nicht leistet. Ihre Einreichung ersetzt nicht Ihre eigene Sorgfaltspflicht. Daten sammeln, Risiken bewerten und Nachweise aufbewahren bleibt Ihre Aufgabe.
Ein einfaches Beispiel für eine DDS in der Praxis
Stellen Sie sich einen Importeur vor, der eine Lieferung eines betroffenen Rohstoffs bei einem Lieferanten kauft. Zuerst sammelt er die Daten des Lieferanten: Produktangaben, Erzeugungsland und Lage der Erzeugungsflächen. Dann bewertet er das Risiko und fragt bei Bedarf weitere Informationen beim Lieferanten an. Sobald das Risiko vernachlässigbar ist, reicht er eine DDS in TRACES ein und erhält eine Referenznummer. Die Nummer nutzt er für den Zoll und gibt sie an seinen Abnehmer weiter. Alle Unterlagen bewahrt der Importeur auf, falls jemand sie anfordert.
Was bedeutet die DDS für Ihr Unternehmen?
Wenn Ihre Produkte unter die EUDR fallen, sollten Sie:
- Ihre Rolle in der Lieferkette klären. Unser Beitrag zur EUDR hilft dabei.
- die Produkte und Lieferanten auflisten, die unter die EUDR fallen.
- Lieferanten früh um die Daten bitten, die eine DDS braucht: Produktangaben, Erzeugungsland, Geolokalisierung und Datumsangaben.
- einen klaren internen Prozess festlegen: wer die Daten sammelt, wer das Risiko bewertet und wer einreicht.
- entscheiden, wie Sie einreichen: von Hand in TRACES oder aus Ihrer eigenen Software.
- zu jeder Erklärung die Unterlagen und die Nachweise dahinter aufbewahren.
Lieferantendaten brauchen Sie als Erstes, beginnen Sie deshalb dort.
Häufige Missverständnisse zur DDS
- „Die DDS ist die Sorgfaltspflicht.“ Nein. Die DDS ist die Erklärung am Ende. Die Arbeit kommt davor.
- „TRACES erledigt meine Sorgfaltspflicht.“ Nein. Die Einreichung einer Erklärung ersetzt nicht Ihre Sorgfaltspflicht. Daten sammeln und Risiken bewerten bleibt Ihre Aufgabe.
- „Mit der Referenznummer bin ich fertig.“ Nein. Sie sollten Nachweise und Unterlagen weiter aufbewahren.
- „Nur das einreichende Unternehmen muss sich kümmern.“ Nein. Lieferanten liefern die Daten und Abnehmer erhalten die Referenznummer, die ganze Kette ist beteiligt.
So kann PackIntelX helfen
Lieferantendaten zu sammeln und geordnet zu halten ist ein großer Teil der EUDR-Arbeit. Wenn Sie Unterstützung möchten, sagen Sie uns, was Sie importieren oder verkaufen und wo. Wir zeigen Ihnen die nächsten Schritte.
Weiterlesen bei PackIntelX
Weitere Leitfäden und Ressourcen für Ihre Compliance-Arbeit:
- EUDR erklärt: Was sie ist und wer verantwortlich ist: die Grundlagen der Verordnung und wer verantwortlich ist.
- PPWR-Wissensplattform: Leitfäden und Pflichten zur Verpackungs-Compliance.
- PPWR-Konformität im Überblick: wie PackIntelX die Verpackungs-Compliance unterstützt.
- Lieferantenschulung: Lieferanten zu Compliance-Anforderungen (PPWR) schulen und koordinieren.
- Beratungstermin vereinbaren: sprechen Sie mit unserem Team über Ihre nächsten Schritte.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung. Die Pflichten hängen von Ihrer Rolle ab und können sich ändern. Prüfen Sie die offiziellen EU-Hinweise oder lassen Sie sich im Zweifel von einer qualifizierten Fachperson beraten.
Häufige Fragen
Was ist eine Sorgfaltserklärung (DDS) nach der EUDR?
Eine Sorgfaltserklärung ist eine elektronische Erklärung, die ein Unternehmen abgibt, bevor es Produkte in der EU in Verkehr bringt oder ausführt. Darin erklärt es, dass es seine Sorgfaltspflicht erfüllt hat und das Risiko vernachlässigbar ist.
Was enthält eine DDS?
Einfach gesagt enthält eine DDS die Angaben zum einreichenden Unternehmen, eine Beschreibung der Produkte und ihre Menge, das Erzeugungsland, die Geolokalisierung der Erzeugungsflächen, das Erzeugungsdatum oder den Zeitraum und die Erklärung selbst. Die EU legt die genauen Felder fest, prüfen Sie daher vor der Einreichung die offizielle Liste.
Was ist das EU-Informationssystem für die EUDR?
Es ist das Online-System der EU, in dem Unternehmen ihre Sorgfaltserklärungen einreichen. Um es zu nutzen, registrieren sich Unternehmen im TRACES-System der Europäischen Kommission und im Informationssystem.
Was ist die Referenznummer der DDS?
Jede eingereichte Erklärung erhält eine Referenznummer, die sie identifiziert. Sie bewahren sie zusammen mit der Erklärung auf, geben sie an Ihren Abnehmer weiter und nutzen sie für den Zoll.
Ist die DDS dasselbe wie die Sorgfaltspflicht?
Nein. Die Sorgfaltspflicht ist die Arbeit: Informationen sammeln, Risiken bewerten und bei Bedarf mindern. Die DDS ist die Erklärung am Ende, die bestätigt, dass diese Arbeit erledigt wurde.
Wer reicht eine DDS ein?
In der Regel das Unternehmen, das die Produkte in der EU in Verkehr bringt oder ausführt, der Marktteilnehmer, und in manchen Fällen ein Händler. Die Pflichten hängen von Ihrer Rolle und der Unternehmensgröße ab, prüfen Sie daher, was für Sie gilt.
Muss ich nach der Einreichung einer DDS Unterlagen aufbewahren?
Ja, es ist gute Praxis, die Erklärung, ihre Referenznummer und die Nachweise dahinter aufzubewahren, damit Sie später Fragen beantworten können. Prüfen Sie, wie lange die Vorgaben die Aufbewahrung verlangen.
