Kurzantwort: Eine Tabellenkalkulation reicht, solange Sie nur wenige Lieferanten und Produkte haben. Ein Berater hilft, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. EUDR-Software lohnt sich, sobald Ihre Lieferanten- und Produktdaten wachsen. Viele Unternehmen kombinieren beides: Ein Berater richtet den Prozess ein, die Software hält ihn im Alltag am Laufen.
Das Wichtigste in Kürze
- Unternehmen verwalten ihre EUDR-Daten oft mit einer Tabellenkalkulation, einem Berater oder EUDR-Compliance-Software.
- Die richtige Wahl hängt davon ab, wie viele Lieferanten und Produkte Sie haben, nicht davon, wie lang die Funktionsliste ist.
- Ein Berater berät. Software ordnet Daten. Beide lösen unterschiedliche Probleme.
- Software kann Ihnen nicht sagen, welche Regeln für Ihr Unternehmen gelten.
- Prüfen Sie vor der Wahl einer EUDR-Plattform, wie sie Daten von Lieferanten einholt, denn dort liegt oft der Aufwand.
Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) betrifft Produkte, die mit Rohstoffen wie Rindern, Kakao, Kaffee, Ölpalmen, Kautschuk, Soja und Holz zusammenhängen. Wenn Sie zuerst die Grundlagen möchten, lesen Sie unseren Beitrag EUDR erklärt.
Angenommen, Sie wissen bereits, dass die EUDR für Ihr Unternehmen eine Rolle spielt. Dann stellt sich eine praktische Frage: Wo liegen all die Daten, und wer kümmert sich darum? Es gibt drei gängige Antworten. Dieser Beitrag geht jede durch, damit Sie die passende wählen können.
Was ist EUDR-Software?
EUDR-Software ist ein Werkzeug, das Ihre EUDR-Daten an einem Ort bündelt: Produkte, Lieferanten, Geolokalisierung und Nachweisdokumente. Sie begegnet Ihnen auch als EUDR-Plattform oder EUDR-Compliance-Software. Die Begriffe beschreiben dieselbe Art von Werkzeug, vergleichen Sie daher Funktionen statt Bezeichnungen. Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Anbieter.
Mit welchen EUDR-Daten arbeiten Unternehmen eigentlich?
Was Sie brauchen, hängt von Ihrer Rolle und Ihren Produkten ab, aber die Liste sieht meist so aus:
- Produktangaben, etwa was das Produkt ist und welche Menge Sie handhaben
- Angaben zu Lieferanten und Erzeugern
- Wo die Ware erzeugt wurde, oft als Koordinaten der Erzeugungsflächen (Geolokalisierung)
- Nachweisdokumente, die jeden Datenpunkt belegen
- Ergebnisse und Notizen Ihrer eigenen Prüfungen
Alles muss gesammelt, zusammen abgelegt und später leicht auffindbar sein. Unser Leitfaden zur EUDR-Sorgfaltserklärung (DDS) zeigt, wie diese Daten in einer Erklärung landen.
Ein einzelner Datenpunkt ist einfach. Ihn von Dutzenden Lieferanten zu bekommen, in Dutzenden Formaten, und aktuell zu halten, ist die eigentliche Arbeit.
Option 1: Reicht eine Tabelle für EUDR-Daten?
Eine Zeit lang schon. Viele Unternehmen beginnen mit einer Tabellenkalkulation, und das aus gutem Grund. Sie ist vertraut, günstig im Betrieb und schnell eingerichtet.
Wo es schwierig wird:
- Lieferanten schicken Dateien in unterschiedlichen Formaten, sodass jemand Daten abtippen muss.
- Mehrere Versionen derselben Datei sind im Umlauf.
- Man sieht kaum auf einen Blick, welcher Lieferant noch etwas schuldet.
- Dokumente liegen in getrennten Ordnern, weit weg von den Daten, die sie belegen.
Geeignet für: wenige Lieferanten, wenige Produkte, ein kleines Team und ein Unternehmen, das noch lernt, was es braucht.
Option 2: Wann ist ein EUDR-Berater sinnvoll?
Ein Berater hilft Ihnen, Ihre Situation einzuordnen und eine Arbeitsweise aufzubauen. Das ist nützlich, wenn Sie nicht sicher sind, wie die Regeln für Ihre Rolle und Ihre Produkte gelten.
