Dichiarazione di conformità PPWR: cosa devono tenere presente i produttori
Il regolamento UE sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio (PPWR) trasforma il rispetto delle norme in materia di imballaggi da un obbligo ambientale di ampia portata in un quadro normativo più strutturato e basato su dati concreti.
Per i produttori che immettono sul mercato dell’UE imballaggi, un documento sta assumendo un’importanza sempre maggiore: la dichiarazione di conformità UE (DoC).
I produttori devono dimostrare che i propri imballaggi soddisfano i requisiti pertinenti della direttiva PPWR prima che questi possano essere immessi sul mercato. Ciò comporta l’esecuzione della relativa valutazione di conformità, la redazione della documentazione tecnica necessaria e, una volta dimostrata la conformità, la redazione di una dichiarazione di conformità UE.
L’allegato VIII contiene il modello di struttura della dichiarazione di conformità per i reattori ad acqua pressurizzata (PPWR).
A prima vista, l’allegato VIII sembra relativamente semplice: otto sezioni numerate, oltre a luogo, data, nome, carica e firma.
Nella pratica, però, la redazione di una dichiarazione significativa e ben fondata richiede molto di più che limitarsi a copiare questi titoli in un documento Word.
Le informazioni contenute nella dichiarazione devono fare riferimento all’etichettatura dell’imballaggio, alla documentazione tecnica, alla valutazione di conformità, ai requisiti applicabili e alla relativa documentazione di supporto.
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Allegato VIII PPWR: Da quali 8 sezioni è composta la dichiarazione di conformità UE?
L’allegato VIII contiene il modello di struttura della dichiarazione di conformità per i reattori ad acqua pressurizzata (PPWR).
Le 8 sezioni trattano i seguenti argomenti:
- Etichettatura chiara dell’imballaggio
- Informazioni sul produttore e sul rappresentante autorizzato
- Dichiarazione di responsabilità del produttore
- Oggetto della dichiarazione e della tracciabilità degli imballaggi
- Disposizioni di armonizzazione dell’Unione in materia
- Norme armonizzate, specifiche comuni e specifiche tecniche
- Informazioni sull’organismo notificato, se del caso
- Ulteriori informazioni
La dichiarazione si conclude poi con le seguenti parole:
- Luogo e data della mostra
- Nome
- Funzione
- Firma
Diamo un’occhiata più da vicino alle singole sezioni.
1. Etichettatura chiara dell’imballaggio
Cosa prevede l’allegato VIII?
Nella prima sezione è prescritta un’etichettatura chiara dell’imballaggio.
Questo è uno dei settori in cui le aziende spesso sottovalutano l’importanza della tracciabilità.
Il DoC dovrebbe evitare descrizioni generiche come le seguenti:
«Imballaggi in plastica.»
Per le aziende che gestiscono diversi formati di imballaggio, ciò potrebbe non garantire una tracciabilità pratica adeguata.
L’etichettatura dovrebbe invece collegare la dichiarazione a un determinato tipo di imballaggio, a un determinato modello, a una determinata famiglia di prodotti o a un determinato identificativo utilizzato nel sistema di conformità del fabbricante.
Quali informazioni possono essere incluse?
A seconda del sistema interno del produttore, l’identificazione può comprendere quanto segue:
- Numero di riferimento dell’imballaggio
- Codice articolo dell’imballaggio
- Numero di modello della confezione
- ID famiglia di imballaggi
- Numero di specifica tecnica
- Numero di disegno
- Codice materiale
- ID interno dell’imballaggio
- Numero di revisione
- Codice di lotto o di serie, se del caso
Esempio
ID imballaggio: PKG-PET-500-BTL-001 / Rev. 02
Il principio fondamentale è la coerenza.
Il codice identificativo utilizzato nella dichiarazione di conformità dovrebbe essere riconducibile alla documentazione tecnica e, se del caso, all’imballaggio immesso sul mercato.
Consiglio pratico per il rispetto delle norme
Non inserire manualmente l’identificativo DoC ogni volta.
Un approccio migliore consiste nel gestire un set di dati di base controllato relativo agli imballaggi, dal quale sia possibile generare il DoC.
