Die Verpackungs- und Verpackungsabfallverordnung (PPWR) verändert die Art und Weise, wie Unternehmen in der Europäischen Union die Einhaltung der Verpackungsvorschriften sicherstellen müssen.
Für Unternehmen mit zahlreichen Verpackungsformaten, Komponenten und Lieferanten bedeutet die Einhaltung der Vorschriften nicht nur, den Wortlaut der Verordnung zu verstehen. Die Unternehmen müssen außerdem die richtigen Verpackungsdaten erfassen, Belege beschaffen, die entsprechenden Konformitätsbewertungen durchführen, technische Unterlagen erstellen und EU-Konformitätserklärungen führen.
Die PPWR verpflichtet Hersteller dazu, die entsprechende Konformitätsbewertung durchzuführen, technische Unterlagen zu erstellen und, sofern die Konformität nachgewiesen wurde, eine EU-Konformitätserklärung abzugeben. Die Verordnung legt zudem Aufbewahrungspflichten für diese Unterlagen fest.
Infolgedessen interessieren sich immer mehr Unternehmen für PPWR-Compliance-Software, die ihnen bei der Organisation und Verwaltung des Prozesses hilft. Die Auswahl der richtigen Software ist jedoch nicht so einfach wie der Vergleich von Funktionslisten. Eine Plattform erstellt zwar möglicherweise eine EU-Konformitätserklärung, bietet aber kaum Unterstützung bei der Nachweispflicht gegenüber Lieferanten. Eine andere Plattform zentralisiert zwar Verpackungsdaten, verfügt jedoch nur über begrenzte Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Bevor Sie also einen Kauf tätigen, sollten Sie sich eine wichtigere Frage stellen: Unterstützt diese Software tatsächlich den Compliance-Prozess, den wir verwalten müssen?
Bevor wir uns jedoch mit den Fragebögen befassen, lassen Sie uns zunächst über … sprechen.
Warum die PPWR-Compliance-Software so wichtig ist
Die Einhaltung der PPWR-Vorschriften hängt grundlegend mit Verpackungsdaten und entsprechenden Nachweisen zusammen. Ein typischer Compliance-Workflow kann Folgendes umfassen:
- Verpackungsdaten
- Lieferanteninformationen
- Beweise
- Konformitätsbewertung
- Technische Dokumentation
- EU-Konformitätserklärung
- Laufende Einhaltung der Vorschriften
Die Herausforderung besteht darin, dass diese Aktivitäten oft getrennt voneinander abgewickelt werden. Verpackungsinformationen befinden sich möglicherweise in Excel-Dateien. Lieferantenbescheinigungen werden möglicherweise per E-Mail übermittelt. Technische Dokumente werden möglicherweise in gemeinsam genutzten Ordnern gespeichert. EU-Erklärungen werden möglicherweise anhand separater Vorlagen erstellt.
Solche Vorgehensweisen können es erschweren, grundlegende Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel:
- Welche Angaben zur Verpackung liegen uns vor?
- Welche Informationen fehlen noch?
- Welcher Lieferant hat diese Nachweise vorgelegt?
- Welche Verpackungsarten werden in diesem Dokument behandelt?
- Wurde die entsprechende Bewertung bereits abgeschlossen?
- Welches EU-DoC ist die aktuelle Version?
- Was passiert, wenn sich die Verpackung ändert?
Die richtige PPWR-Compliance-Plattform sollte dazu beitragen, diese Aktivitäten in einen strukturierteren und besser nachvollziehbaren Prozess zu integrieren.
Bevor man sich jedoch für eines entscheidet, gibt es einige Fehler, die Käufer vermeiden sollten.
Häufige Fehler, die Käufer bei der Auswahl von PPWR-Software machen
1. Die Wahl einer Software, weil sie eine EU-Konformitätserklärung erstellen kann
Eine der offensichtlichsten Funktionen der PPWR-Software ist die Erstellung der EU-Konformitätserklärung. Eine Konformitätserklärung ist jedoch lediglich das Ergebnis des Konformitätsprozesses – nicht der gesamte Prozess selbst.
Im Rahmen des PPWR wird die Erklärung durch eine Konformitätsbewertung und technische Unterlagen untermauert. Die Erklärung muss zudem der vorgeschriebenen Struktur entsprechen und auf dem neuesten Stand gehalten werden.
Der Fehler: Ein Tool auszuwählen, nur weil es eine PDF-Erklärung erstellt.
