El Reglamento sobre envases y residuos de envases (PPWR) modifica las modalidades según las cuales las empresas de la Unión Europea deben garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de envases.
Para las empresas que utilizan numerosos formatos de embalaje, componentes y proveedores, el cumplimiento normativo no se limita a comprender el texto del reglamento. Las empresas también deben registrar los datos correctos relativos a los envases, obtener la documentación de apoyo, realizar las evaluaciones de conformidad pertinentes, elaborar la documentación técnica y conservar las declaraciones de conformidad de la UE.
El Reglamento PPWR obliga a los fabricantes a realizar la correspondiente evaluación de conformidad, elaborar la documentación técnica y, una vez demostrada la conformidad, expedir una declaración de conformidad de la UE. El Reglamento establece, además, las obligaciones relativas a la conservación de dicha documentación.
En consecuencia, cada vez son más las empresas interesadas en los programas de software de cumplimiento normativo de PPWR, que les ayudan a organizar y gestionar el proceso. Sin embargo, elegir el software adecuado no es tan sencillo como comparar listas de funcionalidades. Una plataforma, por ejemplo, puede generar una declaración de conformidad de la UE, pero ofrece escaso apoyo a la hora de cumplir con las obligaciones de documentación frente a los proveedores. Otra plataforma, en cambio, centraliza los datos relativos a los envases, pero solo dispone de funcionalidades limitadas para el cumplimiento normativo.
Por lo tanto, antes de proceder a la compra, deberíais plantearos una pregunta más importante: ¿este software realmente nos ayuda en el proceso de cumplimiento normativo que tenemos que gestionar?
Sin embargo, antes de pasar a los cuestionarios, hablemos un poco de…
¿Por qué es tan importante el software de cumplimiento normativo PPWR?
El cumplimiento de la normativa PPWR está estrechamente relacionado con los datos relativos a los envases y la documentación de apoyo correspondiente. Un flujo de trabajo típico de cumplimiento puede incluir lo siguiente:
- Datos relativos al embalaje
- Información sobre los proveedores
- Demostrar
- Evaluación de la conformidad
- Documentación técnica
- Declaración de conformidad de la UE
- Cumplimiento normativo continuo
El reto radica en que estas actividades suelen gestionarse por separado. La información relativa a los envases podría encontrarse en archivos de Excel. Los certificados de los proveedores podrían enviarse por correo electrónico. Los documentos técnicos podrían estar archivados en carpetas compartidas. Las declaraciones de la UE podrían redactarse utilizando plantillas distintas.
Estos enfoques pueden dificultar la respuesta a preguntas fundamentales, como, por ejemplo:
- ¿De qué información sobre el embalaje disponemos?
- ¿Qué información falta todavía?
- ¿Qué proveedor ha presentado dichos documentos?
- ¿Qué tipos de embalaje se tratan en este documento?
- ¿Ya se ha completado la evaluación en cuestión?
- ¿Cuál es la versión actual del DoC de la UE?
- ¿Qué pasa si cambia el envase?
La plataforma de cumplimiento normativo PPWR adecuada debería contribuir a integrar estas actividades en un proceso más estructurado y con mayor trazabilidad.
Sin embargo, antes de elegir uno de ellos, hay algunos errores que los compradores deberían evitar.
Errores habituales que cometen los compradores a la hora de elegir el software PPWR
1. La elección de un programa informático capaz de elaborar una declaración de conformidad de la UE
Una de las funciones más evidentes del software PPWR es la elaboración de la declaración de conformidad de la UE. Sin embargo, una declaración de conformidad no es más que el resultado del proceso de conformidad, no el proceso en sí mismo en su totalidad.
En el marco del PPWR, la declaración va acompañada de una evaluación de conformidad y de la documentación técnica. Además, la declaración debe ajustarse a la estructura establecida y mantenerse actualizada.
El error: elegir una herramienta solo porque genera un informe en formato PDF.
Lo que deberías preguntar, en cambio, es: ¿el software es capaz de vincular los datos con la información que figura en el embalaje, la valoración y los documentos justificativos correspondientes?
