Réponse courte : un tableur suffit, à condition que vous ayez peu de fournisseurs et de produits. Un consultant peut vous aider si vous ne savez pas par où commencer. Il est intéressant d’utiliser un logiciel EUDR dès que le volume de données relatives aux fournisseurs et aux produits commence à augmenter. De nombreuses entreprises combinent ces deux solutions : un consultant met en place le processus, tandis que le logiciel se charge de sa gestion quotidienne.
L’essentiel en quelques mots
- Les entreprises gèrent généralement leurs données relatives à l’EUDR à l’aide d’un tableur, en faisant appel à un consultant ou en utilisant un logiciel spécifique destiné à la mise en conformité avec l’EUDR.
- Le choix approprié dépend du nombre de fournisseurs et de produits dont vous disposez, et non de l’étendue de la liste des fonctionnalités.
- Un conseiller donne des conseils. Le logiciel organise les données. Chacun résout des problèmes différents.
- Un logiciel ne peut pas vous indiquer quelles sont les règles applicables à votre entreprise.
- Avant de choisir une plateforme EUDR, vérifiez comment elle collecte les données auprès des fournisseurs, car c’est souvent là que réside la plus grande partie de la charge de travail.
Le règlement de l’UE sur la déforestation (EUDR) s’applique aux produits liés aux matières premières telles que le bétail bovin, le cacao, le café, l’huile de palme, le caoutchouc, le soja et le bois. Si vous souhaitez d’abord vous familiariser avec les notions de base, lisez notre article L’EUDR expliqué.
Supposons que vous sachiez déjà que l’EUDR joue un rôle important pour votre entreprise. À ce stade, une question pratique se pose : où se trouvent toutes ces données et qui en est responsable ? Il existe trois réponses courantes. Cet article les passe toutes en revue, afin que vous puissiez choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins.
Qu’est-ce que le logiciel EUDR ?
Le logiciel EUDR est un outil qui regroupe en un seul et même endroit vos données EUDR : produits, fournisseurs, géolocalisation et pièces justificatives. Vous le trouverez peut-être également sous le nom de plateforme EUDR ou de logiciel de mise en conformité avec la réglementation EUDR. Ces termes désignent le même type d’outil ; il est donc préférable de comparer les fonctionnalités plutôt que les noms. Les fonctionnalités proposées varient selon le fournisseur.
Sur quelles données de l’EUDR les entreprises travaillent-elles réellement ?
Ce dont vous aurez besoin dépendra de votre poste et de vos produits, mais la liste est généralement la suivante :
- Informations sur le produit, par exemple : de quoi s’agit-il et quelle quantité est traitée ?
- Informations sur les fournisseurs et les fabricants
- Le lieu de production des marchandises, souvent indiqué par les coordonnées des zones de production (géolocalisation)
- Pièces justificatives attestant chaque information
- Résultats et notes concernant les examens eux-mêmes
Toutes ces informations doivent être rassemblées, archivées en un seul endroit et pouvoir être facilement consultées ultérieurement. Notre guide sur la déclaration de diligence raisonnable de l’EUDR (DDS) explique comment intégrer ces données dans une déclaration.
Une donnée isolée, c’est simple. L’obtenir auprès de dizaines de fournisseurs, dans des dizaines de formats différents, et la maintenir à jour : voilà où réside le véritable travail.
Option 1 : Un tableau suffit-il pour les données de l’EUDR ?
Cela fait déjà un certain temps. De nombreuses entreprises commencent par utiliser un tableur, et à juste titre. C’est un outil bien connu, peu coûteux à entretenir et rapide à configurer.
C’est là que les choses se compliquent :
- Les fournisseurs envoient des fichiers dans différents formats, ce qui oblige quelqu’un à transcrire les données.
- Il existe plusieurs versions de ce même fichier en circulation.
- À première vue, il est difficile de savoir quel fournisseur a encore des dettes.
- Les documents sont classés dans des dossiers distincts, séparés des données auxquelles ils se rapportent.
Convient à : un petit nombre de fournisseurs, un nombre restreint de produits, une équipe réduite et une entreprise qui en est encore à apprendre à identifier ses besoins.
Option 2 : Dans quels cas est-il judicieux de faire appel à un conseiller EUDR ?
Un conseiller vous aide à y voir plus clair et à définir une méthode de travail. Cela s’avère utile si vous ne savez pas exactement comment les règles s’appliquent à votre poste et à vos produits.
