Rozporządzenie w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych (PPWR) zmieniło sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzają zgodnością z przepisami dotyczącymi opakowań na terenie Unii Europejskiej.
W przypadku przedsiębiorstw oferujących różnorodne rozmiary opakowań, komponenty i dostawców zapewnienie zgodności z przepisami nie ogranicza się jedynie do prostego zrozumienia treści aktów prawnych. Muszą one również gromadzić odpowiednie dane dotyczące opakowań, pozyskiwać niezbędne dokumenty potwierdzające, przeprowadzać odpowiednie oceny zgodności, przygotowywać dokumentację techniczną oraz na bieżąco aktualizować europejskie oświadczenia o zgodności.
Rozporządzenie „PPWR” nakłada na producentów obowiązek przeprowadzenia odpowiedniej oceny zgodności, sporządzenia dokumentacji technicznej oraz, po wykazaniu zgodności z wymogami, wystawienia unijnej deklaracji zgodności. Rozporządzenie to określa również wymogi dotyczące przechowywania wyżej wymienionych dokumentów.
W związku z tym coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna wdrażać oprogramowanie zapewniające zgodność z normą PPWR, aby ułatwić sobie organizację i zarządzanie tym procesem. Wybór odpowiedniego oprogramowania to jednak znacznie więcej niż tylko porównanie listy funkcji. Jedna platforma może generować europejskie oświadczenia o zgodności, ale oferować jedynie ograniczone wsparcie w zakresie dokumentacji dostawców; inna platforma może umożliwiać scentralizowane zarządzanie danymi dotyczącymi opakowań, ale oferować bardzo ograniczone funkcje zapewniające zgodność z przepisami.
Dlatego przed zakupem powinniśmy najpierw zadać sobie kluczowe pytanie: czy to oprogramowanie rzeczywiście wspiera procesy zapewnienia zgodności, którymi musimy zarządzać?
Zanim jednak przejdziemy do omówienia pytań zawartych w kwestionariuszu, porozmawiajmy najpierw o…
Dlaczego oprogramowanie zapewniające zgodność z normami PPWR jest tak ważne?
Dane i dokumenty potwierdzające zgodność z wymogami PPWR są ściśle powiązane z kwestiami związanymi z opakowaniem. Typowy proces zapewnienia zgodności może obejmować:
- Dane dotyczące opakowań
- Informacje o dostawcach
- Dowody
- Ocena zgodności
- Dokumentacja techniczna
- Oświadczenie o zgodności z przepisami UE
- Stała zgodność z przepisami
Problem polega na tym, że działania te są często zarządzane oddzielnie. Informacje dotyczące opakowań mogą być przechowywane w plikach Excel; certyfikaty dostawców mogą być przesyłane pocztą elektroniczną; dokumentacja techniczna może znajdować się w folderach współdzielonych; a deklaracje UE mogą być generowane na podstawie różnych szablonów.
Takie praktyki mogą utrudniać udzielenie odpowiedzi na podstawowe pytania, takie jak:
- Jakie informacje zawarte na opakowaniu znamy?
- Jakie informacje jeszcze brakuje?
- Który dostawca dostarczył te dowody?
- Jakie formaty plików obsługuje ten dokument?
- Czy przeprowadzono już tę ocenę?
- Jaka jest aktualna wersja unijnej deklaracji zgodności?
- Co się stanie, gdy zmieni się opakowanie?
Dostosowana platforma zgodna z normą PPWR powinna umożliwiać włączenie tych działań do bardziej usystematyzowanego i identyfikowalnego procesu roboczego.
Zanim jednak dokona wyboru, kupujący powinien unikać popełnienia poniższych błędów.
Typowe błędy popełniane przez nabywców przy wyborze oprogramowania PPWR
1. Wybierz oprogramowanie, które umożliwia generowanie unijnej deklaracji zgodności (DoC)
Jedną z najbardziej oczywistych funkcji oprogramowania PPWR jest generowanie europejskiego oświadczenia o zgodności. Oświadczenie to jest jednak jedynie wynikiem procesu oceny zgodności, a nie samym procesem.