2. Considerar el registro de los datos relativos a los envases como una simple operación de carga
La carga de tablas o documentos no implica necesariamente que los datos relativos a los envases estén estructurados. Una gama de envases puede incluir diferentes componentes, materiales, pesos, combinaciones, recubrimientos y otras características.
El error: pensar que la recopilación de archivos equivale a la creación de datos de cumplimiento normativo que se puedan utilizar.
¿Qué deberíais preguntar, en cambio?: ¿Es capaz la plataforma de generar un conjunto de datos estructurado sobre los envases que pueda reutilizarse para diferentes medidas de cumplimiento?
3. Subestimar la coordinación con los proveedores
Es posible que una parte significativa de la información relativa al cumplimiento de la normativa en materia de embalaje deba ser facilitada por los proveedores.
La PPWR obliga a los proveedores de envases o de materiales de embalaje a poner a disposición de los fabricantes la información y la documentación necesarias para demostrar el cumplimiento de la normativa.
El error: se elige un programa informático que gestiona los datos internos, pero se sigue comunicando con los proveedores por correo electrónico.
Lo que deberías preguntar, en cambio, es: ¿pueden los proveedores facilitar directamente la información y la documentación? ¿Es la empresa capaz de llevar un control de lo que se ha solicitado, recibido y verificado, así como de lo que aún falta?
4. Adquirir solo el software necesario para las necesidades actuales
Los requisitos de la PPWR no se aplicarán todos al mismo tiempo. Los requisitos futuros influirán en la forma en que las empresas evalúan y gestionan los envases, incluidas las obligaciones relativas a la reciclabilidad.
El error: evaluar el software basándose exclusivamente en las necesidades que hay que satisfacer hoy en día.
Lo que deberías preguntar, en cambio, es: ¿podrá la plataforma seguir evolucionando cuando entren en vigor los nuevos requisitos del PPWR, sin que sea necesario otro sistema independiente de ella?
5. La elección de una tecnología sin los conocimientos normativos necesarios
El cumplimiento de los requisitos de PPWR no es solo una cuestión de software.
El sistema debe reflejar los requisitos normativos vigentes y traducirlos en procedimientos operativos eficaces.
El error: dar por sentado que una plataforma clasificada como PPWR cuenta automáticamente con la profundidad normativa necesaria.
Lo que habría que preguntarse, en cambio, es: ¿quién garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos? ¿De qué manera se tienen en cuenta los cambios normativos? ¿Y se dispone de asistencia técnica en caso de que una situación no pueda automatizarse fácilmente?
10 preguntas que debes plantearte antes de adquirir un software para el cumplimiento de la normativa PPWR
Ahora que ya hemos aclarado cuáles son los errores más comunes que se cometen a la hora de comprar, estas son las preguntas que deberías plantear directamente a cada proveedor de software.
1. ¿El software genera una fuente estructurada de datos sobre los envases?
Pregunta:
- ¿Es capaz de centralizar la información relativa a los embalajes?
- ¿Es capaz de procesar componentes de embalaje individuales?
- ¿Es capaz de detectar materiales, combinaciones y pesos?
- ¿Se pueden actualizar y reutilizar las indicaciones que figuran en el envase?
Los datos relativos a los envases constituyen la base del proceso de cumplimiento normativo.
Una solución de software útil para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de embalaje debería ir más allá del mero archivo de documentos. Debería crear una documentación estructurada del propio embalaje.
Un formato de embalaje puede incluir, por ejemplo, una caja, una etiqueta, una pegatina, un cierre, un revestimiento u otros componentes. El software debería permitir recopilar la información pertinente de manera que sirva de apoyo a las medidas posteriores destinadas al cumplimiento de la normativa.
La pregunta fundamental es:
¿Es capaz esta plataforma de convertir nuestra gama de envases en un conjunto de datos estructurado relativo al cumplimiento normativo?
Esto es especialmente importante cuando los mismos datos deben servir de base para varios procesos normativos.
