Réponse succincte : une déclaration de diligence raisonnable EUDR (Due Diligence Statement, DDS) est une déclaration électronique qu’une entreprise émet avant de commercialiser ou d’exporter des produits vers l’UE. Dans cette déclaration, l’entreprise confirme qu’elle s’est acquittée de ses obligations en matière de diligence raisonnable et que le risque est négligeable. La déclaration est soumise via le système d’information de l’UE (par l’intermédiaire de TRACES). À cette fin, l’entreprise reçoit un numéro de référence qu’elle doit communiquer.
L’essentiel en quelques mots
- La DDS constitue la dernière étape de l’obligation de diligence prévue par l’EUDR. Il s’agit de la déclaration attestant que vous avez effectué le travail requis.
- Elle est déposée par voie électronique via le système informatique de l’UE (par l’intermédiaire de TRACES).
- Au moment du dépôt, vous recevrez un numéro de référence. Conservez-le avec votre déclaration.
- Votre client a besoin du numéro de référence et vous en avez besoin pour les formalités douanières.
- La DDS explique quelles sont vos obligations en matière de diligence raisonnable. Elle ne les remplace pas.
- Vos obligations spécifiques dépendent de votre poste et de la taille de l’entreprise ; vérifiez donc celles qui s’appliquent à votre cas.
Si vous travaillez avec des produits relevant du champ d’application du règlement de l’UE sur la déforestation (EUDR), vous tomberez bientôt sur l’acronyme « DDS ». Il s’agit de l’acronyme de « Due Diligence Statement », c’est-à-dire « déclaration de diligence raisonnable », et c’est le document qui relie votre travail interne au système de l’UE.
Ce guide explique ce qu’est une DDS, ce qu’elle contient, comment elle doit être soumise dans TRACES et comment elle s’inscrit dans le cadre des obligations de diligence raisonnable prévues par l’EUDR. Pour en savoir plus sur les principes fondamentaux du règlement et sur les responsables, consultez notre article « L’EUDR expliqué : qu’est-ce que c’est et qui sont les responsables ? ».
Qu’est-ce qu’une déclaration de diligence raisonnable au titre de l’EUDR (DDS) ?
Une DDS est une déclaration concise et structurée par laquelle une entreprise certifie qu’elle s’est conformée aux obligations de diligence raisonnable relatives à ses produits et que le risque est négligeable. Elle est soumise en ligne via le système d’information de l’UE avant que les produits ne soient mis sur le marché de l’UE ou exportés.
Cela peut être considéré comme un bref résumé de votre obligation de diligence raisonnable. Cela confirme que vous avez effectué le travail et que vous assumez la responsabilité du contenu de la déclaration.
Qui est tenu de la présenter ? Les obligations varient en fonction du rôle et de la taille de l’entreprise. Notre article explique qui est considéré comme un opérateur de marché ou un négociant.
Quelles informations contient un DDS ?
L’UE définit les champs spécifiques ; par conséquent, avant d’envoyer la demande, veuillez consulter la liste officielle. En résumé, un DDS comprend les éléments suivants :
| Donnée | Expliqué simplement |
| Informations sur l'entreprise | Qui fait la déclaration : nom, adresse et coordonnées. |
| Informations sur le produit | Quels sont les produits concernés ? : description et quantité. |
| Pays de production | Où la matière première a-t-elle été cultivée ou produite ? |
| Géolocalisation | Où cela s'est-il produit exactement, indiqué par les coordonnées des zones d'origine. |
| Date ou période de production | Quand la matière première a-t-elle été produite ou récoltée ? |
| La déclaration elle-même | La confirmation que l'obligation de diligence a été respectée et que le risque est négligeable. |
En quoi l’obligation de diligence prévue par l’EUDR conduit-elle à la DDS ?
La DDS constitue la phase finale du processus de diligence raisonnable. L’obligation de diligence raisonnable se divise en trois parties :
- Recueillir des informations. Recueillez des données sur vos produits, vos fournisseurs, les pays et les superficies cultivées.