Ciò risulta particolarmente utile per le aziende che gestiscono centinaia o migliaia di componenti di imballaggio.
2. Informazioni sul produttore e sul rappresentante autorizzato
Nella seconda sezione viene indicata la persona giuridica responsabile della dichiarazione.
L’allegato VIII stabilisce quanto segue:
Nome e indirizzo del produttore
e, se del caso:
Nome e indirizzo del rappresentante autorizzato del fabbricante.
Da tali informazioni dovrebbe risultare la persona giuridica responsabile dell’imballaggio e tali informazioni dovrebbero essere coerenti in tutti i documenti amministrativi.
Prima di redigere la dichiarazione di conformità, verificare quanto segue:
- Denominazione sociale ufficiale
- Indirizzo della sede legale
- Paese
- Dati relativi al rappresentante autorizzato, se del caso
- Conformità con altri documenti amministrativi
Un problema operativo che si verifica spesso si presenta quando le aziende utilizzano versioni diverse della propria ragione sociale nella documentazione tecnica, nelle indicazioni riportate sulle confezioni, nelle dichiarazioni e nella documentazione di mercato.
Tali registrazioni dovrebbero essere organizzate in modo tale da garantire la tracciabilità ai sensi delle disposizioni vigenti.
3. Dichiarazione relativa alla responsabilità esclusiva del produttore
La sezione 3 è breve, ma giuridicamente rilevante.
L’allegato VIII contiene la dichiarazione di responsabilità del produttore:
«La presente dichiarazione di conformità è rilasciata sotto la sola responsabilità del fabbricante.»
Non si tratta solo di una frase introduttiva.
Il fabbricante non dovrebbe quindi considerare la dichiarazione di conformità come un documento con cui si trasferisce la responsabilità a un fornitore, a un laboratorio o a un consulente.
I fornitori possono fornire quanto segue:
- Informazioni tecniche
- Dati sui materiali
- Documentazione di accompagnamento
- Risultati dei test
I laboratori di prova possono rilasciare rapporti di prova.
I consulenti possono fornire supporto nel processo di valutazione della conformità.
La dichiarazione di conformità del produttore rimane tuttavia la dichiarazione formale di responsabilità in merito alla conformità dell’imballaggio.
4. Oggetto della dichiarazione e tracciabilità degli imballaggi
In questa sezione viene descritto cosa comprende concretamente la dichiarazione.
L’allegato VIII stabilisce quanto segue:
Oggetto della dichiarazione: identificazione dell’imballaggio ai fini della tracciabilità e descrizione dell’imballaggio.
Di conseguenza, questa dichiarazione è molto più significativa di una dichiarazione di conformità generica.
La descrizione dovrebbe consentire a un terzo di individuare quali imballaggi rientrano nell’ambito di applicazione della dichiarazione.
Cosa dovrebbe contenere la descrizione riportata sulla confezione?
A seconda del tipo di imballaggio, possono essere rilevanti le seguenti informazioni:
- Tipo di imballaggio
- Classificazione come imballaggio primario, secondario o di trasporto
- Materiali
- Struttura
- Dimensioni
- Capacità
- Componenti
- Conclusione
- Strati o rivestimenti
- Uso previsto
- Ambito di applicazione del prodotto
- Formato di imballaggio
Esempio: imballaggi rigidi
Bottiglia in PET da 500 ml, composta da un corpo in PET, un tappo in PP e un’etichetta, destinata al confezionamento di bevande.
Esempio: imballaggi flessibili
Sacchetto flessibile multistrato in PET/PE per il confezionamento di prodotti alimentari, costituito da uno strato esterno stampato e da uno strato sigillante in PE.
Il livello di dettaglio dovrebbe essere tale da garantire la tracciabilità, senza che la dichiarazione di conformità si trasformi in un fascicolo tecnico completo.
5. Norme di armonizzazione dell’Unione in materia
Questo paragrafo viene spesso frainteso.
Ai sensi dell’allegato VIII, il fabbricante è tenuto a indicare la normativa di armonizzazione dell’Unione pertinente e gli altri atti giuridici dell’Unione applicabili all’oggetto della dichiarazione.
