Le règlement relatif aux emballages et aux déchets d’emballages (PPWR) modifie la manière dont les entreprises doivent gérer la conformité en matière d’emballages au sein de l’Union européenne.
Pour les entreprises proposant plusieurs formats d’emballage, composants et fournisseurs, la mise en conformité ne se limite pas à la simple compréhension du texte réglementaire. Elles doivent également collecter les données d’emballage pertinentes, obtenir les justificatifs nécessaires, réaliser les évaluations de conformité applicables, préparer la documentation technique et tenir à jour les déclarations de conformité européennes.
Le PPWR impose aux fabricants de procéder à l’évaluation de conformité applicable, de préparer la documentation technique et, lorsque la conformité a été démontrée, d’établir une déclaration de conformité UE. Le règlement fixe également des exigences en matière de conservation de cette documentation.
En conséquence, de plus en plus d’entreprises se tournent vers des logiciels de conformité PPWR pour les aider à organiser et à gérer ce processus. Mais choisir le bon logiciel ne se résume pas à comparer des listes de fonctionnalités. Une plateforme peut générer une déclaration de conformité européenne, mais n’offrir qu’un soutien limité en matière de justificatifs des fournisseurs. Une autre peut centraliser les données relatives aux emballages, mais ne proposer que des fonctionnalités réglementaires limitées.
Avant d’acheter, il convient donc de se poser une question plus importante : ce logiciel prend-il réellement en charge le processus de conformité que nous devons gérer ?
Mais avant d’aborder la question des questionnaires, parlons d’abord de…
Pourquoi le logiciel de conformité PPWR est-il si important ?
La conformité aux exigences du PPWR est étroitement liée aux données et aux justificatifs relatifs aux emballages. Un processus de conformité type peut comprendre :
- Données relatives à l’emballage
- Informations sur le fournisseur
- Éléments de preuve
- Évaluation de la conformité
- Documentation technique
- Déclaration de conformité UE
- Conformité continue
Le problème, c’est que ces activités sont souvent gérées séparément. Les informations relatives aux emballages peuvent se trouver dans des fichiers Excel. Les certificats des fournisseurs peuvent être envoyés par e-mail. Les documents techniques peuvent être stockés dans des dossiers partagés. Les déclarations UE peuvent être créées à partir de modèles distincts.
De telles pratiques peuvent compliquer la réponse à des questions élémentaires telles que :
- De quelles informations sur l’emballage disposons-nous ?
- Quelles informations manquent encore ?
- Quel fournisseur a fourni ces éléments de preuve ?
- Quels formats de fichiers ce document prend-il en charge ?
- L’évaluation en question a-t-elle été réalisée ?
- Quelle est la version actuelle de la déclaration de conformité de l’UE ?
- Que se passe-t-il lorsque l’emballage change ?
Une plateforme de conformité PPWR adaptée devrait permettre d’intégrer ces activités dans un processus plus structuré et plus traçable.
Mais avant d’en choisir un, il y a plusieurs erreurs que les acheteurs doivent éviter.
Erreurs courantes commises par les acheteurs lors du choix d’un logiciel PPWR
1. Choisir un logiciel parce qu’il permet de générer une déclaration de conformité (DoC) de l’UE
L’une des fonctionnalités les plus évidentes du logiciel PPWR est la génération de la déclaration de conformité européenne. Cependant, cette déclaration n’est que le résultat du processus de mise en conformité, et non le processus dans son ensemble.
Dans le cadre du PPWR, la déclaration s’appuie sur une évaluation de la conformité et une documentation technique. Elle doit également respecter la structure requise et être tenue à jour.
L’erreur : choisir un outil simplement parce qu’il génère une déclaration au format PDF.
Que demander à la place : le logiciel permet-il de relier la déclaration aux informations figurant sur l’emballage, à l’évaluation et aux pièces justificatives qui la sous-tendent ?