- Évaluer le risque. Examiner les informations et déterminer s’il existe un risque que les produits ne soient pas conformes aux exigences.
- Réduire le risque. Si le risque n’est pas négligeable, prends des mesures pour le réduire avant de continuer.
Ce n’est que lorsque le risque est négligeable que vous devez commercialiser les produits et présenter la DDS. La déclaration marque donc la fin du processus et non son début.
Comment déclarer une DDS dans TRACES ?
Les détails du système peuvent varier, mais la procédure est similaire.
- Menez à bien votre processus de diligence raisonnable. Recueillez les informations, évaluez les risques et atténuez-les, si nécessaire.
- Connectez-vous au système. Avant de déposer votre demande, inscrivez-vous sur TRACES et sur le système informatique de l’UE.
- Remplissez la déclaration. Saisissez les informations relatives au produit, au pays d’origine, à la géolocalisation et aux autres champs obligatoires ; puis validez la déclaration.
- Envoyez-la. Saisissez la déclaration dans le système. Le système vous attribuera ensuite un numéro de référence.
- Indiquez le numéro. Communiquez le numéro de référence à votre acheteur et gardez-le à portée de main pour la déclaration en douane.
- Conservez vos documents. Gardez la déclaration, son numéro de référence et les pièces justificatives jointes.
Quel est le numéro de référence de la DDS ?
Chaque déclaration déposée se voit attribuer un numéro de référence qui permet de l’identifier.
Conservez-les avec la déclaration. Votre acheteur aura besoin du numéro de référence et vous en aurez besoin pour la déclaration en douane.
Qu’est-ce que TRACES et qu’est-ce que le système d’information EUDR ?
Le système d’information EUDR est le système en ligne de l’UE dédié aux déclarations de diligence raisonnable. Les entreprises soumettent leurs déclarations via ce système. Pour l’utiliser, il est nécessaire de s’inscrire sur le système TRACES de la Commission européenne et sur le système d’information.
Ce qui importe, c’est ce qu’une déclaration ne garantit pas. Le fait de la présenter ne vous dispense pas de votre obligation de faire preuve de diligence. Il vous incombe toujours de collecter les données, d’évaluer les risques et de conserver les documents.
Un exemple simple d’application du DDS dans la pratique
Imaginons qu’un importateur achète à un fournisseur un lot d’une matière première concernée. Il commence par recueillir les données du fournisseur : informations sur le produit, le pays de production et la localisation des zones de production. Il évalue ensuite le risque et, si nécessaire, demande des informations complémentaires au fournisseur. Dès qu’il est établi que le risque est négligeable, il dépose une DDS sur TRACES et reçoit un numéro de référence. Il utilise ce numéro pour les formalités douanières et le communique à son acheteur. L’importateur conserve l’ensemble des documents au cas où quelqu’un en ferait la demande.
Que représente le DDS pour votre entreprise ?
Si vos produits relèvent du champ d’application de l’EUDR, vous devriez :
- Préciser quel est votre rôle dans la chaîne d’approvisionnement. Notre contribution à l’EUDR s’avère très utile à cet égard.
- énumérer les produits et les fournisseurs qui relèvent du champ d’application de l’EUDR.
- Demander sans tarder aux fournisseurs les informations nécessaires à l’établissement d’une DDS : informations sur le produit, pays d’origine, géolocalisation et dates.
- Mettre en place un processus interne clair : qui collecte les données, qui évalue les risques et qui les présente.
- choisir le mode d’envoi : manuellement dans TRACES ou depuis votre propre logiciel.
- conserver les documents et les pièces justificatives à l’appui de chaque déclaration.
La première chose dont tu as besoin, ce sont les coordonnées des fournisseurs, alors commence par là.
Idées reçues courantes sur la DDS
- « La DDS, c’est l’obligation de diligence. » Non. La DDS, c’est la déclaration finale. Le travail passe avant tout.