W ramach systemu PPWR oświadczenie to powinno opierać się na ocenie zgodności i dokumentacji technicznej. Ponadto oświadczenie to musi spełniać określone wymagania strukturalne i być na bieżąco aktualizowane.
Błąd: Wybieranie narzędzia wyłącznie dlatego, że pozwala ono generować raporty w formacie PDF.
Jakie pytanie należy zadać: Czy oprogramowanie to umożliwia powiązanie treści zgłoszenia z informacjami na opakowaniu, wynikami oceny oraz dokumentami potwierdzającymi to zgłoszenie?
2. Traktowanie gromadzenia danych dotyczących opakowań jako prostej operacji pobierania
Pobranie arkusza kalkulacyjnego lub dokumentu niekoniecznie oznacza, że dane dotyczące opakowań mają uporządkowaną strukturę. Seria opakowań może obejmować wiele różnych elementów, materiałów, mas, kombinacji, powłok i innych cech.
Błędne przekonanie: że zebranie dokumentów oznacza uzyskanie danych dotyczących zgodności, które można wykorzystać.
Jak należy sformułować pytanie: Czy platforma ta umożliwia generowanie ustrukturyzowanych zbiorów danych dotyczących opakowań, które można by ponownie wykorzystać w ramach różnych działań związanych z zapewnieniem zgodności z przepisami?
3. Niedocenianie znaczenia koordynacji działań z dostawcami
Znaczna część informacji dotyczących zgodności opakowań może pochodzić od dostawców.
Ustawa o PPWR nakłada na dostawców opakowań lub materiałów opakowaniowych obowiązek dostarczenia producentom informacji i dokumentów niezbędnych do wykazania zgodności.
Błąd polegał na tym, że wybrano oprogramowanie, które choć pozwalało zarządzać danymi wewnętrznymi, to nadal wymagało komunikacji z dostawcami za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Jak należy sformułować to pytanie inaczej: Czy dostawca może bezpośrednio dostarczyć informacje i dokumenty potwierdzające? Czy przedsiębiorstwo może śledzić, jakie dokumenty zostały zamówione, otrzymane i sprawdzone, a także które nadal brakuje?
4. Zakup oprogramowania wyłącznie w celu zaspokojenia bieżących potrzeb
Wymogi PPWR nie będą wdrażane jednorazowo w całości. Przyszłe wymogi będą miały wpływ na sposób, w jaki przedsiębiorstwa oceniają i zarządzają opakowaniami, zwłaszcza w zakresie obowiązków związanych z możliwością recyklingu.
Błąd: Ocenianie oprogramowania wyłącznie na podstawie bieżących potrzeb.
W takim razie należy zadać następujące pytanie: czy w miarę stopniowego wchodzenia w życie nowych wymagań dotyczących reaktorów typu PPWR platforma ta będzie mogła zostać odpowiednio zmodernizowana bez konieczności wdrażania oddzielnego systemu?
5. Wybór technologii przy braku specjalistycznej wiedzy w zakresie nadzoru
Spełnienie norm PPWR to nie tylko kwestia oprogramowania.
System ten powinien uwzględniać obowiązujące wymogi regulacyjne i przekładać je na praktyczne procesy operacyjne.
Błąd polega na tym, że uważa się, iż każda platforma opatrzona oznaczeniem „PPWR” z konieczności charakteryzuje się niezbędną rygorystycznością regulacyjną.
Co zatem powinniśmy zapytać: kto zapewni przestrzeganie zasad regulacyjnych? W jaki sposób uwzględniane są zmiany w przepisach? Czy w sytuacjach, których nie da się po prostu przetworzyć automatycznie, można liczyć na pomoc ekspertów?
10 kwestii, które należy rozważyć przed zakupem oprogramowania zapewniającego zgodność z normą PPWR
Skoro już wskazaliśmy najczęstsze błędy popełniane podczas procesu zakupowego, poniżej przedstawiamy listę pytań, które należy zadać bezpośrednio poszczególnym producentom oprogramowania.