2. Considérer la collecte des données relatives aux emballages comme un simple exercice de téléchargement
Le fait de télécharger des feuilles de calcul ou des documents ne signifie pas nécessairement que vos données d’emballage sont structurées. Une gamme d’emballages peut comporter plusieurs composants, matériaux, poids, combinaisons, revêtements et autres caractéristiques.
L’erreur : croire que la collecte de fichiers revient à créer des données de conformité exploitables.
Que demander à la place : La plateforme est-elle capable de générer un ensemble de données structuré sur les emballages, réutilisable dans le cadre des différentes activités de mise en conformité ?
3. Sous-estimer la coordination avec les fournisseurs
Une grande partie des informations relatives à la conformité des emballages pourrait devoir provenir des fournisseurs.
La loi PPWR impose aux fournisseurs d’emballages ou de matériaux d’emballage de fournir aux fabricants les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité.
L’erreur : choisir un logiciel qui gère les données internes mais qui laisse la communication avec les fournisseurs se faire par e-mail.
Que demander à la place : les fournisseurs peuvent-ils fournir directement des informations et des justificatifs ? L’entreprise peut-elle suivre ce qui a été demandé, reçu, examiné et ce qui manque encore ?
4. Acheter des logiciels uniquement pour répondre aux besoins actuels
Les exigences du PPWR ne sont pas toutes mises en œuvre d’un seul coup. Les futures exigences auront une incidence sur la manière dont les entreprises évaluent et gèrent les emballages, notamment en ce qui concerne les obligations liées à la recyclabilité.
L’erreur : évaluer un logiciel uniquement en fonction des besoins que vous devez gérer aujourd’hui.
Que demander à la place : la plateforme peut-elle évoluer à mesure que de nouvelles exigences relatives au PPWR entrent en vigueur, sans nécessiter la mise en place d’un autre système indépendant ?
5. Choisir une technologie sans s’appuyer sur une expertise réglementaire
La conformité aux normes PPWR ne se résume pas à un simple problème logiciel.
Le système doit tenir compte des exigences réglementaires applicables et les traduire en processus opérationnels utiles.
L’erreur : partir du principe qu’une plateforme portant le label « PPWR » dispose automatiquement de la rigueur réglementaire nécessaire.
Que faut-il demander à la place : qui veille au respect de la logique réglementaire ? Comment les modifications réglementaires sont-elles prises en compte ? Et peut-on compter sur l’aide d’experts lorsqu’une situation ne peut pas être simplement automatisée ?
10 questions à se poser avant d’acheter un logiciel de conformité PPWR
Maintenant que les erreurs d’achat les plus courantes sont clairement identifiées, voici les questions qu’il convient de poser directement à chaque éditeur de logiciels.
1. Le logiciel permet-il de créer une source unique et structurée de données relatives aux emballages ?
Demandez :
- Peut-il centraliser les informations relatives aux emballages ?
- Est-il capable de gérer les différents composants d’un emballage ?
- Peut-il enregistrer les matériaux, les combinaisons et les poids ?
- Les informations figurant sur les emballages peuvent-elles être mises à jour et réutilisées ?
Les données relatives à l’emballage constituent la base du processus de conformité.
Un logiciel de gestion de la conformité des emballages efficace ne doit pas se contenter de stocker des documents. Il doit permettre de constituer un dossier structuré sur les emballages eux-mêmes.
Par exemple, un format d’emballage peut comprendre une boîte, une étiquette, un adhésif, un dispositif de fermeture, un revêtement ou d’autres éléments. Le logiciel doit permettre de saisir les informations pertinentes de manière à faciliter les activités ultérieures liées à la conformité.
La question essentielle est la suivante :
Cette plateforme peut-elle transformer notre gamme d’emballages en un ensemble structuré de données de conformité ?
Cela revêt une importance particulière lorsque ces mêmes données doivent servir à plusieurs procédures réglementaires.
2. Est-il capable de générer des déclarations de conformité européennes à partir de données structurées ?
Demandez :
- Permet-il de générer des déclarations de conformité européennes ?
- Cette déclaration est-elle liée aux informations relatives à l’emballage sous-jacent ?
