Il regolamento sugli imballaggi e sui rifiuti di imballaggio (PPWR) modifica le modalità con cui le imprese dell’Unione europea devono garantire il rispetto delle norme in materia di imballaggi.
Per le aziende che utilizzano numerosi formati di imballaggio, componenti e fornitori, la conformità alle normative non significa solo comprendere il testo del regolamento. Le aziende devono inoltre registrare i dati corretti relativi agli imballaggi, procurarsi la documentazione di supporto, effettuare le relative valutazioni di conformità, redigere la documentazione tecnica e conservare le dichiarazioni di conformità UE.
Il regolamento PPWR impone ai fabbricanti di effettuare la relativa valutazione di conformità, redigere la documentazione tecnica e, una volta dimostrata la conformità, rilasciare una dichiarazione di conformità UE. Il regolamento stabilisce inoltre gli obblighi di conservazione di tale documentazione.
Di conseguenza, sempre più aziende sono interessate ai software di conformità PPWR, che le aiutano a organizzare e gestire il processo. La scelta del software giusto, tuttavia, non è così semplice come il confronto tra elenchi di funzionalità. Una piattaforma, ad esempio, può generare una dichiarazione di conformità UE, ma offre scarso supporto nell’adempimento degli obblighi di documentazione nei confronti dei fornitori. Un’altra piattaforma, invece, centralizza i dati relativi agli imballaggi, ma dispone solo di funzionalità limitate per la conformità normativa.
Prima di procedere all’acquisto, quindi, dovreste porvi una domanda più importante: questo software supporta effettivamente il processo di conformità che dobbiamo gestire?
Prima di passare ai questionari, però, parliamo un po’ di…
Perché il software di conformità PPWR è così importante
Il rispetto delle norme PPWR è strettamente legato ai dati relativi agli imballaggi e alla relativa documentazione di supporto. Un tipico flusso di lavoro di conformità può comprendere quanto segue:
- Dati relativi all’imballaggio
- Informazioni sui fornitori
- Prove
- Valutazione della conformità
- Documentazione tecnica
- Dichiarazione di conformità UE
- Conformità normativa continua
La sfida sta nel fatto che queste attività vengono spesso gestite separatamente. Le informazioni relative agli imballaggi potrebbero trovarsi in file Excel. I certificati dei fornitori potrebbero essere inviati via e-mail. I documenti tecnici potrebbero essere archiviati in cartelle condivise. Le dichiarazioni UE potrebbero essere redatte utilizzando modelli distinti.
Tali approcci possono rendere più difficile rispondere a domande fondamentali, come ad esempio:
- Di quali informazioni relative all’imballaggio disponiamo?
- Quali informazioni mancano ancora?
- Quale fornitore ha presentato tali documenti?
- Quali tipi di imballaggio vengono trattati in questo documento?
- La valutazione in questione è già stata completata?
- Qual è la versione attuale del DoC dell’UE?
- Cosa succede se cambia la confezione?
La piattaforma di conformità PPWR adeguata dovrebbe contribuire a integrare queste attività in un processo più strutturato e meglio tracciabile.
Prima di scegliere uno di questi, però, ci sono alcuni errori che gli acquirenti dovrebbero evitare.
Errori comuni commessi dagli acquirenti nella scelta del software PPWR
1. La scelta di un software in quanto in grado di redigere una dichiarazione di conformità UE
Una delle funzioni più evidenti del software PPWR è la redazione della dichiarazione di conformità UE. Tuttavia, una dichiarazione di conformità è solo il risultato del processo di conformità, non il processo stesso nella sua interezza.
Nell’ambito del PPWR, la dichiarazione è supportata da una valutazione di conformità e dalla documentazione tecnica. La dichiarazione deve inoltre rispettare la struttura prescritta ed essere mantenuta aggiornata.
L’errore: scegliere uno strumento solo perché genera una dichiarazione in formato PDF.
Cosa dovreste chiedere invece: il software è in grado di collegare i dati alle informazioni sulla confezione, alla valutazione e ai documenti giustificativi sottostanti?