- « TRACES me permet de remplir mon obligation de diligence raisonnable ». Non. Le fait de remplir une déclaration ne vous dispense pas de votre obligation de diligence raisonnable. La collecte des données et l’évaluation des risques restent de votre responsabilité.
- « J’ai déjà classé le dossier. » Non. Vous devriez continuer à conserver les pièces justificatives et les documents.
- « Seule l’entreprise qui effectue la déclaration doit s’en charger. » Non. Les fournisseurs transmettent les données et les acheteurs reçoivent le numéro de référence : toute la chaîne d’approvisionnement est impliquée.
Voici comment PackIntelX peut vous aider
La collecte et la gestion rigoureuse des données des fournisseurs constituent une partie importante du travail lié à l’EUDR. Si vous avez besoin d’aide, indiquez-nous quels produits vous importez ou vendez, et où. Nous vous indiquerons les étapes suivantes à suivre.
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Autres guides et ressources pour vos activités en matière de conformité réglementaire :
- L’EUDR expliqué : qu’est-ce que c’est et qui est responsable ? Les principes fondamentaux du règlement et les responsabilités.
- Plateforme de connaissances PPWR : directives et obligations en matière de conformité réglementaire des emballages.
- Résumé sur la conformité à la réglementation PPWR : comment PackIntelX contribue au respect de la réglementation en matière d’emballages.
- Formation des fournisseurs : former et coordonner les fournisseurs en ce qui concerne les exigences de conformité (PPWR).
- Prenez rendez-vous pour un entretien de conseil : discutez avec notre équipe des prochaines étapes à suivre.
Cet article est fourni à titre purement informatif et ne saurait se substituer à un avis professionnel. Les obligations dépendent de la fonction occupée et peuvent être sujettes à modification. Il est recommandé de consulter les directives officielles de l’UE ou, en cas de doute, de contacter un professionnel qualifié.
Foire aux questions
Qu’est-ce qu’une déclaration de diligence raisonnable (DDS) au sens de l’EUDR ?
Une déclaration de diligence raisonnable est une déclaration électronique qu’une entreprise émet avant de commercialiser ou d’exporter des produits vers l’UE. Elle y déclare avoir respecté son obligation de diligence raisonnable et que le risque est négligeable.
Que contient un DDS ?
En bref, un DDS contient les données relatives à l’entreprise qui le présente, une description des produits et leur quantité, le pays de production, la géolocalisation des zones de production, la date de production ou la période de production, ainsi que la déclaration elle-même. L’UE définit les champs à remplir ; il est donc recommandé de consulter la liste officielle avant la soumission.
Qu’est-ce que le système d’information de l’UE pour l’EUDR ?
Il s’agit du système en ligne de l’UE par lequel les entreprises soumettent leurs déclarations de diligence raisonnable. Pour l’utiliser, les entreprises doivent s’inscrire sur le système TRACES de la Commission européenne et sur le système d’information.
Quel est le numéro de référence de la DDS ?
Chaque déclaration déposée se voit attribuer un numéro de référence qui l’identifie. Il est nécessaire de le conserver avec la déclaration, de le communiquer au client et de l’utiliser pour les formalités douanières.
Le DDS correspond-il à l’obligation de diligence ?
Non. L’obligation de diligence consiste en le travail lui-même : recueillir des informations, évaluer les risques et, si nécessaire, les réduire. La DDS est la déclaration finale qui atteste que ce travail a bien été effectué.
Qui dépose une DDS ?
En règle générale, l’opérateur économique est l’entreprise qui commercialise les produits sur le marché de l’UE ou qui les exporte et, dans certains cas, un distributeur. Les obligations dépendent du rôle qu’il joue et de la taille de l’entreprise ; il est donc recommandé de vérifier quelles sont celles qui s’appliquent à votre situation particulière.
Dois-je conserver les documents après avoir déposé une DDS ?
Oui, il est conseillé de conserver la déclaration, son numéro de référence et les pièces justificatives, afin de pouvoir répondre à d’éventuelles questions ultérieures. Vérifie pendant combien de temps la réglementation exige la conservation de ces documents.