Das bekommen Sie:
- Ein klareres Bild Ihrer Rolle und der Daten, die Sie benötigen
- Einen Prozess, um diese Daten zu erfassen und zu prüfen
- Schulung und Anleitung für Ihr Team
Wo die Grenzen liegen: Ein Berater berät in der Regel und übernimmt nicht Ihre tägliche Datenerfassung, es sei denn, Sie vereinbaren das vorab. Unterstützung ist oft ein Projekt, daher kann das Know-how mit dem Projektende verloren gehen, wenn es nicht dokumentiert wird.
Sinnvoll, wenn: Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, oder einen klaren Prozess haben möchten, bevor Sie in ein Werkzeug investieren.
Option 3: Was leistet EUDR-Software oder eine EUDR-Plattform?
Typische Funktionen sind:
- Eine zentrale Übersicht über Produkte, Lieferanten und Dokumente
- Anfragen und Erinnerungen an Lieferanten
- Eine Statusansicht, die zeigt, was noch fehlt
- Ein Verlauf darüber, wer was geändert hat
- Exporte Ihrer Daten, wenn Sie eine Erklärung vorbereiten
Der Haken: Werkzeuge unterscheiden sich stark darin, was sie abdecken, und die Einrichtung braucht Zeit. Software ist außerdem nur so gut wie die Lieferantendaten, die hineinfließen, und sie kann Ihnen nicht sagen, ob eine Regel für Sie gilt.
Einen Blick wert, wenn: Sie viele Lieferanten oder Produkte haben, die Daten in vielen Formaten eintreffen und Ihr Team zu viel Zeit mit Nachfragen und Abtippen verbringt.
Tabelle, Berater oder EUDR-Software: Was passt zu Ihnen?
| Tabelle | Berater | EUDR-Software | |
| Am besten für | Wenige Lieferanten und Produkte | Unsicherheit, wo man anfängt | Viele Lieferanten oder Produkte |
| Größte Stärke | Vertraut und schnell eingerichtet | Klarheit über Rolle und Datenbedarf | Ein zentraler Ort für Daten, Lücken sichtbar |
| Größte Grenze | Wird unübersichtlich, wenn die Daten wachsen | Berät in der Regel, übernimmt nicht die tägliche Datenarbeit | Einrichtung braucht Zeit; nur so gut wie die Daten |
| Wer die tägliche Arbeit macht | Ihr Team | Ihr Team, angeleitet vom Berater | Ihr Team und Ihre Lieferanten im Werkzeug |
Verstehen Sie das als Faustregel. Zählen Sie zuerst Ihre Lieferanten und Produkte und überlegen Sie dann, wie viel Zeit Ihr Team erübrigen kann. Wenn Sie mehr Zeit damit verbringen, Lieferanten hinterherzulaufen, als zu lesen, was diese schicken, reicht eine Tabelle wahrscheinlich nicht mehr.
Sie müssen sich nicht für nur eine Option entscheiden. Ein häufiger Weg: Ein Berater richtet den Prozess ein, und Software betreibt ihn.
10 Fragen, die Sie vor der Wahl einer EUDR-Software stellen sollten
Stellen Sie diese Fragen jedem Anbieter, mit dem Sie sprechen. Viele überschneiden sich mit unserer Checkliste zur Auswahl von PPWR-Compliance-Software, schauen Sie also auch dort vorbei.
- Wie holt das Werkzeug Daten von Lieferanten ein: per E-Mail, über ein Lieferantenportal oder per Datei-Upload?
- Können Ihre Lieferanten es ohne lange Erklärungen nutzen? Brauchen sie Hilfe, kann eine Lieferantenschulung viel bewirken.
- Kann es Geolokalisierungsdaten in unterschiedlichen Formaten verarbeiten?
- Sehen Sie auf einen Blick, bei welchen Lieferanten oder Produkten noch Lücken bestehen?
- Wie werden Dokumente gespeichert und dem richtigen Produkt oder Lieferanten zugeordnet?
- Wer darf welche Daten sehen und ändern, und gibt es einen Änderungsverlauf?
- Können Sie Ihre Daten in einer wiederverwendbaren Form exportieren, wenn Sie eine Erklärung vorbereiten?
- Wo werden die Daten gehostet, und wie werden sie geschützt?
- Wie hält der Anbieter das Werkzeug aktuell, wenn sich Regeln oder offizielle Leitlinien ändern?
- Was kostet der Einstieg, und wie ändert sich der Preis, wenn Sie Lieferanten hinzufügen?
Ein einfaches Beispiel
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 40 Lieferanten in mehreren Ländern vor. Es schreibt zunächst jeden Lieferanten per E-Mail an und trägt alles in eine Tabelle ein. Ein paar Wochen später treffen Dateien in unterschiedlichen Formaten ein, zwei Versionen der Tabelle kursieren, und niemand weiß, welche Lieferanten noch nicht geantwortet haben.