1. Czy to oprogramowanie pozwala utworzyć spójne, ustrukturyzowane i ujednolicone źródło danych dotyczących opakowań?
Proszę zapytać:
- Czy umożliwia scentralizowane zarządzanie informacjami związanymi z opakowaniami?
- Czy urządzenie to jest w stanie przetworzyć poszczególne elementy opakowania?
- Czy urządzenie to może rejestrować dane dotyczące materiałów, zestawów i wagi?
- Czy informacje na opakowaniu można aktualizować i ponownie wykorzystywać?
Dane dotyczące opakowań stanowią podstawę procesu zapewnienia zgodności z przepisami.
Skuteczne oprogramowanie do zarządzania zgodnością opakowań nie powinno ograniczać się jedynie do przechowywania dokumentów, ale powinno również umożliwiać tworzenie uporządkowanej dokumentacji dotyczącej samych opakowań.
Na przykład jeden rodzaj opakowania może składać się z kartonu, etykiety, kleju, elementu zamykającego, powłoki lub innych elementów. Oprogramowanie powinno umożliwiać wprowadzanie odpowiednich informacji, aby ułatwić późniejsze działania związane z zapewnieniem zgodności.
Kluczowe pytanie brzmi:
Czy ta platforma jest w stanie przekształcić naszą gamę produktów opakowaniowych w ustrukturyzowany zbiór danych dotyczących zgodności z przepisami?
Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy dane te mają być wykorzystane w ramach wielu procedur regulacyjnych.
2. Czy potrafi wygenerować europejską deklarację zgodności na podstawie danych strukturalnych?
Proszę o informacje:
- Czy umożliwia on generowanie europejskiego oświadczenia o zgodności?
- Czy to oświadczenie odnosi się do informacji zawartych na opakowaniu?
- Czy możliwe jest spójne generowanie raportów dla całego portfela inwestycyjnego?
- Czy w przypadku zmiany odpowiednich informacji można je zaktualizować?
Artykuł 39 rozporządzenia „PPWR” określa wymogi dotyczące unijnej deklaracji zgodności, w tym jej standardowy format, oraz stanowi, że deklaracja ta musi być na bieżąco aktualizowana.
Właśnie z tego powodu przedsiębiorstwa nie powinny poprzestawać na prostych szablonach dokumentów. W przypadku organizacji składających ograniczoną liczbę zgłoszeń wystarczające może być lekkie oprogramowanie przeznaczone specjalnie do zgłoszeń zgodności z przepisami UE.
Na przykład narzędzie PackIntelX EasyDoc zostało zaprojektowane specjalnie dla przedsiębiorstw, które potrzebują prostego sposobu na sporządzenie europejskiego oświadczenia o zgodności. Narzędzie to prowadzi użytkownika przez proces wprowadzania informacji dotyczących opakowań i kwestii związanych z zgodnością, a następnie generuje oświadczenie o zgodności w ramach trzyetapowej procedury.
Kluczowa różnica polega na tym, że narzędzia UE przeznaczone specjalnie do sporządzania oświadczeń o zgodności (DoC) pozwalają zaspokoić potrzeby związane z ich przygotowywaniem, natomiast przedsiębiorstwa o szerszym i bardziej złożonym asortymencie produktów mogą potrzebować bardziej wszechstronnej platformy zapewniającej zgodność z przepisami PPWR.
3. Czy odpowiada on za zarządzanie dokumentacją techniczną związaną ze zgłoszeniami?
Proszę zapytać:
- Czy dokumentację techniczną można uporządkować w sposób strukturalny?
- Czy dane dokumenty można powiązać z odpowiednimi opakowaniami?
- Czy dokument można aktualizować w miarę upływu czasu?
- Czy są Państwo w stanie znaleźć odpowiednie dowody na poparcie decyzji dotyczących zgodności z przepisami?
Deklaracja zgodności UE nie jest czymś oczywistym. Normy PPWR wymagają od producentów sporządzenia dokumentacji technicznej na potrzeby oceny zgodności. W związku z tym należy zwrócić się do dostawcy oprogramowania z następującymi pytaniami:
„Jak postąpić z dowodami stanowiącymi podstawę unijnego oświadczenia o zgodności?”