2. Considerare la registrazione dei dati relativi agli imballaggi come una semplice operazione di caricamento
Il caricamento di tabelle o documenti non implica necessariamente che i dati relativi agli imballaggi siano strutturati. Un portafoglio di imballaggi può comprendere diversi componenti, materiali, pesi, combinazioni, rivestimenti e altre caratteristiche.
L’errore: ritenere che la raccolta di file equivalga alla creazione di dati di compliance utilizzabili.
Cosa dovreste invece chiedere: la piattaforma è in grado di generare un set di dati strutturato sugli imballaggi che possa essere riutilizzato per diverse misure di conformità?
3. Sottovalutare il coordinamento dei fornitori
È possibile che una parte significativa delle informazioni relative al rispetto delle norme in materia di imballaggio debba essere fornita dai fornitori.
La PPWR impone ai fornitori di imballaggi o di materiali da imballaggio di mettere a disposizione dei produttori le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare la conformità.
L’errore: si sceglie un software che gestisce i dati interni, ma si continua a comunicare con i fornitori tramite e-mail.
Cosa dovreste chiedere invece: i fornitori sono in grado di fornire direttamente informazioni e documentazione? L’azienda è in grado di tenere traccia di ciò che è stato richiesto, ricevuto, verificato e di ciò che ancora manca?
4. Acquistare solo il software necessario per le esigenze attuali
I requisiti del PPWR non saranno attuati tutti contemporaneamente. I requisiti futuri influenzeranno il modo in cui le aziende valutano e gestiscono gli imballaggi, compresi gli obblighi relativi alla riciclabilità.
L’errore: valutare il software esclusivamente in base alle esigenze che si devono soddisfare oggi.
Cosa dovreste invece chiedere: la piattaforma potrà continuare a evolversi quando entreranno in vigore i nuovi requisiti PPWR, senza che sia necessario un altro sistema indipendente da essa?
5. La scelta di una tecnologia senza le necessarie competenze normative
Il rispetto dei requisiti PPWR non è solo una questione di software.
Il sistema deve rispecchiare i requisiti normativi vigenti e tradurli in procedure operative efficaci.
L’errore: presumere che una piattaforma classificata come PPWR disponga automaticamente della necessaria profondità normativa.
Ciò che bisognerebbe invece chiedersi è: chi garantisce il rispetto dei requisiti normativi? In che modo vengono prese in considerazione le modifiche normative? Ed è disponibile un supporto tecnico nel caso in cui una situazione non possa essere semplicemente automatizzata?
10 domande da porsi prima di acquistare un software per la conformità alle norme PPWR
Ora che sono chiari gli errori più comuni che si commettono al momento dell’acquisto, ecco le domande che si dovrebbero porre direttamente a ogni fornitore di software.
1. Il software crea una fonte strutturata di dati relativi agli imballaggi?
Domanda:
- È in grado di centralizzare le informazioni relative agli imballaggi?
- È in grado di lavorare singoli componenti di imballaggio?
- È in grado di rilevare materiali, combinazioni e pesi?
- Le indicazioni riportate sull’imballaggio possono essere aggiornate e riutilizzate?
I dati relativi agli imballaggi costituiscono la base del processo di conformità.
Una soluzione software utile per garantire la conformità alle normative in materia di imballaggio dovrebbe fare di più che limitarsi a archiviare i documenti. Dovrebbe creare una documentazione strutturata dell’imballaggio stesso.
Un formato di imballaggio può comprendere, ad esempio, una scatola, un’etichetta, un adesivo, una chiusura, un rivestimento o altri componenti. Il software dovrebbe consentire di acquisire le informazioni rilevanti in modo tale da supportare le successive misure volte al rispetto delle normative.
La domanda fondamentale è:
Questa piattaforma è in grado di trasformare il nostro portafoglio di imballaggi in un set di dati strutturato relativo alla conformità?
Ciò è particolarmente importante quando gli stessi dati devono supportare più processi normativi.