2. ¿Es capaz el sistema de generar declaraciones de conformidad de la UE a partir de datos estructurados?
Pregunta:
- ¿Genera el programa declaraciones de conformidad de la UE?
- ¿La indicación se refiere a la información que figura en el embalaje de referencia?
- ¿Es posible redactar las notas explicativas de forma uniforme en toda la cartera?
- ¿Es posible actualizarlos en caso de que se produzcan cambios en la información relevante?
El artículo 39 del PPWR define los requisitos relativos a la declaración de conformidad de la UE, incluido el modelo correspondiente, y establece que la declaración debe actualizarse periódicamente.
Por este motivo, las empresas deberían ir más allá del simple modelo de documento. Para las organizaciones con un número limitado de declaraciones de conformidad, puede bastar con una solución de software sencilla para la DoC de la UE.
Por ejemplo, PackIntelX EasyDoc se ha desarrollado específicamente para aquellas empresas que necesitan una herramienta sencilla para redactar declaraciones de conformidad de la UE. El software guía a los usuarios en la introducción de la información relativa al embalaje y de las preguntas sobre la conformidad, y redacta la declaración mediante un flujo de trabajo de tres fases.
La diferencia fundamental radica en que una herramienta diseñada específicamente para la declaración de conformidad de la UE es capaz de gestionar la redacción de la declaración, mientras que las empresas con carteras más amplias y complejas podrían necesitar una plataforma de cumplimiento PPWR más completa.
3. ¿Gestiona la documentación técnica en la que se basa la declaración?
Pregunta:
- ¿Es posible estructurar la documentación técnica?
- ¿Es posible asociar los recibos al embalaje correspondiente?
- ¿Es posible mantener la documentación actualizada a largo plazo?
- ¿Pueden presentar documentos justificativos que respalden una decisión en materia de cumplimiento?
La declaración de conformidad de la UE no es un documento independiente. La Directiva PPWR exige a los fabricantes que elaboren una documentación técnica que respalde la correspondiente evaluación de conformidad. Por lo tanto, pregunte al proveedor del software:
«¿Qué ocurre con los documentos en los que se basa la declaración de conformidad de la UE?»
Un flujo de trabajo optimizado debería incluir los siguientes elementos:
- Datos sobre el embalaje
- Requisitos
- Demostrar
- Evaluación
- Documentación técnica
- Declaración de conformidad de la UE
De este modo se garantiza la trazabilidad, en lugar de limitarse a crear un simple archivo PDF más. Para aquellas empresas que busquen, en concreto, más información sobre la declaración de conformidad PPWR-EU y la documentación técnica, PackIntelX ofrece además asesoramiento específico sobre el proceso de documentación.
Más información sobre la declaración de conformidad de la UE y la documentación técnica
4. ¿El sistema es capaz de gestionar los datos de los proveedores y los documentos contables?
Pregunta:
- ¿Pueden los proveedores facilitar la información directamente?
- ¿Es posible localizar los datos que faltan sobre los proveedores?
- ¿Es posible comprobar y validar los documentos?
- ¿Es posible asociar la documentación del proveedor al embalaje correspondiente?
La coordinación con los proveedores suele ser uno de los aspectos que más tiempo requiere a la hora de cumplir la normativa sobre envases. La PPWR establece expresamente que los proveedores deben facilitar a los fabricantes la información y la documentación necesarias para demostrar el cumplimiento de la normativa.
Entre ellos pueden figurar:
- Especificaciones de los materiales
- Información sobre los componentes
- Certificados
- Informes de pruebas
- Información sobre los ingredientes
- Certificado del porcentaje de material reciclado
- Otra documentación técnica
Por lo tanto, un portal de proveedores PPWR eficiente debería permitir un proceso como el que se describe a continuación:
- Solicitud
- Coleccionar
- Reseña
- Comprobación
- Enlace
- Tratamiento
La plataforma PPWR de PackIntelX permite recopilar y validar la información sobre los proveedores a través de un portal específico.