Voici ce que vous recevrez :
- Une vision plus claire de votre rôle et des données dont vous avez besoin
- Une procédure permettant de collecter et de vérifier ces données
- Formation et consignes pour votre équipe
Quelles sont les limites ? En règle générale, un consultant apporte ses conseils et ne se charge pas de la collecte quotidienne des données, sauf accord préalable. L’accompagnement est souvent lié à un projet ; par conséquent, les connaissances acquises risquent d’être perdues à la fin du projet si elles ne sont pas documentées.
Cela s’avère utile si : vous ne savez pas par où commencer ou si vous souhaitez disposer d’un processus bien défini avant d’investir dans un instrument.
Option 3 : Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel EUDR ou d’une plateforme EUDR ?
Les fonctions typiques sont les suivantes :
- Une vue d’ensemble centralisée des produits, des fournisseurs et des documents
- Demandes et rappels aux fournisseurs
- Un écran d’état indiquant ce qu’il reste à faire
- Un historique indiquant qui a effectué quelles modifications
- Exportation de données lors de l’établissement d’une déclaration
Le problème, c’est que ces outils varient considérablement quant aux informations qu’ils couvrent et que leur configuration prend du temps. De plus, un logiciel n’est efficace que dans la mesure où le sont les données fournies par le prestataire et saisies dans celui-ci, et il n’est pas en mesure de vous indiquer si une règle s’applique à votre cas.
Il faut en tenir compte si : vous avez de nombreux fournisseurs ou produits, les données vous parviennent sous différents formats et votre équipe passe trop de temps à demander des précisions et à saisir les données.
Un tableau, un conseiller ou un programme EUDR ? Quelle est la solution la plus adaptée à vos besoins ?
| Tableau | Conseiller | Logiciel EUDR | |
| Idéal pour | Peu de fournisseurs et de produits | L'incertitude quant à la manière de s'y prendre | De nombreux fournisseurs ou produits |
| Le principal atout | Facile à utiliser et rapide à configurer | Clarté quant à la fonction et aux besoins en matière de données | Une source unique de données, qui met en évidence les lacunes |
| La plus grande frontière | La situation devient confuse lorsque le volume de données augmente | En général, il apporte des conseils, mais ne s'occupe pas du travail quotidien lié aux données | La mise en œuvre prend du temps ; son efficacité dépend de la qualité des données |
| Qui s'occupe du travail quotidien ? | Votre équipe | Votre équipe, dirigée par le conseiller | Votre équipe et vos fournisseurs dans la rubrique « Outils » |
Considérez cela comme une règle générale. Commencez par dresser la liste de vos fournisseurs et de vos produits ; ensuite, évaluez le temps que votre équipe peut consacrer à cette tâche. Si vous passez plus de temps à relancer les fournisseurs qu’à lire ce qu’ils vous envoient, il est probable qu’un simple tableur ne suffise plus.
Il n’est pas nécessaire de choisir une seule option. Une solution courante est la suivante : un conseiller configure le processus et un logiciel se charge de le gérer.
10 questions à se poser avant de choisir un logiciel EUDR
Posez ces questions à chaque fournisseur avec lequel vous discutez. Bon nombre d’entre elles figurent également dans notre liste de contrôle pour le choix d’un logiciel de conformité réglementaire PPWR, alors n’hésitez pas à la consulter également.
- Comment l’outil récupère-t-il les données des fournisseurs : par e-mail, via un portail fournisseurs ou par téléchargement de fichiers ?
- Vos fournisseurs sont-ils capables de l’utiliser sans avoir besoin de longues explications ? S’ils ont besoin d’aide, une formation destinée aux fournisseurs peut faire toute la différence.
- Est-il capable de traiter des données de géolocalisation dans différents formats ?
- Pouvez-vous identifier d’un seul coup d’œil quels fournisseurs ou produits présentent encore des lacunes ?
- Comment les documents sont-ils classés et comment sont-ils associés au bon produit ou au bon fournisseur ?
- Qui peut consulter et modifier quelles données ? Existe-t-il un historique des modifications ?
- Lorsque vous établissez une déclaration, pouvez-vous exporter vos données dans un format réutilisable ?
- Où les données sont-elles stockées et comment sont-elles protégées ?
- Comment le fournisseur s’assure-t-il que l’outil reste à jour lorsque les normes ou les directives officielles changent ?
- Combien coûte l’abonnement initial et comment le prix évolue-t-il lorsque l’on ajoute des fournisseurs ?
Un exemple simple
Imaginez une entreprise qui compte 40 fournisseurs répartis dans différents pays. Au début, elle contacte chaque fournisseur par e-mail et saisit toutes les données dans un tableau. Quelques semaines plus tard, elle reçoit des fichiers dans différents formats, deux versions du tableau circulent et personne ne sait quels fournisseurs n’ont pas encore répondu.