2. Il sistema è in grado di generare dichiarazioni di conformità UE a partire da dati strutturati?
Domanda:
- Il programma genera dichiarazioni di conformità UE?
- L’indicazione si riferisce alle informazioni riportate sull’imballaggio di riferimento?
- È possibile redigere le note esplicative in modo uniforme a livello di portafoglio?
- È possibile aggiornarli qualora le informazioni rilevanti subiscano modifiche?
L’articolo 39 del PPWR definisce i requisiti relativi alla dichiarazione di conformità UE, compreso il relativo modello, e stabilisce che la dichiarazione debba essere aggiornata regolarmente.
Per questo motivo, le aziende dovrebbero andare oltre il semplice modello di documento. Per le organizzazioni con un numero limitato di dichiarazioni di conformità, può essere sufficiente una soluzione software snella per la DoC UE.
Ad esempio, PackIntelX EasyDoc è stato sviluppato appositamente per le aziende che necessitano di uno strumento semplice per redigere dichiarazioni di conformità UE. Il software guida gli utenti nell’inserimento delle informazioni relative all’imballaggio e delle domande sulla conformità e redige la dichiarazione attraverso un flusso di lavoro in tre fasi.
La differenza fondamentale sta nel fatto che uno strumento specificamente progettato per la dichiarazione di conformità UE è in grado di gestire la redazione della dichiarazione, mentre le aziende con portafogli più ampi e complessi potrebbero aver bisogno di una piattaforma di conformità PPWR più completa.
3. Gestisce la documentazione tecnica su cui si basa la dichiarazione?
Domanda:
- È possibile strutturare la documentazione tecnica?
- È possibile associare le ricevute alla confezione corrispondente?
- È possibile mantenere aggiornata la documentazione nel lungo periodo?
- Potete presentare documenti giustificativi a sostegno di una decisione in materia di conformità?
La dichiarazione di conformità UE non è un documento a sé stante. La direttiva PPWR impone ai produttori di redigere una documentazione tecnica a sostegno della rispettiva valutazione di conformità. Chiedete quindi al fornitore del software:
«Che fine fanno i documenti su cui si basa la dichiarazione di conformità UE?»
Un flusso di lavoro ottimizzato dovrebbe integrare i seguenti elementi:
- Dati sull’imballaggio
- Requisiti
- Prove
- Valutazione
- Documentazione tecnica
- Dichiarazione di conformità UE
In questo modo si garantisce la tracciabilità, anziché limitarsi a creare un semplice file PDF in più. Per le aziende che cercano in particolare ulteriori informazioni sulla dichiarazione di conformità PPWR-EU e sulla documentazione tecnica, PackIntelX offre inoltre una consulenza specifica sul processo di documentazione.
Scopri di più sulla dichiarazione di conformità UE e sulla documentazione tecnica
4. Il sistema è in grado di gestire i dati dei fornitori e i documenti contabili?
Domanda:
- I fornitori possono fornire direttamente le informazioni?
- È possibile rintracciare i dati mancanti relativi ai fornitori?
- È possibile verificare e convalidare i documenti?
- È possibile associare la documentazione del fornitore al relativo imballaggio?
Il coordinamento con i fornitori è spesso uno degli aspetti che richiede più tempo nel rispetto delle norme sugli imballaggi. La PPWR stabilisce espressamente che i fornitori devono mettere a disposizione le informazioni e la documentazione necessarie ai produttori per dimostrare la conformità.
Tra questi possono figurare:
- Specifiche dei materiali
- Informazioni sui componenti
- Certificati
- Rapporti di collaudo
- Informazioni sugli ingredienti
- Attestazione della percentuale di materiale riciclato
- Altra documentazione tecnica
Un portale fornitori PPWR efficiente dovrebbe quindi supportare un processo come quello descritto di seguito:
- Richiesta
- Collezionare
- Recensione
- Verifica
- Link
- Cura
La piattaforma PPWR di PackIntelX prevede la raccolta e la convalida delle informazioni sui fornitori tramite un portale dedicato.