Bardziej wydajny proces pracy powinien łączyć następujące elementy:
- Dane dotyczące opakowań
- Wymagania
- Dowody
- Ocena
- Dokumentacja techniczna
- Oświadczenie o zgodności z przepisami UE
Pomaga to zapewnić identyfikowalność, a nie tylko stworzyć dodatkowy plik PDF. Dla przedsiębiorstw, które chcą dowiedzieć się więcej na temat europejskich deklaracji zgodności (DoC) oraz dokumentacji technicznej dotyczących reaktorów PPWR, PackIntelX oferuje również szczegółowe wytyczne dotyczące procesu przygotowywania dokumentacji.
Dowiedz się więcej o unijnym oświadczeniu o zgodności (DoC) i dokumentacji technicznej
4. Czy system umożliwia zarządzanie danymi dotyczącymi dostawców oraz dokumentami księgowymi?
Proszę zapytać:
- Czy dostawca może przekazać informacje bezpośrednio?
- Czy uda się Państwu uzupełnić brakujące informacje dotyczące dostawcy?
- Czy można sprawdzić i potwierdzić ten dokument?
- Czy dokumenty potwierdzające dostarczone przez dostawcę są zgodne z odpowiednimi opakowaniami?
Koordynacja działań z dostawcami jest zazwyczaj najbardziej czasochłonnym elementem procesu zapewnienia zgodności opakowań. PPWR nakłada na dostawców szczególny obowiązek dostarczania producentom niezbędnych informacji i dokumentów, aby producenci mogli wykazać zgodność swoich produktów z przepisami.
Może to obejmować:
- Specyfikacja materiałów
- Informacje o komponentach
- Certyfikat
- Raport z testów
- Informacje o substancji
- Dokumenty potwierdzające zawartość materiałów pochodzących z recyklingu
- Inne dokumenty techniczne
W związku z tym wydajny portal dla dostawców reaktorów typu PPWR powinien obsługiwać następujące procesy:
- Wniosek
- Zbiór
- Komentarze
- Potwierdzenie
- Link
- Utrzymać
Platforma PPWR firmy PackIntelX umożliwia gromadzenie i weryfikację informacji dotyczących dostawców za pośrednictwem portalu przeznaczonego specjalnie dla nich.
Poznaj rozwiązania cyfrowe PackIntelX PPWR
5. Czy to oprogramowanie potrafi wskazać brakujące treści?
Proszę zapytać:
- Czy potrafi wykryć niekompletne zapisy dotyczące opakowań?
- Czy w ten sposób można wykryć brakujące dokumenty dostawcy?
- Czy zespół może sprawdzić, które wymagania nadal wymagają szczególnej uwagi?
- Czy można śledzić uchybienia w zakresie zgodności z przepisami?
To jedna z najważniejszych kwestii — a jednocześnie jedna z tych, które często się pomija. Platforma zapewniająca zgodność z przepisami powinna nie tylko informować o tym, jakie dane już posiadasz, ale także pomagać w ustaleniu, jakich informacji jeszcze brakuje.
Na przykład:
- Wariant A: Kompletne dane i dokumenty potwierdzające
- Przesyłka B: brak zaświadczenia od dostawcy
- Opakowanie C: Masa brakujących elementów
- Opakowanie D: nadal wymaga oceny
W związku z tym oprogramowanie to stało się systemem zarządzania zgodnością, a nie tylko prostym cyfrowym repozytorium dokumentów.
6. Czy dane te będą w stanie spełnić przyszłe wymagania dotyczące reaktorów wodnych ciśnieniowych (REP)?
Proszę zapytać:
- Czy platforma ta będzie w stanie dostosować się do nowych wymagań dotyczących reaktorów typu PPWR w miarę ich stopniowego wchodzenia w życie?
- Czy istniejące dane dotyczące opakowań można ponownie wykorzystać?
- Czy można dodać informacje dotyczące możliwości recyklingu?
- Czy dostawca usług jest odpowiedzialny za zarządzanie logiką nadzorczą?