L’entreprise fait donc appel à un consultant afin de clarifier son rôle et les données dont elle a besoin. Elle passe ensuite à une plateforme EUDR sur laquelle les fournisseurs chargent leurs données de manière autonome et où l’équipe identifie les lacunes. Le consultant définit les modalités opérationnelles. Le logiciel garantit son bon fonctionnement.
Idées reçues courantes
« Le logiciel nous aide à respecter la réglementation. » Le logiciel vous aide à organiser vos données. Cependant, c’est aux personnes qui en comprennent la signification qu’il revient d’évaluer si ces normes s’appliquent à votre entreprise et de quelle manière.
« Un tableau suffit toujours. » Tant que le volume de données reste limité, cela peut fonctionner. Cependant, à mesure que le nombre de fournisseurs et de produits augmente, cela devient difficile à gérer.
« Un conseiller rassemble toutes nos données. » En général, un conseiller fournit des conseils et met en place le processus. La collecte quotidienne des données incombe généralement à votre équipe, sauf accord contraire.
« Il existe un outil adapté à chaque entreprise. » Ces outils couvrent différents domaines. Choisissez l’outil le mieux adapté à vos fournisseurs et à vos produits.
Quand PackIntelX entre-t-il en jeu ?
PackIntelX propose aux entreprises des services de conseil en matière d’EUDR. Nous vous aidons à clarifier votre rôle et à comprendre de quelles données vous avez besoin.
Quoi qu’il en soit, notre plateforme PPWR (développée pour la réglementation sur les emballages, et non pour l’EUDR) comprend un portail dédié aux fournisseurs qui permet de centraliser les informations les concernant en un seul et même endroit. Si vous ne savez pas quelle option correspond le mieux à vos besoins, prenez rendez-vous pour un entretien de conseil et nous évaluerons ensemble votre situation.
Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez tous les articles de notre blog consacrés à la réglementation européenne en matière d’emballages et de chaînes d’approvisionnement.
Foire aux questions
Qu’est-ce que le logiciel EUDR ?
Le logiciel EUDR est un outil qui permet aux entreprises de regrouper en un seul et même endroit les données relatives à l’EUDR, telles que les spécifications des produits, les informations sur les fournisseurs, les données de géolocalisation et les pièces justificatives. Les fonctionnalités varient selon le fournisseur.
Quelle est la différence entre une plateforme EUDR et un logiciel de mise en conformité avec la réglementation EUDR ?
Dans la plupart des cas, il n’y a pas de différence claire. Les fournisseurs utilisent ces deux noms pour désigner les outils qui organisent les données EUDR. Comparez les fonctionnalités, pas les noms.
Ai-je besoin du logiciel EUDR ?
Pas toujours. S’il y a peu de fournisseurs et de produits, un tableur peut suffire pendant un certain temps. Lorsque le volume de données augmente ou que celles-ci sont reçues dans de nombreux formats différents, un logiciel permet généralement de gagner du temps.
Un tableau suffit-il pour les données de l’EUDR ?
Tant que vos données restent gérables, cela peut suffire. Les problèmes surviennent généralement lorsqu’il y a de nombreux fournisseurs, différents formats de fichiers et plusieurs versions d’un même fichier.
Un conseiller peut-il remplacer le logiciel EUDR ?
Non. Un conseiller vous conseille et vous aide à mettre en place une méthodologie de travail. Le logiciel archive et organise vos données au quotidien. Vous pouvez recourir aux deux.
Quelles fonctionnalités un logiciel EUDR devrait-il offrir ?
Assurez-vous de disposer d’une vue d’ensemble centralisée des produits, des fournisseurs et des documents, de la possibilité de demander et de suivre les données des fournisseurs, d’une visualisation des éléments manquants et d’un historique des modifications. Les fonctionnalités les plus importantes dépendront de vos fournisseurs et de vos produits.
Combien coûte le logiciel EUDR ?
Les prix varient selon les fournisseurs. Ils dépendent souvent de facteurs tels que le nombre de fournisseurs, de produits ou d’utilisateurs. Demandez donc à chaque fournisseur un devis établi en fonction de vos données spécifiques.
Comment choisir une plateforme EUDR ?
Commencez par le nombre de fournisseurs et de produits dont vous disposez. Demandez-vous ensuite comment l’outil collecte les données des fournisseurs, identifie les lacunes, archive les documents et gère les modifications. Les 10 questions présentées dans cet article vous aideront à comparer les différentes solutions.
Cet article fournit des informations d’ordre général et ne constitue pas un avis juridique.