- Est-il possible de générer des déclarations de manière cohérente pour l’ensemble d’un portefeuille ?
- Peuvent-elles être mises à jour lorsque les informations concernées changent ?
L’article 39 du PPWR précise les exigences relatives à la déclaration de conformité de l’UE, y compris sa structure type, et stipule que cette déclaration doit être mise à jour en permanence.
C’est pourquoi les entreprises devraient aller au-delà d’un simple modèle de document. Pour les organisations dont le nombre de déclarations est limité, une solution logicielle allégée dédiée aux déclarations de conformité de l’UE peut s’avérer suffisante.
Par exemple, PackIntelX EasyDoc est spécialement conçu pour les entreprises qui ont besoin d’un moyen simple de rédiger des déclarations de conformité européennes. Il guide les utilisateurs à travers les informations relatives à l’emballage et les questions de conformité, puis génère la déclaration au terme d’un processus en trois étapes.
La distinction importante réside dans le fait qu’un outil spécifique de l’UE dédié aux déclarations de conformité (DoC) peut répondre aux besoins en matière de préparation des déclarations, tandis que les entreprises disposant de portefeuilles plus vastes et plus complexes peuvent avoir besoin d’une plateforme de conformité PPWR plus complète.
3. Gère-t-il la documentation technique relative à la déclaration ?
Demandez :
- La documentation technique peut-elle être structurée ?
- Les pièces justificatives peuvent-elles être associées à l’emballage concerné ?
- La documentation peut-elle être mise à jour au fil du temps ?
- Pouvez-vous retrouver les éléments de preuve à l’appui d’une décision en matière de conformité ?
La déclaration de conformité de l’UE ne va pas de soi. Le PPWR impose aux fabricants de constituer une documentation technique à l’appui de l’évaluation de conformité applicable. Par conséquent, demandez au fournisseur du logiciel :
« Qu’advient-il des éléments de preuve sur lesquels repose la déclaration de conformité de l’UE ? »
Un processus de travail plus efficace devrait relier :
- Données relatives à l’emballage
- Conditions requises
- Éléments de preuve
- Évaluation
- Documentation technique
- Déclaration de conformité de l’UE
Cela permet d’assurer la traçabilité, plutôt que de se contenter de générer un simple fichier PDF supplémentaire. Pour les entreprises souhaitant obtenir davantage d’informations sur la déclaration de conformité européenne (DoC) relative au PPWR et sur la documentation technique, PackIntelX propose également des conseils spécifiques sur le processus de documentation.
En savoir plus sur la déclaration de conformité (DoC) de l’UE et la documentation technique
4. Permet-il de gérer les données relatives aux fournisseurs et les pièces justificatives ?
Demandez :
- Les fournisseurs peuvent-ils fournir des informations directement ?
- Pouvez-vous identifier les informations manquantes concernant les fournisseurs ?
- Est-il possible de vérifier et de valider les documents ?
- Les justificatifs fournis par le fournisseur peuvent-ils être associés à l’emballage concerné ?
La coordination avec les fournisseurs est souvent l’un des aspects les plus chronophages de la mise en conformité en matière d’emballage. Le PPWR impose notamment aux fournisseurs de fournir les informations et les documents nécessaires aux fabricants pour démontrer la conformité de leurs produits.
Cela peut notamment inclure :
- Spécifications des matériaux
- Informations sur les composants
- Certificats
- Rapports d’essai
- Informations relatives aux substances
- Preuves relatives à la teneur en matériaux recyclés
- Autres documents techniques
Un portail fournisseurs PPWR performant devrait donc prendre en charge un processus tel que :
- Demande
- Collecter
- Critique
- Valider
- Lien
- Maintenir
La plateforme PPWR de PackIntelX permet de collecter et de valider les informations relatives aux fournisseurs via un portail dédié à ces derniers.
Découvrez les solutions numériques PackIntelX PPWR
5. Le logiciel peut-il indiquer ce qui manque ?
Demandez :
- Est-il capable d’identifier les registres d’emballage incomplets ?