W dzisiejszych czasach ma to szczególne znaczenie przy wyborze oprogramowania. Nie kupujesz jedynie rozwiązania, które zaspokaja obecne potrzeby. Wraz z ciągłym rozwojem frameworka PPWR Twoje dane dotyczące opakowań mogą wymagać spełnienia dodatkowych wymogów dotyczących oceny i zgodności.
Doskonałym przykładem jest tutaj możliwość recyklingu. Platforma zorientowana na przyszłość powinna umożliwiać wykorzystanie gromadzonych obecnie przez Państwa firmę ustrukturyzowanych danych dotyczących opakowań do obsługi dodatkowych procesów związanych z zapewnieniem zgodności z przepisami, zamiast zmuszać Państwa firmę do tworzenia w przyszłości całkowicie niezależnego systemu danych.
Rozbudowana platforma cyfrowa PackIntelX obejmuje obecnie takie funkcje, jak zarządzanie danymi dotyczącymi opakowań, procesy związane z oświadczeniami o zgodności z przepisami UE, zarządzanie danymi w zakresie rozszerzonej odpowiedzialności producenta (REP) oraz ocenę możliwości recyklingu.
Poznaj rozwiązania firmy PackIntelX w zakresie recyklingu
7. Czy można powiązać reaktory typu PPWR i EPR z innymi obowiązkami związanymi z pakowaniem?
Proszę zapytać:
- Czy te dane dotyczące opakowań mogą posłużyć do wsparcia działań związanych z rozszerzoną odpowiedzialnością producenta (REP)?
- Czy ta platforma obsługuje wiele rynków?
- Czy można wykorzystać te dane ponownie, zamiast wprowadzać je za każdym razem od nowa?
Normy PPWR nie są jedynymi wymogami dotyczącymi zgodności opakowań, z którymi przedsiębiorstwa mogą mieć do czynienia. Ten sam asortyment opakowań może również podlegać zasadom rozszerzonej odpowiedzialności producenta (REP), ocenie możliwości recyklingu oraz krajowym przepisom dotyczącym opakowań.
Jeśli każdy proces wymaga osobnego arkusza kalkulacyjnego, firma może stanąć w obliczu konieczności wielokrotnego gromadzenia tych samych informacji.
Oto bardziej skuteczny model:
- Unikalna baza danych poświęcona opakowaniom
- Liczne osiągnięcia w zakresie zgodności z przepisami
Jest to szczególnie przydatne dla przedsiębiorstw zarządzających działalnością w zakresie opakowań na wielu rynkach europejskich.
Poznaj rozwiązanie EPR firmy PackIntelX
8. Czy Państwa firma jest w stanie zapewnić identyfikowalność i kontrolę dokumentów?
Proszę o informacje:
- Czy potrafisz określić, jakie dowody mogą potwierdzić dane stwierdzenie?
- Czy mógłby Pan/Pani zająć się śledzeniem tych dokumentów?
- Czy można wyświetlić poprzednie zgłoszenia?
- Czy instrukcja obsługi może być używana wraz z odpowiednim opakowaniem?
Zgodnie z rozporządzeniem
„PPWR” producenci muszą przechowywać dokumentację techniczną opakowań jednorazowego użytku oraz unijną deklarację zgodności przez pięć lat, a w przypadku opakowań wielokrotnego użytku – przez dziesięć lat. Dlatego zarządzanie dokumentacją nie powinno ograniczać się jedynie do prostej struktury folderów.
Powinieneś umieć odpowiedzieć na poniższe pytania:
- Jakiego rodzaju opakowania dotyczy ten dokument?
- Który dostawca to dostarczył?
- Kiedy to zostało dostarczone?
- Czy ta kwestia ma obecnie jeszcze jakieś znaczenie praktyczne?
- Jakie formy składania zgłoszeń są obsługiwane?
- Gdzie znajduje się aktualna wersja?
Oceniając oprogramowanie, poproś o zaprezentowanie pełnej śledzalności dokumentacji, a nie tylko pulpitu nawigacyjnego.
9. Czy oprogramowanie to jest dostępne dla zespołów spoza obszaru nadzoru?
Proszę zapytać:
- Czy zespół odpowiedzialny za pakowanie rozumie, jakie informacje są niezbędne?