Descubre las soluciones digitales de PackIntelX PPWR
5. ¿El programa es capaz de indicar qué falta?
Pregunta:
- ¿Es capaz el sistema de detectar registros de datos relativos a embalajes incompletos?
- ¿Es capaz de detectar la falta de documentación por parte de los proveedores?
- ¿Son capaces los equipos de identificar qué requisitos aún deben elaborarse?
- ¿Es posible identificar las deficiencias en materia de cumplimiento?
Esta es una de las preguntas más importantes, y una de las que suelen pasar desapercibidas. Una plataforma de cumplimiento normativo no debería limitarse a mostrarte de qué información dispones, sino que también debería ayudarte a comprender qué es lo que aún te falta.
Por ejemplo:
- Paquete A: datos y documentación completos
- Embalaje B: falta el certificado del proveedor
- Embalaje C: falta el peso del componente
- Paquete D: evaluación aún pendiente
De este modo, el software se convierte en un sistema de gestión del cumplimiento normativo y no solo en un archivo digital de documentos.
6. ¿Podrían estos mismos datos cumplir también los futuros requisitos relativos a los reactores de agua a presión (PPWR)?
Pregunta:
- ¿Es capaz la plataforma de adaptarse a la entrada en vigor de los nuevos requisitos del PPWR?
- ¿Se pueden reutilizar los datos de embalaje que ya están disponibles?
- ¿Se puede incluir información sobre la reciclabilidad?
- ¿La lógica de control la gestiona el proveedor?
Este aspecto es especialmente importante hoy en día a la hora de elegir un programa informático. No estáis adquiriendo únicamente una solución para las necesidades inmediatas. Es posible que vuestros datos relativos a los envases tengan que servir de base para nuevas evaluaciones y obligaciones a medida que evolucione el marco normativo de la PPWR.
La reutilización es un excelente ejemplo de ello. Una plataforma orientada al futuro debería permitir que los datos estructurados relativos a los envases que recopilas hoy sirvan también para respaldar otros procesos de cumplimiento normativo, evitando así que tu empresa se vea obligada en el futuro a crear un sistema de datos completamente independiente.
La plataforma digital integral de PackIntelX integra actualmente la gestión de datos relacionados con los envases, los flujos de trabajo para las declaraciones de conformidad de la UE, la gestión de datos de responsabilidad ampliada del productor (EPR) y la evaluación de la reciclabilidad.
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7. ¿Es posible vincular el PPWR al EPR y a otras obligaciones en materia de envases?
Pregunta:
- ¿Se pueden utilizar los mismos datos relativos a los envases para las medidas relacionadas con la responsabilidad ampliada del productor (EPR)?
- ¿La plataforma es compatible con varios mercados?
- ¿Es posible reutilizar la información, en lugar de tener que introducirla cada vez desde cero?
El PPWR no es la única obligación en materia de normativa sobre envases que las empresas podrían tener que cumplir. La propia gama de envases puede ser relevante también a efectos de la responsabilidad ampliada del productor (EPR), las evaluaciones de reciclabilidad y la normativa nacional sobre envases.
Si cada proceso requiere una tabla independiente, puede ocurrir que las empresas registren varias veces la misma información.
Un modelo más eficiente es el siguiente:
- Una base de datos unificada para los envases
- Diversos gastos relacionados con el cumplimiento normativo
Esto resulta especialmente útil para las empresas que gestionan embalajes en distintos mercados europeos.
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8. ¿Podéis garantizar la trazabilidad y el control de la documentación?
Pregunta:
- ¿Sois capaces de identificar qué pruebas respaldan una explicación?
- ¿Podéis localizar la documentación?
- ¿Se pueden consultar las declaraciones anteriores?
- ¿Es posible asociar la documentación al embalaje correcto?
La Directiva PPWR establece que los fabricantes deben conservar la documentación técnica y la declaración de conformidad de la UE durante cinco años en el caso de los envases de un solo uso y durante diez años en el caso de los envases reutilizables. Por lo tanto, la gestión de los documentos debería ir más allá de una simple estructura de carpetas.