Also holt sich das Unternehmen einen Berater, der klärt, welche Rolle es hat und welche Daten es braucht. Danach zieht es in eine EUDR-Plattform um, in der Lieferanten ihre Angaben selbst hochladen und das Team die Lücken sieht. Der Berater richtet die Arbeitsweise ein. Die Software hält sie am Laufen.
Häufige Missverständnisse
„Software macht uns konform.“ Software hilft Ihnen, Daten zu ordnen. Ob und wie die Regeln für Ihr Unternehmen gelten, müssen weiterhin Menschen beurteilen, die sie verstehen.
„Eine Tabelle reicht immer.“ Solange die Datenmenge klein ist, kann sie funktionieren. Mit wachsender Zahl an Lieferanten und Produkten wird sie schwer beherrschbar.
„Ein Berater erfasst alle unsere Daten.“ Ein Berater berät in der Regel und richtet den Prozess ein. Die tägliche Datenerfassung bleibt meist bei Ihrem Team, sofern Sie nichts anderes vereinbaren.
„Ein Werkzeug passt für jedes Unternehmen.“ Werkzeuge decken Unterschiedliches ab. Wählen Sie das Werkzeug passend zu Ihren eigenen Lieferanten und Produkten.
Wo PackIntelX ins Spiel kommt
PackIntelX unterstützt Unternehmen mit EUDR-Beratung. Wir helfen Ihnen, Ihre Rolle zu klären und zu verstehen, welche Daten Sie benötigen.
Unabhängig davon enthält unsere PPWR-Plattform (für Verpackungsvorschriften entwickelt, nicht für die EUDR) ein Lieferantenportal, mit dem Sie Lieferanteninformationen an einem Ort erfassen. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Option zu Ihnen passt, vereinbaren Sie einen Beratungstermin, und wir schauen uns Ihre Situation gemeinsam an.
Mehr Lesestoff? Stöbern Sie in allen Blogbeiträgen zu EU-Verpackungs- und Lieferkettenregeln.
Häufige Fragen
Was ist EUDR-Software?
EUDR-Software ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen EUDR-bezogene Daten an einem Ort bündeln, zum Beispiel Produktangaben, Lieferanteninformationen, Geolokalisierungsdaten und Nachweisdokumente. Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Anbieter.
Was ist der Unterschied zwischen einer EUDR-Plattform und EUDR-Compliance-Software?
In den meisten Fällen gibt es keinen festen Unterschied. Anbieter verwenden beide Namen für Werkzeuge, die EUDR-Daten ordnen. Vergleichen Sie die Funktionen, nicht die Namen.
Brauche ich EUDR-Software?
Nicht immer. Mit wenigen Lieferanten und Produkten kann eine Tabelle eine Zeit lang funktionieren. Wenn Ihre Daten wachsen oder in vielen Formaten eintreffen, spart Software meist Zeit.
Reicht eine Tabelle für EUDR-Daten?
Solange Ihre Daten überschaubar sind, kann sie reichen. Probleme beginnen meist bei vielen Lieferanten, unterschiedlichen Dateiformaten und mehreren Versionen derselben Datei.
Kann ein Berater EUDR-Software ersetzen?
Nein. Ein Berater berät und hilft Ihnen, eine Arbeitsweise aufzubauen. Software speichert und ordnet Ihre Daten im Alltag. Sie können beides nutzen.
Welche Funktionen sollte EUDR-Software haben?
Achten Sie auf eine zentrale Übersicht über Produkte, Lieferanten und Dokumente, eine Möglichkeit, Lieferantendaten anzufordern und zu verfolgen, eine Ansicht dessen, was fehlt, und einen Änderungsverlauf. Welche Funktionen am wichtigsten sind, hängt von Ihren Lieferanten und Produkten ab.
Was kostet EUDR-Software?
Die Preise unterscheiden sich je nach Anbieter. Oft hängen sie von Faktoren wie der Zahl der Lieferanten, Produkte oder Nutzer ab. Holen Sie daher bei jedem Anbieter ein Angebot auf Basis Ihrer eigenen Zahlen ein.
Wie wähle ich eine EUDR-Plattform aus?
Beginnen Sie mit der Zahl Ihrer Lieferanten und Produkte. Fragen Sie dann, wie das Werkzeug Lieferantendaten einholt, Lücken anzeigt, Dokumente ablegt und Änderungen handhabt. Die 10 Fragen in diesem Beitrag helfen Ihnen beim Vergleich.
Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung.