- Czy kwestia zgodności z przepisami jest jasna?
- Czy zespół ds. zakupów będzie w stanie spełnić swoje zadania?
- Czy dostawca może wziąć udział w procedurze, nie posiadając specjalistycznej wiedzy w zakresie odpowiednich przepisów?
Przestrzeganie standardów PPWR może wymagać współpracy między działami takimi jak pakowanie, zaopatrzenie, jakość, zrównoważony rozwój i sprawy regulacyjne. Jeśli każdy użytkownik przed rozpoczęciem korzystania z platformy musiałby opanować terminologię związaną z przepisami, jej upowszechnienie mogłoby napotkać trudności.
Dobre oprogramowanie do zapewniania zgodności opakowań powinno przekładać wymogi regulacyjne na jasne zadania operacyjne i procesy robocze. Jest to również obszar, w którym aplikacja EasyDoc stosuje praktyczną zasadę: jej procesy robocze wykorzystują przystępne sformułowania i wbudowane instrukcje, które pomagają użytkownikom w uzyskaniu informacji niezbędnych do złożenia zgłoszenia.
Cel powinien być prosty: chodzi o uproszczenie wdrażania działań związanych z zapewnieniem zgodności, a nie o to, by oprogramowanie stało się kolejnym projektem dotyczącym zgodności.
10. Czy to rozwiązanie jest skalowalne i czy można je dostosować do linii produktów opakowaniowych Państwa firmy?
Proszę zapytać:
- Czy jest w stanie obsłużyć Państwa obecną wielkość pakowania?
- Czy obsługuje wielu dostawców?
- Czy można importować dane zbiorczo?
- Czy system ten będzie w stanie dostosować się do wzrostu portfela inwestycyjnego?
Platforma, która dobrze radzi sobie z 20 rodzajami produktów pakowanych, może nie nadawać się do obsługi 5 000 rodzajów.
Przed wyborem oprogramowania warto najpierw zastanowić się nad następującymi kwestiami:
- Rodzaje opakowań – ilość
- Liczba komponentów
- Liczba dostawców
- Liczba rynków
- Liczba użytkowników
- Przewidywany wzrost portfela inwestycyjnego
Prosimy
również o zapytanie, w jaki sposób można zaimportować istniejące dane do tej platformy. Dla dużych przedsiębiorstw funkcje zbiorczego importu danych i integracji mogą mieć kluczowe znaczenie. PackIntelX to platforma o bardziej wszechstronnych funkcjach, która wspiera gromadzenie danych dotyczących opakowań oraz zarządzanie procesami dostawców, a także może dostosować się do portfolio produktów opakowaniowych i sieci dostawców o różnej skali.
Krótko mówiąc
Wybierając oprogramowanie zapewniające zgodność z normą PPWR, nie należy kierować się tym, która platforma ma najdłuższą listę funkcji.
Kluczem do sukcesu jest znalezienie rozwiązania, które pozwoli płynnie połączyć wszystkie elementy procesu zapewnienia zgodności:
- Dane dotyczące opakowań
- Dokumenty potwierdzające dostawcy
- Ocena
- Dokumentacja techniczna
- Oświadczenie o zgodności z przepisami UE
- Stała zgodność z przepisami
Przed podjęciem decyzji prosimy o przetestowanie oprogramowania przy użyciu własnych danych dotyczących opakowań i dostawców. Odpowiednia platforma nie powinna ograniczać się jedynie do digitalizacji istniejących arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów, ale powinna również pomóc w stworzeniu bardziej ustrukturyzowanego, zapewnającego identyfikowalność i skalowalnego systemu zarządzania zgodnością opakowań.
PackIntelX łączy swoją wiedzę specjalistyczną w zakresie zgodności opakowań z szeregiem rozwiązań cyfrowych, które koncentrują się na zarządzaniu danymi dotyczącymi opakowań, współpracy z dostawcami, oświadczeniach o zgodności z przepisami UE, dokumentacji technicznej, rozszerzonej odpowiedzialności producenta (REP) oraz możliwości recyklingu.