Ciò è particolarmente importante quando l’imballaggio o il prodotto imballato è soggetto a più di un atto normativo dell’UE che prescrive una dichiarazione di conformità UE.
Se del caso, l’articolo 39 consente che un’unica dichiarazione di conformità UE copra diversi atti giuridici dell’Unione applicabili.
Perché è importante?
A seconda della destinazione d’uso, gli imballaggi possono interagire con altri quadri normativi.
Tra queste possono figurare disposizioni legislative relative ai seguenti settori:
- Materiali a contatto con gli alimenti
- Dispositivi medici
- Sostanze chimiche
- Requisiti specifici del prodotto
- Altre disposizioni legislative dell’Unione in materia di armonizzazione
Il DoC dovrebbe quindi riflettere l’effettivo ambito di applicazione delle norme relative all’imballaggio.
Importante
Non limitatevi a elencare ogni regolamento UE menzionato da qualche parte nella documentazione relativa alla conformità dell’azienda.
Si dovrebbero elencare solo le disposizioni di legge rilevanti ai fini della dichiarazione.
6. Norme armonizzate, specifiche comuni e specifiche tecniche
Questa sezione è importante in quanto collega la dichiarazione di conformità alla procedura tecnica con cui viene dimostrata la conformità.
L’allegato VIII prescrive che si faccia riferimento alle disposizioni vigenti:
- Norme armonizzate
- Specifiche generali
- Altre specifiche tecniche rilevanti
Cosa dovrebbe essere registrato?
Se del caso, il fabbricante dovrebbe documentare quanto segue:
Norma / Specifica:
denominazione o riferimento
Versione / Edizione:
Versione valida
Applicazione:
quale requisito o caratteristica di imballaggio viene soddisfatto in questo modo?
Ad esempio:
| Note tecniche | Applicazione |
| Norma armonizzata | Normative applicabili in materia di imballaggio |
| Specifiche generali | Requisiti tecnici applicabili |
| Specifiche tecniche | Metodo di verifica o di calcolo |
Perché è importante?
Un’affermazione del tipo:
«L’imballaggio è conforme alle norme PPWR.»
di per sé non spiega in che modo si manifestasse tale conformità.
La dichiarazione di conformità dovrebbe quindi essere considerata come una sintesi di una valutazione di conformità documentata e non come un sostituto della documentazione stessa.
Per le aziende che devono gestire la documentazione tecnica e le dichiarazioni di conformità relative a un ampio portafoglio di imballaggi, le soluzioni digitali PPWR di PackIntelX offrono un approccio centralizzato ai dati sugli imballaggi, alle informazioni sui fornitori, alla documentazione tecnica e ai flussi di lavoro per le dichiarazioni di conformità UE.
7. Informazioni sull’organismo notificato – se del caso
La formulazione «se del caso» contenuta nell’allegato VIII è importante.
La sezione 7 è soggetta a determinate condizioni. Ciò non significa che ogni fabbricante debba ricorrere a un organismo notificato o indicarne uno.
Qualora un organismo notificato abbia partecipato alla relativa procedura di valutazione della conformità, è opportuno fornire le informazioni pertinenti, quali ad esempio:
- Nome dell’organismo notificato
- Indirizzo
- Numero di identificazione
- Misura attuata
- Informazioni sul certificato
- Data di emissione del certificato
- Periodo di validità o condizioni applicabili
Non aggiungere una sede specifica, a meno che non sia pertinente
Un errore comune nei modelli per i documenti amministrativi consiste nel presumere che ogni dichiarazione di conformità richieda una certificazione da parte di un organismo indipendente.
Non è detto che sia così.
A seconda della procedura di valutazione della conformità applicabile, il coinvolgimento di un organismo notificato può essere necessario o meno.
Pertanto, un modello pratico dovrebbe contenere quanto segue:
Organismo notificato: [Da compilare solo se pertinente]
anziché richiedere a ogni produttore di registrarsi presso un ente di certificazione.
8. Ulteriori informazioni
L’ultimo paragrafo numerato recita:
Ulteriori informazioni
Questa sezione è destinata alle informazioni necessarie a rendere la dichiarazione completa e significativa, ma che non possono essere inserite in modo organico nelle sezioni da 1 a 7.