Was Sie stattdessen fragen sollten: Kann die Software die Angabe mit den Verpackungsinformationen, der Bewertung und den zugrunde liegenden Belegen verknüpfen?
2. Die Erfassung von Verpackungsdaten als bloßen Upload-Vorgang betrachten
Das Hochladen von Tabellen oder Dokumenten bedeutet nicht zwangsläufig, dass Ihre Verpackungsdaten strukturiert sind. Ein Verpackungsportfolio kann mehrere Komponenten, Materialien, Gewichte, Kombinationen, Beschichtungen und andere Merkmale umfassen.
Der Fehler: anzunehmen, dass das Sammeln von Dateien gleichbedeutend ist mit der Erstellung verwertbarer Compliance-Daten.
Was Sie stattdessen fragen sollten: Kann die Plattform einen strukturierten Datensatz zu Verpackungen erstellen, der für verschiedene Compliance-Maßnahmen wiederverwendet werden kann?
3. Die Koordination der Lieferanten unterschätzen
Ein wesentlicher Teil der Informationen zur Einhaltung der Verpackungsvorschriften muss möglicherweise von den Lieferanten bereitgestellt werden.
Die PPWR verpflichtet Lieferanten von Verpackungen oder Verpackungsmaterialien, den Herstellern die Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die zum Nachweis der Konformität erforderlich sind.
Der Fehler: Man entscheidet sich für eine Software, die interne Daten verwaltet, die Kommunikation mit Lieferanten jedoch weiterhin per E-Mail abwickelt.
Was Sie stattdessen fragen sollten: Können Lieferanten Informationen und Nachweise direkt bereitstellen? Kann das Unternehmen nachverfolgen, was angefordert, erhalten, geprüft wurde und noch fehlt?
4. Software nur für den aktuellen Bedarf kaufen
Die PPWR-Anforderungen werden nicht alle auf einmal umgesetzt. Zukünftige Anforderungen werden sich darauf auswirken, wie Unternehmen Verpackungen bewerten und verwalten, einschließlich der Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Recyclingfähigkeit.
Der Fehler: Software ausschließlich anhand der Anforderungen zu bewerten, die Sie heute bewältigen müssen.
Was Sie stattdessen fragen sollten: Kann sich die Plattform weiterentwickeln, wenn neue PPWR-Anforderungen in Kraft treten, ohne dass ein weiteres, davon unabhängiges System erforderlich wird?
5. Die Wahl einer Technologie ohne entsprechende regulatorische Fachkenntnisse
Die Einhaltung der PPWR-Vorgaben ist nicht nur ein Softwareproblem.
Das System muss die geltenden regulatorischen Anforderungen widerspiegeln und diese in sinnvolle operative Arbeitsabläufe umsetzen.
Der Fehler: die Annahme, dass eine als PPWR gekennzeichnete Plattform automatisch über die erforderliche regulatorische Tiefe verfügt.
Was man stattdessen fragen sollte: Wer sorgt für die Einhaltung der regulatorischen Vorgaben? Wie werden regulatorische Änderungen berücksichtigt? Und steht fachliche Unterstützung zur Verfügung, wenn eine Situation nicht einfach automatisiert werden kann?
10 Fragen, die Sie sich vor dem Kauf einer PPWR-Compliance-Software stellen sollten
Nachdem nun die häufigsten Fehler beim Kauf klar sind, sind dies die Fragen, die man jedem Softwareanbieter direkt stellen sollte.
1. Erstellt die Software eine strukturierte Quelle für Verpackungsdaten?
Frage:
- Kann es Verpackungsinformationen zentralisieren?
- Kann es einzelne Verpackungskomponenten verarbeiten?
- Kann es Materialien, Kombinationen und Gewichte erfassen?
- Können Verpackungsangaben aktualisiert und wiederverwendet werden?
Verpackungsdaten bilden die Grundlage des Compliance-Prozesses.
Eine nützliche Softwarelösung zur Einhaltung von Verpackungsvorschriften sollte mehr leisten als nur Dokumente zu speichern. Sie sollte eine strukturierte Dokumentation der Verpackung selbst erstellen.
Ein Verpackungsformat kann beispielsweise eine Schachtel, ein Etikett, Klebstoff, einen Verschluss, eine Beschichtung oder andere Komponenten umfassen. Die Software sollte es ermöglichen, relevante Informationen so zu erfassen, dass sie nachfolgende Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften unterstützen.