- Cela permet-il de mettre en évidence les justificatifs manquants des fournisseurs ?
- Les équipes peuvent-elles voir quelles exigences nécessitent encore une attention particulière ?
- Est-il possible de suivre les lacunes en matière de conformité ?
C’est l’une des questions les plus importantes – et l’une de celles qu’on a tendance à négliger. Une plateforme de conformité ne doit pas seulement vous indiquer de quelles informations vous disposez. Elle doit vous aider à comprendre ce qui vous manque encore.
Par exemple :
- Formule A : données et éléments justificatifs complets
- Colis B : certificat du fournisseur manquant
- Emballage C : poids du composant manquant
- Emballage D : évaluation encore nécessaire
Le logiciel devient ainsi un système de gestion de la conformité, et non plus un simple référentiel de documents numériques.
6. Ces mêmes données peuvent-elles répondre aux futures exigences relatives aux réacteurs à eau pressurisée (REP) ?
Demandez :
- La plateforme est-elle capable de s’adapter à mesure que de nouvelles exigences relatives aux réacteurs PPWR entrent en vigueur ?
- Les données d’emballage existantes peuvent-elles être réutilisées ?
- Est-il possible d’intégrer des informations sur la recyclabilité ?
- Le prestataire assure-t-il la gestion de la logique réglementaire ?
C’est particulièrement important aujourd’hui lors du choix d’un logiciel. Vous n’achetez pas seulement une solution répondant aux exigences actuelles. Vos données d’emballage devront peut-être prendre en charge des évaluations et des obligations supplémentaires à mesure que le cadre PPWR évoluera.
La recyclabilité en est un bon exemple. Une plateforme tournée vers l’avenir devrait permettre aux données structurées sur les emballages que vous collectez aujourd’hui de prendre en charge des processus de conformité supplémentaires, plutôt que d’obliger votre entreprise à mettre en place ultérieurement un système de données totalement distinct.
La plateforme numérique élargie de PackIntelX combine actuellement la gestion des données relatives aux emballages, les processus liés à la déclaration de conformité européenne, la gestion des données relatives à la responsabilité élargie des producteurs (REP) et l’évaluation de la recyclabilité.
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7. Peut-on établir un lien entre le PPWR, l’EPR et d’autres obligations en matière d’emballage ?
Demandez :
- Ces mêmes données relatives aux emballages peuvent-elles servir à soutenir les activités liées à la responsabilité élargie des producteurs (REP) ?
- La plateforme peut-elle prendre en charge plusieurs marchés ?
- Est-il possible de réutiliser les informations plutôt que de les saisir à plusieurs reprises ?
La norme PPWR n’est pas la seule obligation en matière de conformité des emballages que les entreprises peuvent être amenées à gérer. Un même portefeuille d’emballages peut également entrer en jeu dans le cadre de la responsabilité élargie des producteurs (REP), des évaluations de recyclabilité et des exigences nationales en matière d’emballages.
Si chaque processus nécessite une feuille de calcul distincte, les entreprises risquent de devoir collecter plusieurs fois les mêmes informations.
Un modèle plus efficace est le suivant :
- Une base de données unique sur les emballages
- Plusieurs résultats en matière de conformité
Cela s’avère particulièrement utile pour les entreprises qui gèrent leurs emballages sur plusieurs marchés européens.
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8. Êtes-vous en mesure d’assurer la traçabilité et le contrôle des documents ?
Demandez :
- Pouvez-vous déterminer quels éléments de preuve viennent étayer une déclaration ?
- Pouvez-vous assurer le suivi de la documentation ?
- Est-il possible de récupérer les déclarations précédentes ?
- La documentation peut-elle être associée à l’emballage correspondant ?
Le PPWR impose aux fabricants de conserver la documentation technique et la déclaration de conformité de l’UE pendant cinq ans pour les emballages à usage unique et dix ans pour les emballages réutilisables. La gestion des documents ne doit donc pas se limiter à une simple structure de dossiers.