Non dovrebbe diventare un luogo in cui inserire dichiarazioni di conformità a casaccio.
Tra le informazioni disponibili figurano, tra l’altro:
- Ulteriori riferimenti in materia di conformità
- Restrizioni o condizioni pertinenti
- Qualifiche professionali specifiche
- Riferimenti a documenti allegati
- Informazioni richieste ai sensi di un altro atto giuridico dell’Unione applicabile
- Chiarimento della procedura di valutazione della conformità
Le informazioni dovrebbero rimanere verificate, pertinenti e comprensibili.
La sezione “Firma”
Al termine delle otto sezioni numerate, l’allegato VIII prevede quanto segue:
Firmato per conto e a nome di:
Segue:
- Luogo e data della mostra
- Nome
- Funzione
- Firma
Nell’ultima sezione viene indicato chi firma la dichiarazione a nome del produttore.
Migliori pratiche
Coinvolgete una persona autorizzata, il cui ruolo e le cui competenze siano chiaramente definiti nell’ambito del processo di compliance o di gestione della qualità dell’azienda.
Anche nel caso delle dichiarazioni redatte elettronicamente, il processo di firma dovrebbe essere sottoposto a un adeguato controllo dei documenti.
Dichiarazione di conformità PPWR rispetto alla documentazione tecnica
Questa distinzione è di fondamentale importanza.
Un errore molto diffuso è quello di ritenere che un’azienda abbia completato la documentazione relativa alla conformità alle disposizioni della PPWR non appena ha compilato gli otto campi dell’Allegato VIII.
Non è così.
La dichiarazione di conformità è la dichiarazione formale.
La documentazione tecnica costituisce la prova a sostegno della presente dichiarazione.
La documentazione tecnica dovrebbe consentire di valutare la conformità dell’imballaggio ai requisiti applicabili e contenere le informazioni e la documentazione di supporto pertinenti.
Una struttura semplificata si presenta come segue:
Documentazione tecnica – Livello di evidenza
→ Descrizione
dell’imballaggio → Documentazione
tecnica → Informazioni
sui materiali e sui componenti → Requisiti
PPWR applicabili → Valutazioni
→ Calcoli
→ Rapporti
di prova → Norme/specifiche
→ Valutazione
dei rischi → Documentazione di supporto
Dichiarazione di conformità – Livello della dichiarazione formale
→ Etichettatura
dell’imballaggio → Produttore
→ Responsabilità
→ Oggetto della dichiarazione
→ Normativa
applicabile → Riferimenti
tecnici → Organismo notificato (se del caso
) → Ulteriori informazioni
→ Firma
I due livelli dovrebbero essere collegati tra loro all’interno del sistema di compliance dell’azienda.
Per le aziende che desiderano automatizzare questo processo, la soluzione “PackIntelX EU Declaration of Conformity” offre supporto nella gestione centralizzata dei dati relativi agli imballaggi, della documentazione tecnica e dei flussi di lavoro connessi alla dichiarazione di conformità UE.
Considerazioni finali: la dichiarazione di conformità PPWR è molto più di un semplice modulo con otto campi
La dichiarazione di conformità PPWR non è semplicemente un modulo composto da otto campi.
Si tratta del risultato formale di una procedura più ampia di valutazione della conformità.
Sebbene l’allegato VIII definisca il quadro di riferimento per i produttori, la qualità della dichiarazione dipende in ultima analisi dal fatto che le informazioni:
Preciso → Trasparente → Coerente → Corroborato da prove tecniche → Aggiornato
L’approccio più affidabile è quindi il seguente:
Identificare l’imballaggio → Determinare i requisiti PPWR applicabili → Effettuare la valutazione di conformità → Redigere la documentazione tecnica → Compilare la dichiarazione di conformità ai sensi dell’Allegato VIII → Firmare e verificare il documento → Aggiornarlo
Per le aziende che gestiscono diversi formati di imballaggio, la vera sfida non consiste nel redigere una dichiarazione di conformità.
La sfida consiste nel mantenere una documentazione di conformità completa, tracciabile e aggiornata per l’intero portafoglio di imballaggi.
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