Scoprite le soluzioni digitali di PackIntelX PPWR
5. Il software è in grado di indicare cosa manca?
Domanda:
- Il sistema è in grado di rilevare record di dati relativi agli imballaggi incompleti?
- È in grado di evidenziare la mancanza di documenti dei fornitori?
- I team sono in grado di individuare quali requisiti devono ancora essere elaborati?
- È possibile tracciare le lacune in materia di conformità?
Questa è una delle domande più importanti – e una di quelle che tendono a passare inosservate. Una piattaforma di compliance non dovrebbe limitarsi a mostrarvi di quali informazioni disponete, ma dovrebbe anche aiutarvi a capire cosa vi manca ancora.
Ad esempio:
- Pacchetto A: dati e documentazione completi
- Imballaggio B: manca il certificato del fornitore
- Imballaggio C: manca il peso del componente
- Confezione D: valutazione ancora in sospeso
In questo modo, il software diventa un sistema di gestione della conformità e non solo un archivio digitale di documenti.
6. Questi stessi dati possono soddisfare anche i futuri requisiti relativi ai reattori ad acqua pressurizzata (PPWR)?
Domanda:
- La piattaforma è in grado di adattarsi all’entrata in vigore di nuovi requisiti PPWR?
- È possibile riutilizzare i dati di imballaggio già disponibili?
- È possibile inserire informazioni sulla riciclabilità?
- La logica di controllo viene gestita dal fornitore?
Questo aspetto è particolarmente importante oggi nella scelta di un software. Non state acquistando solo una soluzione per le esigenze immediate. I vostri dati relativi agli imballaggi potrebbero dover supportare ulteriori valutazioni e obblighi man mano che il quadro normativo PPWR si evolve.
La riutilizzabilità ne è un ottimo esempio. Una piattaforma orientata al futuro dovrebbe consentire ai dati strutturati relativi agli imballaggi che raccogliete oggi di supportare anche ulteriori processi di conformità, evitando così che la vostra azienda sia costretta in futuro a creare un sistema di dati completamente separato.
La piattaforma digitale completa di PackIntelX integra attualmente la gestione dei dati relativi agli imballaggi, i flussi di lavoro per le dichiarazioni di conformità UE, la gestione dei dati EPR e la valutazione della riciclabilità.
Scoprite le soluzioni di PackIntelX per la riciclabilità
7. È possibile collegare il PPWR all’EPR e ad altri obblighi in materia di imballaggi?
Domanda:
- È possibile utilizzare gli stessi dati relativi agli imballaggi per le misure relative alla responsabilità estesa del produttore (EPR)?
- La piattaforma è in grado di supportare più mercati?
- È possibile riutilizzare le informazioni, invece di inserirle ogni volta da capo?
Il PPWR non è l’unico obbligo in materia di normative sugli imballaggi che le aziende potrebbero dover rispettare. Lo stesso portafoglio di imballaggi può essere rilevante anche ai fini della responsabilità estesa del produttore (EPR), delle valutazioni di riciclabilità e delle normative nazionali sugli imballaggi.
Se per ogni processo è necessaria una tabella a sé stante, può capitare che le aziende registrino più volte le stesse informazioni.
Un modello più efficiente è il seguente:
- Una banca dati unificata per gli imballaggi
- Diverse spese relative alla conformità
Ciò risulta particolarmente utile per le aziende che gestiscono imballaggi su diversi mercati europei.
Scoprite le soluzioni EPR di PackIntelX
8. Siete in grado di garantire la tracciabilità e il controllo della documentazione?
Domanda:
- Riuscite a individuare quali elementi probatori sostengono una spiegazione?
- Riuscite a rintracciare la documentazione?
- È possibile consultare le dichiarazioni precedenti?
- È possibile associare la documentazione al corretto imballaggio?
La direttiva PPWR prevede che i produttori conservino la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità UE per cinque anni nel caso degli imballaggi monouso e per dieci anni nel caso degli imballaggi riutilizzabili. La gestione dei documenti dovrebbe quindi andare oltre la semplice struttura a cartelle.