Die entscheidende Frage lautet:
Kann diese Plattform unser Verpackungsportfolio in einen strukturierten Compliance-Datensatz umwandeln?
Das ist besonders wichtig, wenn dieselben Daten mehrere regulatorische Prozesse unterstützen müssen.
2. Kann das System aus strukturierten Daten EU-Konformitätserklärungen erstellen?
Frage:
- Erstellt das Programm EU-Konformitätserklärungen?
- Bezieht sich die Angabe auf die zugrunde liegenden Verpackungsangaben?
- Können Erklärungen portfolioweit einheitlich erstellt werden?
- Können sie aktualisiert werden, wenn sich relevante Informationen ändern?
In Artikel 39 der PPWR sind die Anforderungen an die EU-Konformitätserklärung, einschließlich ihres Musters, festgelegt und es wird festgelegt, dass die Erklärung laufend aktualisiert werden muss.
Aus diesem Grund sollten Unternehmen über eine einfache Dokumentvorlage hinausdenken. Für Organisationen mit einer begrenzten Anzahl von Konformitätserklärungen kann eine schlanke Softwarelösung für die EU-Konformitätserklärung ausreichend sein
So wurde beispielsweise PackIntelX EasyDoc speziell für Unternehmen entwickelt, die eine unkomplizierte Möglichkeit zur Erstellung von EU-Konformitätserklärungen benötigen. Die Software führt die Nutzer durch die Eingabe von Verpackungsinformationen und Fragen zur Konformität und erstellt die Erklärung in einem dreistufigen Arbeitsablauf.
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Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass ein speziell auf die EU-Konformitätserklärung zugeschnittenes Tool die Erstellung der Erklärung abdecken kann, während Unternehmen mit größeren und komplexeren Portfolios möglicherweise eine umfassendere PPWR-Compliance-Plattform benötigen.
3. Verwaltet es die technische Dokumentation, die der Erklärung zugrunde liegt?
Frage:
- Lässt sich technische Dokumentation strukturieren?
- Können Belege mit der entsprechenden Verpackung verknüpft werden?
- Kann die Dokumentation langfristig gepflegt werden?
- Können Sie Belege vorlegen, die eine Compliance-Entscheidung stützen?
Die EU-Konformitätserklärung steht nicht für sich allein. Die PPWR verpflichtet Hersteller dazu, technische Unterlagen zu erstellen, die die jeweilige Konformitätsbewertung untermauern. Fragen Sie daher den Softwareanbieter:
„Was geschieht mit den Belegen, auf denen die EU-Konformitätserklärung basiert?“
Ein optimierter Arbeitsablauf sollte Folgendes miteinander verbinden:
- Verpackungsdaten
- Anforderungen
- Beweise
- Bewertung
- Technische Dokumentation
- EU-Konformitätserklärung
Dadurch wird Rückverfolgbarkeit gewährleistet, anstatt lediglich eine weitere PDF-Datei zu erstellen. Für Unternehmen, die speziell nach weiteren Informationen zur PPWR-EU-Konformitätserklärung und zur technischen Dokumentation suchen, bietet PackIntelX zudem eine spezielle Beratung zum Dokumentationsprozess an.
Erfahren Sie mehr über die EU-Konformitätserklärung und die technische Dokumentation
4. Kann das System Lieferantendaten und Belege verwalten?
Frage:
- Können Lieferanten Informationen direkt bereitstellen?
- Können Sie fehlende Lieferantenangaben nachverfolgen?
- Können Dokumente geprüft und validiert werden?
- Können die Nachweise des Lieferanten mit der entsprechenden Verpackung verknüpft werden?
Die Koordination mit den Lieferanten ist oft einer der zeitaufwändigsten Aspekte der Einhaltung der Verpackungsvorschriften. Die PPWR schreibt ausdrücklich vor, dass Lieferanten die Informationen und Unterlagen bereitstellen müssen, die die Hersteller zum Nachweis der Konformität benötigen.
Dazu können gehören:
- Materialspezifikationen
- Informationen zu den Komponenten
- Zertifikate
- Prüfberichte
- Informationen zu den Inhaltsstoffen
- Nachweis des Recyclinganteils
- Sonstige technische Unterlagen
Ein leistungsfähiges PPWR-Lieferantenportal sollte daher einen Prozess wie den folgenden unterstützen:
- Anfrage
- Sammeln
- Rezension
- Überprüfen
- Link
- Pflegen
Die PPWR-Plattform von PackIntelX umfasst die Erfassung und Validierung von Lieferanteninformationen über ein spezielles Lieferantenportal.