Vous devriez être capable de répondre à ces questions :
- À quel emballage ce document se rapporte-t-il ?
- Quel fournisseur l’a fourni ?
- Quand a-t-il été reçu ?
- Est-ce que cela reste d’actualité ?
- Quelle déclaration prend-il en charge ?
- Où se trouve la version actuelle ?
Lorsque vous évaluez un logiciel, demandez à ce qu’on vous présente l’ensemble de la traçabilité de la documentation, et pas seulement le tableau de bord.
9. Ce logiciel peut-il être utilisé par des équipes qui ne relèvent pas du domaine réglementaire ?
Demandez :
- Les équipes chargées du conditionnement sont-elles en mesure de comprendre quelles informations sont nécessaires ?
- Les questions relatives à la conformité sont-elles claires ?
- Les équipes chargées des achats peuvent-elles apporter leur contribution ?
- Les fournisseurs peuvent-ils participer sans disposer de connaissances spécialisées en matière de réglementation ?
La mise en conformité avec la norme PPWR peut impliquer les équipes chargées des emballages, des achats, de la qualité, du développement durable et des questions réglementaires. Si chaque utilisateur doit maîtriser la terminologie réglementaire avant de pouvoir utiliser la plateforme, son adoption risque d’être difficile.
Un bon logiciel de conformité en matière d’emballage doit traduire les exigences réglementaires en questions opérationnelles claires et en flux de travail. C’est là encore un domaine dans lequel EasyDoc met en œuvre un principe utile : son flux de travail utilise des questions rédigées en langage simple et des explications intégrées pour guider les utilisateurs vers les informations nécessaires à la déclaration.
L’objectif devrait être simple : faciliter la mise en œuvre de la conformité, et non transformer le logiciel en un énième projet de conformité.
10. La solution est-elle évolutive et s’adapte-t-elle à votre gamme d’emballages ?
Demandez :
- Est-ce qu’il est capable de gérer votre volume d’emballage actuel ?
- Est-ce qu’il prend en charge plusieurs fournisseurs ?
- Est-il possible d’importer des données en masse ?
- Le système est-il capable de s’adapter à la croissance du portefeuille ?
Une plateforme qui fonctionne bien pour 20 articles d’emballage peut ne pas convenir pour 5 000.
Avant de choisir un logiciel, posez-vous les questions suivantes :
- Nombre de types d’emballage
- Nombre de composants
- Nombre de fournisseurs
- Nombre de marchés
- Nombre d’utilisateurs
- Croissance prévue du portefeuille
Demandez
également comment les données existantes peuvent être transférées vers la plateforme. Pour les grandes entreprises, les fonctionnalités d’importation et d’intégration de données en masse peuvent s’avérer essentielles. La plateforme plus complète de PackIntelX prend en charge la collecte des données relatives aux emballages et les flux de travail des fournisseurs, et s’adapte à différentes tailles de portefeuilles d’emballages et de fournisseurs.
En résumé
Le choix d’un logiciel de conformité PPWR ne consiste pas à rechercher la plateforme proposant la liste de fonctionnalités la plus longue.
Il s’agit de trouver une solution capable de relier les différentes étapes de votre processus de conformité :
- Données relatives à l’emballage
- Justificatifs des fournisseurs
- Évaluation
- Documentation technique
- Déclaration de conformité de l’UE
- Conformité continue
Avant de prendre une décision, testez le logiciel en l’utilisant avec vos propres informations relatives aux emballages et à vos fournisseurs. Une plateforme adaptée ne doit pas se contenter de numériser les feuilles de calcul et les documents dont vous disposez déjà. Elle doit vous aider à mettre en place un système de gestion de la conformité des emballages plus structuré, plus traçable et plus évolutif.
PackIntelX allie son expertise en matière de conformité des emballages à des solutions numériques dédiées à la gestion des données relatives aux emballages, à la collaboration avec les fournisseurs, aux déclarations de conformité européennes, à la documentation technique, à la responsabilité élargie des producteurs (REP) et à la recyclabilité.