Deberíais ser capaces de responder a las siguientes preguntas:
- ¿A qué embalaje se refiere el presente documento?
- ¿Qué proveedor lo ha entregado?
- ¿Cuándo se recibió?
- ¿Sigue siendo relevante?
- ¿Qué explicación defiendes?
- ¿Dónde puedo encontrar la versión más reciente?
Cuando evalúes un programa informático, solicita una demostración de todo el flujo de documentación y no solo del panel de control.
9. ¿Pueden utilizar el software también equipos que no entran dentro del ámbito de aplicación de la normativa?
Pregunta:
- ¿Saben los equipos encargados del embalaje qué información es necesaria?
- ¿Están formuladas con claridad las preguntas relativas al cumplimiento normativo?
- ¿Pueden aportar algo los equipos de compras?
- ¿Pueden participar los proveedores aunque no tengan conocimientos específicos sobre la normativa?
El cumplimiento de la normativa PPWR puede implicar a equipos de los ámbitos del embalaje, las compras, la calidad, la sostenibilidad y la normativa. Si cada usuario debe comprender los términos técnicos de la normativa antes de poder utilizar la plataforma, la implementación podría resultar complicada.
Un buen software para el cumplimiento de la normativa sobre embalajes debería traducir los requisitos normativos en preguntas operativas claras y procedimientos de trabajo. Este es otro ámbito en el que EasyDoc pone de manifiesto un principio útil: el flujo de trabajo del software utiliza preguntas redactadas en un lenguaje sencillo y explicaciones integradas para guiar a los usuarios a través de la información necesaria para la declaración.
El objetivo debería quedar claro: facilitar el cumplimiento de la normativa; el software no debe convertirse en un proyecto de cumplimiento más.
10. ¿Se puede adaptar la solución a su gama de envases?
Pregunta:
- ¿Es capaz de gestionar vuestro volumen actual de embalajes?
- ¿Es compatible con varios proveedores?
- ¿Se pueden importar grandes cantidades de datos?
- ¿Es capaz el sistema de adaptarse al crecimiento de la cartera?
Una plataforma que funciona bien con 20 artículos de embalaje podría no ser adecuada para gestionar 5.000.
Antes de elegir un programa, conviene tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Número de tipos de embalaje
- Número de componentes
- Número de proveedores
- Número de mercados
- Número de usuarios
- Crecimiento previsto de la cartera
Infórmese
también sobre cómo se pueden transferir los datos existentes a la plataforma. Para las grandes empresas, las funciones de importación de grandes volúmenes de datos y de integración de datos pueden resultar fundamentales. La plataforma integral de PackIntelX permite la recopilación de datos sobre embalajes y los flujos de trabajo de los proveedores, y está diseñada para gestionar carteras de embalajes y proveedores de distintos tamaños.
Conclusión
A la hora de elegir un software para el cumplimiento de la normativa PPWR, no se trata de encontrar la plataforma que ofrezca la lista más amplia de funciones.
Se trata de encontrar una solución que conecte entre sí las distintas partes de vuestro proceso de cumplimiento normativo:
- Datos relativos al embalaje
- Documentación del proveedor
- Evaluación
- Documentación técnica
- Declaración de conformidad de la UE
- Cumplimiento normativo continuo
Antes de tomar una decisión, deberíais probar el software utilizando vuestra propia información sobre embalajes y proveedores. La plataforma adecuada no debería limitarse a digitalizar las hojas de cálculo y los documentos de los que ya dispone, sino que debería contribuir a crear un método más estructurado, trazable y escalable para la gestión del cumplimiento normativo de los envases.
PackIntelX combina los conocimientos especializados en materia de conformidad de los envases con soluciones digitales para la gestión de datos relacionados con los envases, la colaboración con los proveedores, las declaraciones de conformidad de la UE, la documentación técnica, la responsabilidad ampliada del fabricante (EPR) y la reciclabilidad.