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5. Kann die Software anzeigen, was fehlt?
Frage:
- Kann das System unvollständige Verpackungsdatensätze erkennen?
- Kann es fehlende Lieferantenbelege aufzeigen?
- Können Teams erkennen, welche Anforderungen noch bearbeitet werden müssen?
- Lassen sich Compliance-Lücken nachverfolgen?
Das ist eine der wichtigsten Fragen – und eine, die leicht übersehen wird. Eine Compliance-Plattform sollte Ihnen nicht nur zeigen, über welche Informationen Sie verfügen. Sie sollte Ihnen auch dabei helfen zu verstehen, was Ihnen noch fehlt.
Zum Beispiel:
- Verpackung A: vollständige Daten und Nachweise
- Verpackung B: Lieferantenbescheinigung fehlt
- Verpackung C: Gewicht der Komponente fehlt
- Verpackung D: Bewertung noch ausstehend
Dadurch wird die Software zu einem Compliance-Managementsystem und nicht nur zu einem digitalen Dokumentenarchiv.
6. Können dieselben Daten auch zukünftige PPWR-Anforderungen erfüllen?
Frage:
- Kann sich die Plattform anpassen, wenn neue PPWR-Anforderungen in Kraft treten?
- Können vorhandene Verpackungsdaten wiederverwendet werden?
- Können Angaben zur Recyclingfähigkeit aufgenommen werden?
- Wird die Regelungslogik vom Anbieter gepflegt?
Dies ist bei der Auswahl von Software heutzutage besonders wichtig. Sie erwerben nicht nur eine Lösung für die unmittelbar geltenden Anforderungen. Ihre Verpackungsdaten müssen möglicherweise zusätzliche Bewertungen und Verpflichtungen unterstützen, sobald sich das PPWR-Rahmenwerk weiterentwickelt.
Die Wiederverwertbarkeit ist ein gutes Beispiel dafür. Eine zukunftsfähige Plattform sollte es ermöglichen, dass die strukturierten Verpackungsdaten, die Sie heute erfassen, auch zusätzliche Compliance-Prozesse unterstützen, anstatt Ihr Unternehmen später dazu zu zwingen, ein völlig separates Datensystem aufzubauen.
Die umfassende digitale Plattform von PackIntelX vereint derzeit das Verpackungsdatenmanagement, Workflows für EU-Konformitätserklärungen, das EPR-Datenmanagement und die Bewertung der Recyclingfähigkeit.
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7. Kann PPWR mit EPR und anderen Verpackungsverpflichtungen verknüpft werden?
Frage:
- Können dieselben Verpackungsdaten für EPR-Maßnahmen herangezogen werden?
- Kann die Plattform mehrere Märkte unterstützen?
- Können Informationen wiederverwendet werden, anstatt sie immer wieder neu einzugeben?
PPWR ist nicht die einzige Verpflichtung im Bereich der Verpackungsvorschriften, die Unternehmen möglicherweise erfüllen müssen. Dasselbe Verpackungsportfolio kann auch für die erweiterte Herstellerverantwortung (EPR), Bewertungen der Recyclingfähigkeit und nationale Verpackungsvorschriften relevant sein.
Wenn für jeden Prozess eine eigene Tabelle erforderlich ist, kann es vorkommen, dass Unternehmen dieselben Informationen mehrfach erfassen.
Ein effizienteres Modell ist:
- Eine einheitliche Datenbasis für Verpackungen
- Mehrere Compliance-Ausgaben
Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die Verpackungen über mehrere europäische Märkte hinweg verwalten.
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8. Können Sie die Rückverfolgbarkeit und die Dokumentenkontrolle gewährleisten?
Frage:
- Können Sie erkennen, welche Beweise eine Erklärung stützen?
- Können Sie die Dokumentation nachverfolgen?
- Kann man frühere Erklärungen abrufen?
- Kann die Dokumentation der richtigen Verpackung zugeordnet werden?
Die PPWR schreibt vor, dass Hersteller die technische Dokumentation und die EU-Konformitätserklärung für Einwegverpackungen fünf Jahre lang und für Mehrwegverpackungen zehn Jahre lang aufbewahren müssen. Das Dokumentenmanagement sollte daher mehr sein als nur eine Ordnerstruktur.