Dovreste essere in grado di rispondere alle seguenti domande:
- A quale imballaggio si riferisce il presente documento?
- Quale fornitore l’ha consegnato?
- Quando è stato ricevuto?
- È ancora rilevante?
- Quale spiegazione sostiene?
- Dove posso trovare la versione più recente?
Quando valutate un software, chiedete una dimostrazione dell’intero flusso di documentazione e non solo della dashboard.
9. Il software può essere utilizzato anche da team che non rientrano nell’ambito di applicazione della normativa?
Domanda:
- I team addetti all’imballaggio sono in grado di capire quali informazioni sono necessarie?
- Le domande relative alla compliance sono formulate in modo chiaro?
- I team addetti agli acquisti possono dare un contributo?
- I fornitori possono partecipare anche senza una conoscenza specifica della normativa?
Il rispetto delle norme PPWR può coinvolgere team dei settori dell’imballaggio, degli acquisti, della qualità, della sostenibilità e della regolamentazione. Se ogni utente deve comprendere i termini tecnici della normativa prima di poter utilizzare la piattaforma, l’implementazione potrebbe rivelarsi difficile.
Un buon software per la conformità alle normative sugli imballaggi dovrebbe tradurre i requisiti normativi in chiare domande operative e procedure di lavoro. Questo è un altro ambito in cui EasyDoc dimostra un principio utile: il flusso di lavoro del software utilizza domande in un linguaggio semplice e spiegazioni integrate per guidare gli utenti attraverso le informazioni necessarie per la dichiarazione.
L’obiettivo dovrebbe essere chiaro: rendere più semplice l’adempimento delle norme; il software non deve trasformarsi in un ulteriore progetto di conformità.
10. La soluzione può essere adattata alla vostra gamma di imballaggi?
Domanda:
- È in grado di gestire il vostro attuale volume di imballaggi?
- È in grado di supportare più fornitori?
- È possibile importare grandi quantità di dati?
- Il sistema è in grado di adattarsi alla crescita del portafoglio?
Una piattaforma che funziona bene con 20 articoli di imballaggio potrebbe non essere adatta a gestirne 5.000.
Prima di scegliere un software, è opportuno tenere conto dei seguenti aspetti:
- Numero di tipi di imballaggio
- Numero di componenti
- Numero di fornitori
- Numero di mercati
- Numero di utenti
- Crescita prevista del portafoglio
Informatevi
inoltre su come i dati esistenti possano essere trasferiti sulla piattaforma. Per le aziende di grandi dimensioni, le funzionalità di importazione di grandi volumi di dati e di integrazione dei dati possono essere di fondamentale importanza. La piattaforma completa di PackIntelX supporta la raccolta dei dati relativi agli imballaggi e i flussi di lavoro dei fornitori ed è progettata per gestire portafogli di imballaggi e fornitori di diverse dimensioni.
Conclusione
Quando si sceglie un software per la conformità alle norme PPWR, non si tratta di trovare la piattaforma con l’elenco di funzionalità più ampio.
Si tratta di trovare una soluzione che colleghi tra loro le diverse parti del vostro processo di compliance:
- Dati relativi all’imballaggio
- Documentazione del fornitore
- Valutazione
- Documentazione tecnica
- Dichiarazione di conformità UE
- Conformità normativa continua
Prima di prendere una decisione, dovreste testare il software utilizzando le vostre informazioni relative agli imballaggi e ai fornitori. La piattaforma giusta non dovrebbe limitarsi a digitalizzare i fogli di calcolo e i documenti di cui già disponete, ma dovrebbe contribuire a creare un metodo più strutturato, tracciabile e scalabile per la gestione della conformità degli imballaggi.
PackIntelX unisce le competenze specialistiche in materia di conformità degli imballaggi a soluzioni digitali per la gestione dei dati relativi agli imballaggi, la collaborazione con i fornitori, le dichiarazioni di conformità UE, la documentazione tecnica, la responsabilità estesa del produttore (EPR) e la riciclabilità.