Sie sollten folgende Fragen beantworten können:
- Auf welche Verpackung bezieht sich dieses Dokument?
- Welcher Lieferant hat es geliefert?
- Wann ist es eingegangen?
- Ist das noch relevant?
- Welche Erklärung unterstützt es?
- Wo finde ich die aktuelle Version?
Bitten Sie
bei der Bewertung von Software um eine Demonstration des gesamten Dokumentationsverlaufs und nicht nur des Dashboards.
9. Ist die Software auch für Teams außerhalb des Regulierungsbereichs nutzbar?
Frage:
- Können die Verpackungsteams nachvollziehen, welche Informationen benötigt werden?
- Sind die Fragen zur Compliance klar formuliert?
- Können Beschaffungsteams einen Beitrag leisten?
- Können Lieferanten auch ohne spezielle Kenntnisse der Rechtsvorschriften teilnehmen?
An der Einhaltung der PPWR-Vorschriften können Teams aus den Bereichen Verpackung, Beschaffung, Qualität, Nachhaltigkeit und Regulierung beteiligt sein. Wenn jeder Nutzer die Fachbegriffe der Regulierung verstehen muss, bevor er die Plattform nutzen kann, kann sich die Einführung als schwierig erweisen.
Eine gute Software zur Einhaltung der Verpackungsvorschriften sollte regulatorische Anforderungen in klare operative Fragen und Arbeitsabläufe umsetzen. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem EasyDoc ein nützliches Prinzip demonstriert: Der Arbeitsablauf der Software nutzt Fragen in einfacher Sprache und integrierte Erläuterungen, um die Nutzer durch die für die Deklaration erforderlichen Informationen zu führen.
Das Ziel sollte klar sein: Die Einhaltung der Vorschriften soll einfacher umgesetzt werden können – die Software darf nicht zu einem weiteren Compliance-Projekt werden.
10. Lässt sich die Lösung an Ihr Verpackungssortiment anpassen?
Frage:
- Kann es Ihr derzeitiges Verpackungsvolumen bewältigen?
- Kann es mehrere Lieferanten unterstützen?
- Können Daten in großen Mengen importiert werden?
- Kann das System mit dem Wachstum des Portfolios mitwachsen?
Eine Plattform, die für 20 Verpackungsartikel gut funktioniert, ist möglicherweise nicht für 5.000 geeignet.
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Anzahl der Verpackungsarten
- Anzahl der Komponenten
- Anzahl der Lieferanten
- Anzahl der Märkte
- Anzahl der Nutzer
- Erwartetes Portfoliowachstum
Erkundigen Sie sich
außerdem, wie vorhandene Daten in die Plattform übertragen werden können. Für größere Unternehmen können Funktionen zum Import großer Datenmengen und zur Datenintegration von entscheidender Bedeutung sein. Die umfassende Plattform von PackIntelX unterstützt die Erfassung von Verpackungsdaten sowie Lieferanten-Workflows und ist auf unterschiedliche Größen von Verpackungs- und Lieferantenportfolios ausgelegt.
Das Fazit
Bei der Auswahl einer PPWR-Compliance-Software geht es nicht darum, die Plattform mit der umfangreichsten Funktionsliste zu finden.
Es geht darum, eine Lösung zu finden, die die verschiedenen Teile Ihres Compliance-Prozesses miteinander verknüpft:
- Verpackungsdaten
- Nachweise des Lieferanten
- Bewertung
- Technische Dokumentation
- EU-Konformitätserklärung
- Laufende Einhaltung der Vorschriften
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie die Software anhand Ihrer eigenen Verpackungs- und Lieferanteninformationen testen. Die richtige Plattform sollte nicht nur die Tabellenkalkulationen und Dokumente digitalisieren, über die Sie bereits verfügen. Sie sollte dazu beitragen, eine strukturiertere, nachvollziehbarere und skalierbarere Methode zur Verwaltung der Verpackungskonformität zu schaffen.
PackIntelX vereint Fachwissen im Bereich der Verpackungskonformität mit digitalen Lösungen für das Verpackungsdatenmanagement, die Zusammenarbeit mit Lieferanten, EU-Konformitätserklärungen, technische Dokumentation, EPR und Recyclingfähigkeit.
